Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Jak wybrać usługę wsparcia organizacyjnego
Cel załącznika
Celem załącznika jest pomoc kierownictwu organizacji w wyborze usługi wsparcia organizacyjnego najlepiej odpowiadającej planowanej zmianie sposobu funkcjonowania organizacji.
Przewodnik pomaga określić, jaki rodzaj wsparcia będzie najbardziej przydatny na danym etapie rozwoju organizacji oraz dobrać usługę odpowiednią do celu przedsięwzięcia, planowanej zmiany i oczekiwanych rezultatów.
Dlaczego wybór właściwej usługi jest ważny?
Zapewnianie dostępności cyfrowej jest procesem organizacyjnym. Wymaga podejmowania decyzji dotyczących sposobu zarządzania organizacją, przypisania odpowiedzialności, organizacji pracy, rozwijania kompetencji, planowania działań oraz nadzorowania ich realizacji.
Organizacje rozpoczynające działania na rzecz dostępności często koncentrują się na pojedynczych problemach, takich jak przygotowanie deklaracji dostępności, przeprowadzenie audytu czy przeszkolenie pracowników. Są to potrzebne działania, jednak same w sobie nie prowadzą jeszcze do trwałej zmiany sposobu funkcjonowania organizacji.
Usługi wsparcia organizacyjnego pomagają kierownictwu zaplanować i przeprowadzić taką zmianę. Ich celem nie jest wykonywanie zadań za organizację ani przygotowanie pojedynczych dokumentów, lecz zwiększenie zdolności organizacji do samodzielnego zapewniania dostępności cyfrowej jako elementu jej codziennego funkcjonowania.
Dlatego wybór usługi powinien wynikać przede wszystkim z tego, jaką zmianę organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny chce przeprowadzić, a nie z nazwy dokumentu, który chce opracować, lub pojedynczego problemu, który zamierza rozwiązać.
Co powinno decydować o wyborze usługi?
Dobór usługi organizacyjnej powinien wynikać z odpowiedzi na trzy pytania:
- Jaką zmianę organizacyjną organizacja chce przeprowadzić?
- Jakiego obszaru funkcjonowania organizacji dotyczy ta zmiana?
- Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć dzięki realizacji przedsięwzięcia?
Odpowiedzi na te pytania pozwalają dobrać usługę odpowiadającą rzeczywistym potrzebom organizacji oraz uniknąć sytuacji, w której rozwiązywane są pojedyncze problemy, a nie ich przyczyny.
Jak wybrać usługę?
Krok 1. Określ zmianę organizacyjną, którą organizacja chce przeprowadzić
Najpierw odpowiedz na pytanie, co ma zmienić się w sposobie działania organizacji.
Przykładowo organizacja może chcieć:
- włączyć dostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. do strategii i polityk organizacji,
- uporządkować odpowiedzialność za zapewnianie dostępności,
- przygotować program rozwoju kompetencji,
- uporządkować sposób tworzenia i publikowania informacji,
- zmienić sposób projektowania i utrzymywania rozwiązań cyfrowych,
- zmienić sposób prowadzenia zakupów produktów i usług cyfrowych.
To właśnie planowana zmiana powinna być punktem wyjścia do wyboru usługi.
Krok 2. Określ obszar funkcjonowania organizacji, którego dotyczy zmiana
Następnie określ, którego obszaru funkcjonowania organizacji dotyczy planowane przedsięwzięcie.
Może to być między innymi:
- przywództwo i zarządzanie,
- role i odpowiedzialność,
- rozwój kompetencji,
- komunikacja i zarządzanie informacją,
- zarządzanie usługami publicznymi,
- zarządzanie rozwiązaniami cyfrowymi,
- zakupy produktów i usług cyfrowych.
W wielu przypadkach przedsięwzięcie będzie obejmowało więcej niż jeden obszar. Warto wtedy rozpocząć od obszaru, którego uporządkowanie umożliwi realizację kolejnych działań.
Krok 3. Określ oczekiwane rezultaty
Na końcu określ, jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć.
