Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Jak przygotować się do zamówienia wsparcia eksperckiego
Cel załącznika
Celem załącznika jest pomoc organizacjom w przygotowaniu informacji niezbędnych do wyboru i zamówienia usług eksperckich dotyczących dostępności cyfrowej.
Przewodnik pomaga opisać przedsięwzięcie, rozpoznać rzeczywiste potrzeby organizacji oraz przygotować informacje, które umożliwią ekspertom zaproponowanie sposobu wsparcia najlepiej odpowiadającego celowi przedsięwzięcia.
Przewodnik nie pomaga wybrać konkretnej usługi. Jego celem jest przygotowanie organizacji do świadomego wyboru rodzaju wsparcia oraz opracowania zapytania ofertowego.
Dlaczego właściwe przygotowanie zamówienia jest ważne?
Organizacje bardzo często rozpoczynają przygotowanie zamówienia od określenia usługi, którą chcą kupić, na przykład audytu, szkolenia lub konsultacji.
Nie zawsze jest to najlepszy punkt wyjścia.
Ta sama sytuacja organizacji może prowadzić do wyboru różnych rodzajów wsparcia. OrganizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny planująca szkolenie może w rzeczywistości potrzebować wsparcia kompetencyjnego prowadzącego do zbudowania trwałych kompetencji. Organizacja planująca audyt może przede wszystkim potrzebować wsparcia odbioru rozwiązania lub przeglądu diagnostycznego. Organizacja planująca opracowanie procedury może potrzebować szerszego wsparcia organizacyjnego.
Dlatego zadaniem organizacji na początku procesu nie jest wskazanie usługi, lecz opisanie przedsięwzięcia, problemu oraz rezultatów, które chce osiągnąć.
Im lepiej organizacja przygotuje takie informacje, tym łatwiej będzie dobrać usługę odpowiadającą jej rzeczywistym potrzebom.
Co powinno zostać przygotowane przed wyborem usługi?
Przed wyborem usługi warto przygotować odpowiedzi na trzy pytania:
- Jakiego przedsięwzięcia dotyczy potrzeba wsparcia?
- Jaką sytuację lub problemproblemUdokumentowana sytuacja wymagająca podjęcia działań. Problem może dotyczyć zarówno stanu dostępności i zgodności zasobów, jak i sposobu funkcjonowania SZDC. organizacja chce rozwiązać?
- Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć dzięki wsparciu ekspertów?
Dopiero po przygotowaniu tych informacji warto przejść do wyboru odpowiedniego rodzaju usługi.
Jak przygotować się do zamówienia wsparcia?
Krok 1. Opisz przedsięwzięcie
Przedstaw przedsięwzięcie, którego realizację ma wspierać zamawiana usługa.
W szczególności określ:
- czego dotyczy przedsięwzięcie;
- na jakim etapie się znajduje;
- dlaczego organizacja potrzebuje wsparcia właśnie teraz;
- jaki rezultat całego przedsięwzięcia chce osiągnąć.
Przedsięwzięciem może być między innymi:
- przygotowanie nowego rozwiązania cyfrowego;
- modernizacja istniejącego rozwiązania;
- odbiór rozwiązania od wykonawcy;
- rozwijanie kompetencji organizacji;
- budowanie systemu zapewniania dostępności;
- doskonalenie sposobu działania organizacji;
- rozwiązanie problemów zgłaszanych przez użytkowników.
Krok 2. Opisz potrzeby organizacji
Przygotuj informacje pozwalające zrozumieć sytuację organizacji.
W szczególności warto opisać:
- problem, który organizacja chce rozwiązać;
- działania podjęte wcześniej;
- rezultaty wcześniejszych działań;
- kompetencje i zasoby organizacji;
- ograniczenia organizacyjne, techniczne i czasowe;
- dokumenty oraz informacje, które mogą mieć znaczenie dla przygotowania oferty.
