Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Szablon wymagań wobec ofert na usługi wsparcia eksperckiego w zakresie dostępności cyfrowej
O szablonie
Cel dokumentu
Szablon pomaga przygotować część zapytania ofertowego dotyczącą wymagań wobec przedmiotu zamówienia oraz wykonawcy usług wsparcia eksperckiego związanych z dostępnością cyfrową.
Może być wykorzystywany przy zamawianiu różnych rodzajów wsparcia, w szczególności usług organizacyjnych, kompetencyjnych i audytorskich. Poszczególne wymagania można dostosowywać do charakteru zamawianej usługi, uzupełniać je lub pomijać, jeżeli nie mają zastosowania.
Główne założenie
Szablon został opracowany z myślą o zamawianiu rezultatów, a nie określonych sposobów działania wykonawcy.
Dlatego wymagania koncentrują się przede wszystkim na zmianach, jakie mają nastąpić w organizacji po zakończeniu realizacji usługi, oraz na sposobie udokumentowania osiągniętych rezultatów. W większości przypadków korzystniejsze jest opisanie oczekiwanych efektów współpracy niż szczegółowe narzucanie wykonawcy metod realizacji usługi.
Takie podejście pozostawia wykonawcom możliwość zaproponowania najbardziej odpowiednich metod działania, a jednocześnie ułatwia ocenę, czy zamówienie osiągnęło zamierzony cel.
Struktura szablonu
Szablon składa się z trzech części:
- wskazówek dotyczących określenia przedmiotu zamówienia;
- listy przykładowych wymagań, które można wykorzystać przy przygotowywaniu zapytania ofertowego;
- uwag końcowych dotyczących przygotowania kryteriów oceny ofert oraz odbioru rezultatów usługi.
Określenie przedmiotu zamówienia
Przed przedstawieniem wymagań warto możliwie precyzyjnie określić przedmiot zamówienia.
Opis przedmiotu zamówienia powinien przede wszystkim wyjaśniać:
- jakie przedsięwzięcie realizuje organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny;
- jaki problemproblemUdokumentowana sytuacja wymagająca podjęcia działań. Problem może dotyczyć zarówno stanu dostępności i zgodności zasobów, jak i sposobu funkcjonowania SZDC. ma zostać rozwiązany;
- jakie trwałe rezultaty organizacja chce osiągnąć;
- jakie zadania organizacja ma wykonywać samodzielnie po zakończeniu realizacji usługi.
Opis przedmiotu zamówienia powinien również zawierać informacje niezbędne do zrozumienia kontekstu realizacji usługi. Pozwalają one wykonawcom właściwie ocenić potrzeby organizacji, dobrać odpowiednią metodykę pracy oraz przygotować adekwatną ofertę.
Zakres informacji zależy od rodzaju zamawianej usługi. Przy ich przygotowaniu pomocne mogą być przewodniki decyzyjne, zawierające szczegółowe wskazówki dotyczące opisu przedsięwzięcia, potrzeb organizacji, dostępnych materiałów oraz oczekiwanych rezultatów.
Wskazówki dotyczące przygotowania wymagań
Opisując oczekiwane rezultaty usługi, warto uwzględnić trzy ich rodzaje:
- rezultaty rzeczowe – co wykonawca przekaże organizacji (np. procedury, standardy, programy, raporty, materiały lub inne opracowania);
- rezultaty kompetencyjne – jakie umiejętności i zdolności powinni zdobyć pracownicy lub zespoły uczestniczące w realizacji usługi;
- rezultaty organizacyjne – jakie trwałe zmiany mają nastąpić w sposobie działania organizacji po zakończeniu realizacji usługi.
W zależności od rodzaju usługi nacisk może być położony na różne rodzaje rezultatów, jednak warto uwzględnić wszystkie trzy perspektywy podczas przygotowywania wymagań.
Lista wymagań
WE-01. Rozumienie przedsięwzięcia i potrzeb organizacji
Oferent przedstawi sposób rozumienia przedsięwzięcia, problemu oraz potrzeb organizacji, które mają zostać zaspokojone w ramach planowanego wsparcia.
Opis powinien obejmować w szczególności:
- zrozumienie celu przedsięwzięcia,
- identyfikację problemu wymagającego rozwiązania,
- rozpoznanie potrzeb organizacji,
- wskazanie najważniejszych uwarunkowań mających wpływ na realizację przedsięwzięcia.
Celem wymagania jest umożliwienie oceny, czy oferent właściwie zrozumiał sytuację organizacji oraz problem, którego rozwiązania dotyczy zamówienie.
