Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Przykładowe kryteria oceny ofert na usługi wsparcia eksperckiego
Cel załącznika
Celem załącznika jest przedstawienie przykładowych kryteriów oceny ofert przy zamawianiu usług wsparcia eksperckiego związanych z dostępnością cyfrową.
Kryteria mają charakter uniwersalny i mogą być stosowane przy ocenie ofert dotyczących usług organizacyjnych, kompetencyjnych, audytorskich oraz innych usług eksperckich.
Zasady ogólne
Usługi wsparcia eksperckiego są usługami opartymi przede wszystkim na wiedzy, doświadczeniu i kompetencjach wykonawcy.
O ich wartości decydują przede wszystkim:
- zrozumienie potrzeb organizacji i adekwatność proponowanego wsparcia,
- jakość proponowanego sposobu realizacji,
- trwałe rezultaty usługi i sposób ich dokumentowania,
- doświadczenie wykonawcy,
- kompetencje zespołu realizującego usługę.
Dlatego nie zaleca się oceny ofert wyłącznie na podstawie ceny ani stosowania kryteriów opartych wyłącznie na liczbie wykonanych usług lub liczbie posiadanych certyfikatów.
O kryteriach oceny
Dokument zawiera dziewięć przykładowych kryteriów oceny ofert, odpowiadających dziewięciu wymaganiom przedstawionym w załączniku Szablon wymagań wobec ofert na usługi wsparcia eksperckiego.
Kryteria mają charakter pomocniczy. OrganizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny może wybrać tylko te z nich, które najlepiej odpowiadają charakterowi zamawianej usługi, celowi przedsięwzięcia oraz sposobowi oceny ofert.
Wśród proponowanych kryteriów można wyróżnić kryteria podstawowe, zalecane do stosowania w większości postępowań, oraz kryteria uzupełniające, wykorzystywane w przypadku bardziej złożonych zamówień lub gdy zamawiający oczekuje od wykonawców przedstawienia własnej koncepcji realizacji usługi.
Kryteria podstawowe
Zalecane w większości postępowań dotyczących usług wsparcia eksperckiego:
- Zrozumienie potrzeb organizacji i adekwatność proponowanego wsparcia;
- Jakość proponowanego sposobu realizacji;
- Trwałe rezultaty usługi i sposób ich dokumentowania;
- Doświadczenie wykonawcy;
- Kompetencje zespołu;
- Racjonalność ceny.
Kryteria uzupełniające
Stosowane w zależności od charakteru zamówienia:
- Trafność założeń przyjętych przy opracowaniu oferty;
- Trafność uzasadnienia proponowanego rozwiązania;
- Jakość przedstawionych przykładów rezultatów podobnych usług.
Zastosowanie kryteriów uzupełniających jest szczególnie uzasadnione w przypadku usług o charakterze organizacyjnym, doradczym lub koncepcyjnym, w których istotną rolę odgrywa sposób rozumienia problemu, proponowana koncepcja realizacji oraz jakość rezultatów osiąganych przez wykonawcę.
Zalecana skala oceny
W przypadku kryteriów jakościowych zaleca się stosowanie prostej skali:
| OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. | Punkty |
|---|---|
| Kryterium niespełnione lub niewykazane | 0 |
| Kryterium spełnione częściowo | 1 |
| Kryterium spełnione w sposób kompletny | 2 |
Ocena powinna być uzasadniona na podstawie informacji przedstawionych w ofercie.
1. Zrozumienie potrzeb organizacji i adekwatność proponowanego wsparcia
Cel kryterium
Ocena, czy wykonawca właściwie zrozumiał przedsięwzięcie, problemproblemUdokumentowana sytuacja wymagająca podjęcia działań. Problem może dotyczyć zarówno stanu dostępności i zgodności zasobów, jak i sposobu funkcjonowania SZDC. oraz potrzeby organizacji, a także czy proponowane wsparcie odpowiada celowi zamówienia i oczekiwanym rezultatom.