W zależności od przedsięwzięcia mogą to być między innymi:
- deklaracje dostępności;
- wyniki wcześniejszych ocen;
- raporty i analizy;
- dokumentacja przekazana przez wykonawcę;
- zgłoszenia użytkowników;
- dokumentacja projektowa;
- obowiązujące procedury i standardy.
Nie chodzi o przygotowanie kompletnej dokumentacji, lecz o przekazanie informacji, które pozwolą ekspertom właściwie zrozumieć sytuację organizacji.
Krok 3. Wybierz odpowiedni przewodnik
Po przygotowaniu opisu przedsięwzięcia i potrzeb organizacji wybierz przewodnik odpowiadający rodzajowi wsparcia, którego prawdopodobnie potrzebujesz.
Jeżeli głównym celem jest...
...przeprowadzenie zmiany organizacyjnej
Skorzystaj z przewodnika:
Jak wybrać usługę wsparcia organizacyjnego
Przewodnik pomoże dobrać usługę odpowiednią do zmiany, którą organizacja chce przeprowadzić.
...przygotowanie ludzi i budowanie kompetencji organizacji
Skorzystaj z przewodnika:
Jak wybrać usługę wsparcia kompetencyjnego
Przewodnik pomoże określić, jakie kompetencje organizacja chce zbudować oraz jakie rezultaty powinno przynieść wsparcie.
...uzyskanie wiedzy o stanie dostępności lub wsparcie procesu oceniania
Skorzystaj z przewodnika:
Jak wybrać właściwą usługę audytorską
Przewodnik pomoże dobrać usługę odpowiednią do przedsięwzięcia, roli wsparcia audytorskiego oraz oczekiwanych rezultatów.
Typowe sytuacje
| Jeżeli organizacja... | Następnym krokiem powinien być przewodnik... |
|---|---|
| chce zmienić sposób działania organizacji | Jak wybrać usługę wsparcia organizacyjnego |
| chce rozwijać kompetencje pracowników lub organizacji | Jak wybrać usługę wsparcia kompetencyjnego |
| potrzebuje informacji o stanie dostępności rozwiązania lub wsparcia procesu oceniania | Jak wybrać właściwą usługę audytorską |
Jeżeli przedsięwzięcie obejmuje kilka różnych potrzeb, może być konieczne wykorzystanie więcej niż jednego rodzaju usług eksperckich.
Przykładowe błędy
Rozpoczynanie od nazwy usługi
Organizacja od początku zakłada, że potrzebuje audytu, szkolenia lub konsultacji, nie analizując rzeczywistej potrzeby.
Znacznie lepiej najpierw opisać przedsięwzięcie i oczekiwane rezultaty.
Opisywanie usługi zamiast problemu
Zapytanie ofertowe szczegółowo określa sposób wykonania usługi, ale nie wyjaśnia, dlaczego organizacja jej potrzebuje.
Ekspertowi znacznie łatwiej przygotować właściwą ofertę, gdy rozumie cel przedsięwzięcia.
Przygotowanie zbyt małej ilości informacji
Brak informacji o przedsięwzięciu, wcześniejszych działaniach lub ograniczeniach organizacji utrudnia przygotowanie odpowiedniej oferty.
Oczekiwanie, że jedna usługa rozwiąże wszystkie problemy
Duże przedsięwzięcia często wymagają połączenia usług organizacyjnych, kompetencyjnych i audytorskich.
Nie należy zakładać, że jeden rodzaj usługi będzie odpowiedni we wszystkich sytuacjach.
Najważniejsza zasada
Na początku przygotowania zamówienia nie wybieraj usługi.
Najpierw opisz przedsięwzięcie, potrzeby organizacji oraz rezultaty, które chcesz osiągnąć.
Dobór właściwego rodzaju wsparcia powinien być konsekwencją tego opisu, a nie punktem wyjścia do przygotowania zamówienia.