WE-02. Sposób realizacji wsparcia
Oferent opisze proponowany sposób realizacji wsparcia oraz uzasadni, dlaczego najlepiej odpowiada on potrzebom organizacji i celowi przedsięwzięcia.
Opis powinien obejmować w szczególności:
- proponowany sposób realizacji wsparcia,
- główne działania planowane w ramach usługi,
- rolę wykonawcy oraz rolę organizacji podczas realizacji przedsięwzięcia,
- proponowany sposób współpracy z organizacją,
- metody, techniki lub narzędzia, które wykonawca zamierza wykorzystać, jeżeli mają istotne znaczenie dla realizacji usługi,
- uzasadnienie przyjętego sposobu realizacji.
WE-03. Trwałe rezultaty usługi i sposób ich dokumentowania
Oferent opisze trwałe rezultaty, jakie organizacja ma osiągnąć dzięki realizacji usługi, oraz sposób ich udokumentowania i przekazania.
Opis powinien obejmować w szczególności:
- rezultaty organizacyjne – zmiany, jakie mają nastąpić w sposobie działania organizacji po zakończeniu realizacji usługi;
- rezultaty kompetencyjne – umiejętności i zdolności, które powinni zdobyć pracownicy lub zespoły uczestniczące w realizacji usługi;
- rezultaty rzeczowe – dokumenty, procedury, standardy, materiały, narzędzia lub inne opracowania przekazywane organizacji jako rezultat realizacji usługi;
- sposób wykorzystania rezultatów po zakończeniu realizacji usługi;
- sposób dokumentowania wykonanych działań oraz osiągniętych rezultatów;
- formę przekazania rezultatów organizacji.
Jeżeli charakter usługi na to pozwala, oferent przedstawi reprezentatywny przykład rezultatów podobnej usługi, odpowiednio zanonimizowany.
Cel wymagania
Celem wymagania jest umożliwienie oceny, czy proponowana usługa doprowadzi do osiągnięcia trwałych rezultatów użytecznych dla organizacji, a przekazywane opracowania, materiały i inne produkty będą rzeczywiście wspierały ich osiągnięcie.
WE-04. Doświadczenie wykonawcy
Oferent przedstawi opis doświadczenia istotnego z punktu widzenia przedmiotu zamówienia.
Opis powinien obejmować:
- przykłady podobnych usług,
- podobne problemy organizacyjne,
- zakres realizowanych działań,
- rolę wykonawcy,
- charakter osiągniętych rezultatów.
Oferent powinien przedstawić informacje umożliwiające ocenę oraz ewentualną weryfikację przedstawionego doświadczenia.
Uwaga
Nie wymaga się przedstawiania referencji, jeżeli zamawiający nie uzna ich za niezbędne.
WE-05. Kompetencje zespołu
Oferent przedstawi informacje o osobach przewidzianych do realizacji usługi.
Opis powinien obejmować:
- skład zespołu,
- role poszczególnych osób w realizacji proponowanego sposobu wsparcia,
- doświadczenie związane z realizacją podobnych usług,
- specjalizacje istotne dla przedmiotu zamówienia.
Celem wymagania jest umożliwienie oceny zdolności zespołu do realizacji usługi.
WE-06. Uzasadnienie ceny
Oferent przedstawi uzasadnienie proponowanej ceny w odniesieniu do proponowanego sposobu realizacji wsparcia oraz rezultatów, które mają zostać osiągnięte.
Opis powinien obejmować w szczególności:
- zakres planowanych działań,
- sposób realizacji wsparcia,
- udział i role członków zespołu,
- główne trwałe rezultaty usługi,
- istotne założenia wpływające na zakres prac i koszt realizacji.
Oferent powinien wyjaśnić, w jaki sposób proponowany zakres prac oraz sposób realizacji uzasadniają przedstawioną cenę.
Celem wymagania jest umożliwienie oceny, czy proponowana cena jest racjonalna w odniesieniu do sposobu realizacji wsparcia oraz zakresu i rezultatów proponowanego wsparcia.
WE-07. Założenia przyjęte przy opracowaniu oferty
Oferent opisze najważniejsze założenia przyjęte przy opracowaniu oferty oraz wskaże warunki, od których zależy prawidłowa realizacja proponowanego wsparcia.
Opis powinien obejmować w szczególności:
- założenia dotyczące celu i sposobu realizacji przedsięwzięcia,
- założenia dotyczące współpracy z organizacją,
- informacje i zasoby, których zapewnienie przez zamawiającego jest niezbędne do realizacji usługi,
- ograniczenia mogące mieć wpływ na zakres, sposób realizacji lub trwałe rezultaty usługi,
- czynniki, które mogą wymagać zmiany sposobu realizacji wsparcia.