Oceniane elementy
W szczególności:
- zrozumienie celu przedsięwzięcia;
- identyfikacja problemu wymagającego rozwiązania;
- rozpoznanie potrzeb organizacji;
- uwzględnienie uwarunkowań organizacyjnych mających wpływ na realizację usługi;
- adekwatność proponowanego wsparcia do potrzeb organizacji i oczekiwanych rezultatów.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Zrozumienie niewystarczające | 0 | Oferta wskazuje na niewłaściwe zrozumienie przedsięwzięcia lub potrzeb organizacji, a proponowane wsparcie nie odpowiada celowi zamówienia. |
| Zrozumienie częściowo wystarczające | 1 | Wykonawca zasadniczo rozumie przedsięwzięcie i potrzeby organizacji, jednak nie wszystkie ich aspekty zostały właściwie rozpoznane lub uwzględnione w proponowanym wsparciu. |
| Zrozumienie wystarczające | 2 | Oferta świadczy o pełnym zrozumieniu przedsięwzięcia, problemu i potrzeb organizacji, a proponowane wsparcie jest adekwatne do celu zamówienia i oczekiwanych rezultatów. |
2. Jakość proponowanego sposobu realizacji
Cel kryterium
Ocena jakości i adekwatności proponowanego sposobu realizacji usługi oraz jego zdolności do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów.
Oceniane elementy
W szczególności:
- proponowany sposób realizacji wsparcia;
- podział ról pomiędzy wykonawcą i organizacją;
- sposób współpracy z organizacją;
- proponowane metody, techniki lub narzędzia;
- spójność i kompletność proponowanego podejścia;
- uzasadnienie wyboru proponowanego sposobu realizacji.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Sposób realizacji niewystarczający | 0 | Opis sposobu realizacji jest niepełny, niespójny lub nie pozwala ocenić, w jaki sposób wykonawca zamierza osiągnąć cele zamówienia. |
| Sposób realizacji częściowo wystarczający | 1 | Opis przedstawia podstawowe założenia realizacji usługi, jednak niektóre elementy są niepełne, słabo uzasadnione lub budzą wątpliwości. |
| Sposób realizacji wystarczający | 2 | Opis jest spójny, kompletny i przekonująco uzasadnia, że proponowany sposób realizacji umożliwi osiągnięcie oczekiwanych rezultatów. |
3. Trwałe rezultaty usługi i sposób ich dokumentowania
Cel kryterium
Ocena użyteczności i trwałości rezultatów proponowanej usługi oraz sposobu ich dokumentowania i przekazania organizacji.
Oceniane elementy
W szczególności:
- proponowane rezultaty organizacyjne;
- proponowane rezultaty kompetencyjne;
- proponowane rezultaty rzeczowe;
- sposób dokumentowania wykonanych działań i osiągniętych rezultatów;
- sposób przekazania rezultatów organizacji;
- użyteczność rezultatów dla dalszego funkcjonowania organizacji.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Rezultaty niewystarczające | 0 | Opis rezultatów jest niepełny lub nie pozwala ocenić ich użyteczności, trwałości albo sposobu ich udokumentowania i przekazania organizacji. |
| Rezultaty częściowo wystarczające | 1 | Opis przedstawia podstawowe rezultaty usługi, jednak nie wszystkie ich rodzaje lub sposób dokumentowania zostały opisane w sposób umożliwiający ocenę ich wartości dla organizacji. |
| Rezultaty wystarczające | 2 | Opis w sposób kompletny przedstawia trwałe rezultaty organizacyjne, kompetencyjne i rzeczowe oraz sposób ich udokumentowania i przekazania, umożliwiając ocenę ich użyteczności dla organizacji. |
4. Doświadczenie wykonawcy
Cel kryterium
Ocena, czy wykonawca wykazał doświadczenie adekwatne do przedmiotu zamówienia.
