Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Tworzenie zasad i metod kontroli dostępności dokumentów przed publikacją
Definicja
Tworzenie zasad i metod kontroli dostępności dokumentów przed publikacją jest usługą polegającą na opracowaniu sposobu sprawdzania dostępności dokumentów elektronicznych przed ich opublikowaniem lub udostępnieniem.
Rezultatem usługi są zasady kontroli odpowiadające sposobowi przygotowywania dokumentów w organizacji, listy kontrolne i narzędzia wspierające ocenę oraz pracownicy, którzy podczas ich wspólnego opracowywania zdobyli praktyczne umiejętności oceniania dostępności dokumentów i są przygotowani do samodzielnego rozwijania oraz doskonalenia przyjętych metod kontroli.
Cel usługi
Celem usługi jest stworzenie w organizacji skutecznego i jednolitego sposobu sprawdzania dostępności dokumentów elektronicznych przed ich publikacją lub udostępnieniem oraz przygotowanie pracowników do samodzielnego wykonywania takich ocen.
Kiedy warto rozważyć usługę?
Usługa jest szczególnie przydatna, gdy:
- organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny regularnie publikuje lub udostępnia dokumenty elektroniczne;
- dokumenty przygotowują różne komórki organizacyjne;
- organizacja chce zapobiegać publikowaniu dokumentów niedostępnych;
- występują powtarzające się błędy dostępności dokumentów;
- planowane jest wdrożenie wewnętrznych procedur zapewniania jakości;
- organizacja chce ograniczyć liczbę poprawek wykonywanych po publikacji.
Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć?
Organizacja chce uzyskać przede wszystkim:
- rozwinięcie umiejętności oceniania dostępności dokumentów elektronicznych oraz opracowywania i rozwijania metod ich kontroli;
- wypracowanie wspólnego sposobu sprawdzania dostępności dokumentów przed publikacją;
- pogłębienie praktycznego rozumienia wymagań dostępności dokumentów przez osoby odpowiedzialne za przygotowywanie i rozwijanie zasad kontroli;
- zestaw zasad, list kontrolnych oraz narzędzi wspierających ocenę;
- ujednolicenie sposobu kontroli dokumentów w całej organizacji;
- ograniczenie liczby niedostępnych dokumentów publikowanych przez organizację;
- skrócenie czasu wykonywania ocen dzięki stosowaniu jednolitych metod kontroli;
- stworzenie zdolności do samodzielnego rozwijania zasad i metod kontroli.
Na czym polega usługa?
Usługa polega na wspólnym opracowaniu sposobu oceniania dostępności dokumentów elektronicznych oraz przygotowaniu pracowników do jego stosowania i dalszego rozwijania.
Może obejmować między innymi:
- analizę sposobu przygotowywania i publikowania dokumentów;
- identyfikację najczęściej występujących problemów dostępności;
- opracowanie zasad kontroli dostępności dokumentów;
- opracowanie list kontrolnych dostosowanych do różnych rodzajów dokumentów;
- dobór i opis wykorzystania narzędzi wspomagających ocenę;
- wspólne wykonywanie przykładowych ocen;
- opracowanie zasad dokumentowania wyników kontroli;
- przygotowanie osób odpowiedzialnych za dalszy rozwój metod kontroli.
Usługa koncentruje się na rozwijaniu praktycznych umiejętności oceniania dostępności dokumentów. Opracowane zasady, listy kontrolne i narzędzia stanowią środki wspierające wykonywanie ocen oraz budowanie trwałych kompetencji organizacji.
Jakich rezultatów należy oczekiwać?
Rezultatem usługi powinny być:
- zasady kontroli dostępności dokumentów;
- zestaw list kontrolnych dostosowanych do potrzeb organizacji;
- rekomendacje dotyczące wykorzystania narzędzi wspomagających ocenę;
- osoby przygotowane do wykonywania ocen oraz rozwijania metod kontroli;
- pogłębione praktyczne rozumienie wymagań dostępności dokumentów przez osoby uczestniczące w realizacji usługi;
- rekomendacje dotyczące dalszego doskonalenia procesu kontroli.
Jakie materiały stanowią podstawę odbioru usługi?
Podstawę odbioru usługi powinny stanowić:
- dokument opisujący zasady kontroli;
- listy kontrolne;
- opis stosowanych narzędzi;
- przykładowe wyniki przeprowadzonych ocen;
- rekomendacje dotyczące utrzymywania i rozwijania metod kontroli.
Odpowiedzialność wykonawcy
Wykonawca odpowiada za:
- analizę potrzeb organizacji;
- opracowanie zasad i metod kontroli;
- przygotowanie list kontrolnych;
- dobór odpowiednich narzędzi;
- przekazanie praktycznych umiejętności wykonywania ocen;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących dalszego rozwoju metod kontroli.
Wykonawca nie odpowiada za wykonywanie bieżących ocen dokumentów po zakończeniu usługi.
Odpowiedzialność organizacji
Organizacja odpowiada za:
- wskazanie rodzajów dokumentów objętych kontrolą;
- zapewnienie udziału osób odpowiedzialnych za przygotowywanie i publikowanie dokumentów;
- zatwierdzenie opracowanych zasad;
- wdrożenie metod kontroli do codziennej pracy;
- utrzymywanie i rozwijanie zasad oraz narzędzi kontroli.
Czego usługa nie obejmuje?
Usługa nie obejmuje:
- wykonywania bieżących kontroli wszystkich publikowanych dokumentów;
- naprawiania wykrytych problemów dostępności;
- opracowywania szablonów dokumentów;
- prowadzenia audytów zgodności dokumentów;
- stałego nadzorowania procesu publikacji.
Usługi te mogą stanowić przedmiot odrębnych usług eksperckich lub wsparcia kompetencyjnego.
Powiązane usługi
Z usługą są szczególnie powiązane:
- Tworzenie szablonów podstawowych dokumentów;
- Tworzenie wewnętrznych standardów dostępności;
- Tworzenie programów szkoleń wewnętrznych i przygotowanie kadry trenerskiej;
- Tworzenie „Biblioteczki dostępności”;
- Okresowa ocenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. stanu dostępności i zgodności dokumentów elektronicznych.
Co należy określić przy zamawianiu?
Przy zamawianiu usługi warto określić:
- jakie rodzaje dokumentów mają być objęte kontrolą;
- kto przygotowuje i publikuje dokumenty;
- jakie problemy występują obecnie;
- jakie narzędzia są już wykorzystywane;
- kto będzie odpowiedzialny za wykonywanie ocen i rozwijanie metod kontroli;
- jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć.
Najważniejsza zasada
Największą wartością usługi nie jest opracowanie list kontrolnych ani procedur, lecz rozwinięcie praktycznych umiejętności oceniania dostępności dokumentów elektronicznych. Wspólne opracowanie zasad i metod kontroli pozwala przełożyć wymagania dostępności na codzienną praktykę organizacji oraz przygotowuje pracowników do samodzielnego wykonywania ocen i ciągłego doskonalenia procesu kontroli.