Oferent może także wskazać elementy opisu przedsięwzięcia, które wymagają doprecyzowania lub mogą mieć istotny wpływ na sposób realizacji usługi.
Celem wymagania jest umożliwienie zamawiającemu oceny, czy oferta została przygotowana na podstawie właściwego zrozumienia przedsięwzięcia oraz ograniczenie ryzyka nieporozumień dotyczących zakresu, sposobu realizacji i rezultatów usługi.
WE-08. Uzasadnienie proponowanego rozwiązania
Oferent uzasadni, dlaczego proponowany sposób realizacji wsparcia jest właściwy dla opisanego przedsięwzięcia oraz potrzeb organizacji.
Opis powinien obejmować w szczególności:
- uzasadnienie doboru proponowanego sposobu realizacji,
- wyjaśnienie, w jaki sposób proponowane rezultaty przyczynią się do osiągnięcia celu przedsięwzięcia,
- wskazanie wartości, jaką proponowane wsparcie wniesie do przedsięwzięcia,
- warunki niezbędne do osiągnięcia zakładanych rezultatów.
Celem wymagania jest umożliwienie oceny, czy proponowany sposób realizacji stanowi racjonalną odpowiedź na potrzeby organizacji i zwiększa prawdopodobieństwo osiągnięcia celu przedsięwzięcia.
WE-09. Przykłady rezultatów podobnych usług
Oferent może przedstawić przykłady rezultatów podobnych usług lub inne materiały umożliwiające ocenę jakości proponowanego sposobu realizacji wsparcia.
Dowody jakości usługi nie służą potwierdzeniu faktu wykonania usług, lecz umożliwiają ocenę jakości pracy wykonawcy, stosowanych metod oraz wartości dostarczanych rezultatów.
W szczególności oferent może przedstawić:
- przykładowe raporty lub ich reprezentatywne fragmenty,
- przykładowe analizy, ekspertyzy lub opracowania,
- przykładowe plany działań naprawczych,
- przykładowe materiały szkoleniowe,
- opisy stosowanych metodyk badawczych,
- publikacje, artykuły lub opracowania autorstwa członków zespołu,
- przykłady narzędzi wspierających realizację usług.
Przedstawione materiały powinny umożliwiać ocenę:
- jakości opracowań,
- sposobu dokumentowania ustaleń,
- jakości rekomendacji,
- przejrzystości prezentacji wyników,
- zdolności wykonawcy do dostarczania rezultatów użytecznych dla zamawiającego.
Uwaga
Przedstawienie dowodów jakości usługi nie jest obowiązkowe, chyba że zamawiający postanowi inaczej.
Jeżeli przedstawiane materiały zawierają informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa lub obowiązkiem zachowania poufności, oferent powinien je odpowiednio zanonimizować.
Przykład
Przy zamawianiu audytu zgodności wykonawca może przedstawić fragment raportu audytowego pokazujący sposób dokumentowania niezgodności oraz formułowania rekomendacji.
Przy zamawianiu oceny dojrzałości organizacji wykonawca może przedstawić przykładowy raport zawierający analizę wyników oraz rekomendacje działań rozwojowych.
Przy zamawianiu usług wsparcia kompetencyjnego wykonawca może przedstawić przykładowe materiały szkoleniowe lub opracowania metodyczne.
Cel wymagania
Celem wymagania jest umożliwienie oceny jakości rezultatów dostarczanych przez wykonawcę oraz ograniczenie sytuacji, w których ocenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. oferty opiera się wyłącznie na deklaracjach, liczbie zrealizowanych usług lub przedstawionych referencjach.
Uwagi końcowe
Celem wymagań nie jest narzucenie jednego sposobu realizacji usług eksperckich.
Szablon ma umożliwić ocenę:
- stopnia zrozumienia potrzeb organizacji,
- trafności proponowanego sposobu realizacji wsparcia,
- jakości proponowanych rezultatów,
- doświadczenia i kompetencji wykonawcy,
- racjonalności proponowanej ceny,
- spójności całej oferty.
Dzięki temu zamawiający może porównywać oferty nie tylko pod względem ceny lub doświadczenia wykonawcy, ale przede wszystkim pod względem jakości proponowanego rozwiązania problemu organizacji.
Przy przygotowywaniu zapytania ofertowego warto pamiętać, że wymagania wobec wykonawcy powinny znaleźć odzwierciedlenie w kryteriach oceny ofert oraz w sposobie odbioru rezultatów usługi.
Przedstawiony zestaw wymagań można dostosować do specyfiki zamawianej usługi, potrzeb organizacji oraz oczekiwanych rezultatów, wybierając, uzupełniając lub modyfikując poszczególne wymagania.