Oceniane elementy
W szczególności:
- podobieństwo realizowanych usług do przedmiotu zamówienia,
- zakres wykonywanych prac,
- złożoność realizowanych projektów,
- opis osiągniętych rezultatów,
- możliwość oceny i ewentualnej weryfikacji przedstawionych informacji.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Doświadczenie niewykazane | 0 | Opis doświadczenia jest niepełny, ogólnikowy lub nie pozwala ocenić jego związku z przedmiotem zamówienia. |
| Doświadczenie częściowo wykazane | 1 | Przedstawiono doświadczenie związane z przedmiotem zamówienia, jednak opis jest niepełny lub nie pozwala ocenić wszystkich istotnych aspektów. |
| Doświadczenie wykazane | 2 | Przedstawiono konkretne doświadczenie adekwatne do przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający jego ocenę i ewentualną weryfikację. |
Uwaga
Nie zaleca się oceniania wyłącznie liczby wykonanych usług.
Znacznie większe znaczenie ma ich adekwatność do przedmiotu zamówienia oraz jakość przedstawionego opisu.
5. Kompetencje zespołu
Cel kryterium
Ocena, czy osoby wskazane do realizacji usługi posiadają kompetencje niezbędne do wykonania zamówienia.
Oceniane elementy
W szczególności:
- doświadczenie osób realizujących usługę,
- specjalizacje członków zespołu,
- podział ról w zespole,
- adekwatność kompetencji do przedmiotu zamówienia,
- sposób przedstawienia kompetencji w ofercie.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Kompetencje niewykazane | 0 | Brak informacji pozwalających ocenić kompetencje osób realizujących usługę. |
| Kompetencje częściowo wykazane | 1 | Przedstawiono informacje o kompetencjach zespołu, jednak są one niepełne lub nie pozwalają jednoznacznie ocenić zdolności zespołu do realizacji zamówienia. |
| Kompetencje wykazane | 2 | Przedstawiono kompletny opis kompetencji zespołu umożliwiający ocenę zdolności do realizacji zamówienia. |
Uwaga
Certyfikaty, szkolenia lub publikacje mogą stanowić element opisu kompetencji, ale nie powinny być jedyną podstawą ich oceny.
6. Racjonalność ceny
Cel kryterium
Ocena, czy proponowana cena jest adekwatna do zakresu, złożoności i sposobu realizacji usługi.
Przy usługach eksperckich cena nie powinna być oceniana wyłącznie jako wartość liczbowa.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Cena nieracjonalna | 0 | Cena budzi istotne wątpliwości co do możliwości prawidłowej realizacji usługi lub pozostaje nieproporcjonalna do zakresu prac przedstawionego w ofercie. |
| Cena częściowo racjonalna | 1 | Cena jest zasadniczo możliwa do zaakceptowania, jednak istnieją wątpliwości dotyczące jej adekwatności do zakresu prac, proponowanej metodyki lub oczekiwanych rezultatów. |
| Cena racjonalna | 2 | Cena jest spójna z zakresem usługi, proponowaną metodyką, zakładanym nakładem pracy oraz kompetencjami zespołu. |
Uwaga
Niska cena nie stanowi sama w sobie zalety oferty.
Podobnie wysoka cena nie stanowi automatycznie potwierdzenia wysokiej jakości usługi.
Cena powinna być oceniana łącznie z pozostałymi elementami oferty.
7. Trafność założeń przyjętych przy opracowaniu oferty
Cel kryterium
Ocena, czy oferta została opracowana na podstawie realistycznych i właściwie zidentyfikowanych założeń dotyczących przedsięwzięcia, współpracy z organizacją oraz warunków realizacji usługi.