Rezultatami mogą być między innymi:
- przyjęcie polityki dostępności,
- uporządkowany podział ról i odpowiedzialności,
- program rozwoju kompetencji,
- wdrożenie nowych zasad działania,
- nowe standardy organizacyjne,
- usprawnione procesy,
- skuteczniejsze zarządzanie rozwiązaniami cyfrowymi,
- uporządkowany sposób prowadzenia zakupów,
- trwałe włączenie dostępności do codziennego funkcjonowania organizacji.
Rezultatem usługi organizacyjnej powinna być przede wszystkim trwała zmiana sposobu działania organizacji.
Typowe sytuacje
| Jeżeli organizacja chce... | Rozważ przede wszystkim... |
|---|---|
| określić miejsce dostępności w strategii i politykach organizacji | Włączenie dostępności do zarządzania organizacją |
| uporządkować role, odpowiedzialność i sposób podejmowania decyzji | Przypisanie odpowiedzialności oraz zapewnienie mandatu działania |
| zapewnić zasoby potrzebne do realizacji działań | Zapewnienie zasobów dla działań na rzecz dostępności |
| uporządkować sposób tworzenia i publikowania informacji | Włączanie dostępności do zarządzania informacją i komunikacją |
| włączyć dostępność do projektowania i świadczenia usług publicznych | Włączanie dostępności do zarządzania usługami publicznymi |
| uporządkować sposób projektowania, rozwoju i utrzymania rozwiązań cyfrowych | Włączanie dostępności do zarządzania systemami informatycznymi |
| zmienić sposób prowadzenia zakupów produktów i usług cyfrowych | Włączanie dostępności do zarządzania zaopatrzeniem |
Jeżeli planowana zmiana obejmuje kilka obszarów funkcjonowania organizacji, warto rozważyć przygotowanie programu obejmującego kilka usług realizowanych w odpowiedniej kolejności.
Przykładowe błędy
Koncentrowanie się wyłącznie na pojedynczym problemie
Nieodpowiedni wybór polega na zamawianiu usługi wyłącznie po to, aby rozwiązać jeden bieżący problemproblemUdokumentowana sytuacja wymagająca podjęcia działań. Problem może dotyczyć zarówno stanu dostępności i zgodności zasobów, jak i sposobu funkcjonowania SZDC..
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest określenie, jaka zmiana organizacyjna pozwoli trwale zapobiegać podobnym problemom w przyszłości.
Traktowanie dokumentów jako głównego rezultatu
Opracowanie polityki, procedury lub instrukcji nie jest jeszcze zmianą organizacyjną.
Dokumenty powinny wspierać zmianę sposobu działania organizacji, a nie stanowić jej jedyny rezultat.
Próba zmiany organizacji bez zaangażowania kierownictwa
Zmiany organizacyjne wymagają decyzji kierownictwa oraz jego aktywnego udziału.
Usługi organizacyjne wspierają kierownictwokierownictwoOsoba albo organ odpowiedzialny za zatwierdzenie zasad postępowania, zapewnienie warunków organizacyjnych oraz rozstrzyganie przypadków wymagających decyzji zarządczej. w przygotowaniu i przeprowadzeniu zmiany, ale nie mogą zastąpić jego odpowiedzialności.
Rozpoczynanie działań od szczegółów zamiast od podstaw
Organizacja często rozpoczyna działania od tworzenia pojedynczych procedur lub rozwiązywania lokalnych problemów.
W wielu przypadkach właściwsze jest najpierw uporządkowanie zasad zarządzania, odpowiedzialności oraz sposobu planowania działań.
Wybieranie usług niezależnie od etapu rozwoju organizacji
Potrzeby organizacji rozpoczynającej budowanie systemu zapewniania dostępności są inne niż potrzeby organizacji rozwijającej już funkcjonujące rozwiązania.
Dobór usługi powinien uwzględniać aktualny etap rozwoju organizacji.
Najważniejsza zasada
Usługę wsparcia organizacyjnego należy dobierać przede wszystkim do zmiany organizacyjnej, którą organizacja chce przeprowadzić, a nie do pojedynczego problemu, który chce rozwiązać.
Dobrze dobrana usługa pomaga kierownictwu stworzyć trwałe warunki do zapewniania dostępności cyfrowej oraz włączyć ją do zwykłego sposobu zarządzania i funkcjonowania organizacji.