Oceniane elementy
W szczególności:
- trafność przyjętych założeń dotyczących przedsięwzięcia;
- założenia dotyczące współpracy z organizacją;
- identyfikacja warunków niezbędnych do prawidłowej realizacji usługi;
- wskazanie ograniczeń i czynników ryzyka;
- kompletność oraz przejrzystość przedstawionych założeń.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Założenia niewystarczające | 0 | Oferta nie przedstawia istotnych założeń lub opiera się na założeniach nieuzasadnionych, niespójnych albo nierealistycznych. |
| Założenia częściowo wystarczające | 1 | Przedstawiono podstawowe założenia, jednak nie wszystkie warunki realizacji usługi lub czynniki ryzyka zostały właściwie rozpoznane i opisane. |
| Założenia wystarczające | 2 | Oferta przedstawia spójny, kompletny i realistyczny zestaw założeń oraz jasno wskazuje warunki niezbędne do prawidłowej realizacji usługi. |
8. Trafność uzasadnienia proponowanego rozwiązania
Cel kryterium
Ocena, czy wykonawca przekonująco uzasadnił wybór proponowanego sposobu realizacji wsparcia oraz wykazał jego adekwatność do potrzeb organizacji i celu przedsięwzięcia.
Oceniane elementy
W szczególności:
- uzasadnienie wyboru proponowanego sposobu realizacji;
- powiązanie proponowanego rozwiązania z potrzebami organizacji;
- wykazanie wpływu proponowanego wsparcia na osiągnięcie oczekiwanych rezultatów;
- wskazanie wartości dodanej proponowanego rozwiązania;
- spójność argumentacji.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Uzasadnienie niewystarczające | 0 | Oferta nie uzasadnia wyboru proponowanego rozwiązania lub przedstawiona argumentacja jest ogólnikowa i nie pozwala ocenić jego trafności. |
| Uzasadnienie częściowo wystarczające | 1 | Przedstawiono uzasadnienie proponowanego rozwiązania, jednak argumentacja jest niepełna, słabo powiązana z potrzebami organizacji lub nie wyjaśnia wszystkich istotnych aspektów. |
| Uzasadnienie wystarczające | 2 | Uzasadnienie jest spójne, przekonujące i wykazuje, że proponowane rozwiązanie najlepiej odpowiada celowi przedsięwzięcia oraz potrzebom organizacji. |
9. Jakość przedstawionych przykładów rezultatów podobnych usług
Cel kryterium
Ocena jakości przedstawionych przykładów rezultatów podobnych usług oraz ich przydatności do oceny sposobu pracy i jakości rezultatów osiąganych przez wykonawcę.
Oceniane elementy
W szczególności:
- adekwatność przedstawionych przykładów do przedmiotu zamówienia;
- jakość opracowań lub innych przedstawionych materiałów;
- sposób dokumentowania rezultatów;
- przejrzystość prezentacji;
- użyteczność przedstawionych rezultatów dla odbiorcy;
- możliwość oceny jakości pracy wykonawcy na podstawie przedstawionych materiałów.
Skala oceny
| Ocena | Punkty | Opis |
|---|---|---|
| Przykłady niewystarczające | 0 | Nie przedstawiono przykładów rezultatów lub przedstawione materiały nie pozwalają ocenić jakości pracy wykonawcy. |
| Przykłady częściowo wystarczające | 1 | Przedstawione materiały umożliwiają częściową ocenę jakości rezultatów, jednak są niepełne, mało reprezentatywne lub nie pozwalają ocenić wszystkich istotnych aspektów. |
| Przykłady wystarczające | 2 | Przedstawiono reprezentatywne materiały umożliwiające ocenę jakości rezultatów, sposobu ich dokumentowania oraz wartości, jaką wykonawca dostarcza organizacji. |
Najważniejsza zasada
Najkorzystniejsza oferta nie musi być ofertą najtańszą.
Przy usługach wsparcia eksperckiego kluczowe znaczenie mają trafność proponowanego rozwiązania, jakość sposobu realizacji, użyteczność trwałych rezultatów oraz zdolność wykonawcy do osiągnięcia oczekiwanych efektów organizacyjnych.