Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Tworzenie szablonów podstawowych dokumentów
Definicja
Tworzenie szablonów podstawowych dokumentów jest usługą polegającą na przygotowaniu dostępnych szablonów najczęściej wykorzystywanych dokumentów oraz przygotowaniu pracowników do ich stosowania i rozwijania.
Rezultatem usługi jest zestaw szablonów dostosowanych do potrzeb organizacji oraz zespół pracowników posiadających praktyczne umiejętności tworzenia dostępnych dokumentów, rozwijania istniejących szablonów i opracowywania nowych wzorców odpowiadających potrzebom organizacji.
Cel usługi
Celem usługi jest ograniczenie liczby błędów dostępności powstających podczas przygotowywania dokumentów poprzez udostępnienie pracownikom gotowych, poprawnie przygotowanych szablonów oraz przygotowanie organizacji do ich dalszego rozwijania.
Kiedy warto rozważyć usługę?
Usługa jest szczególnie przydatna, gdy:
- organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny przygotowuje dużą liczbę podobnych dokumentów;
- poszczególne komórki organizacyjne stosują własne wzory dokumentów;
- powtarzają się te same błędy dostępności;
- organizacja chce ujednolicić sposób przygotowywania dokumentów;
- planowane jest opracowanie wewnętrznych standardów dostępności;
- organizacja chce ograniczyć konieczność poprawiania dokumentów po ich przygotowaniu.
Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć?
Organizacja chce uzyskać przede wszystkim:
- rozwinięcie umiejętności tworzenia dostępnych dokumentów oraz opracowywania i rozwijania dostępnych szablonów.
- wypracowanie wspólnego sposobu projektowania dokumentów zgodnie z wymaganiami dostępności i potrzebami organizacji;
- pogłębienie praktycznego rozumienia wymagań dostępności dokumentów przez osoby odpowiedzialne za opracowywanie i rozwijanie szablonów;
- zestaw dostępnych szablonów najczęściej wykorzystywanych dokumentów;
- ujednolicenie sposobu przygotowywania dokumentów w całej organizacji;
- ograniczenie liczby błędów dostępności;
- skrócenie czasu przygotowywania nowych dokumentów;
- stworzenie zdolności do samodzielnego rozwijania kolejnych szablonów.
Na czym polega usługa?
Usługa polega na analizie najczęściej wykorzystywanych dokumentów, zaprojektowaniu ich dostępnych odpowiedników oraz wspólnym opracowaniu zasad dalszego rozwijania szablonów.
Może obejmować między innymi:
- analizę dokumentów stosowanych w organizacji;
- wybór dokumentów wymagających przygotowania szablonów;
- opracowanie dostępnych szablonów;
- przygotowanie elementów wielokrotnego wykorzystania (style, układy stron, tabele, formularze, elementy graficzne);
- wspólne dopracowanie szablonów z przedstawicielami organizacji;
- przygotowanie osób odpowiedzialnych za utrzymywanie i rozwijanie szablonów;
- przygotowanie zasad zarządzania szablonami.
Usługa koncentruje się na stworzeniu trwałego rozwiązania organizacyjnego. Nie polega wyłącznie na przekazaniu gotowych plików.
Jakich rezultatów należy oczekiwać?
Rezultatem usługi powinny być:
- praktyczna umiejętność projektowania i rozwijania dostępnych szablonów dokumentów przez osoby uczestniczące w realizacji usługi;
- zestaw dostępnych szablonów podstawowych dokumentów;
- opis zasad korzystania z szablonów;
- osoby przygotowane do utrzymywania i rozwijania szablonów;
- pogłębione rozumienie zasad projektowania dostępnych dokumentów przez osoby uczestniczące w opracowaniu szablonów;
- rekomendacje dotyczące dalszego rozwoju zbioru szablonów.
Jakie materiały stanowią podstawę odbioru usługi?
Podstawę odbioru usługi powinny stanowić:
- opracowane szablony;
- dokument opisujący sposób korzystania z szablonów;
- zasady utrzymywania i rozwijania szablonów;
- rekomendacje dotyczące dalszego rozwoju zbioru szablonów.
Odpowiedzialność wykonawcy
Wykonawca odpowiada za:
- analizę potrzeb organizacji;
- opracowanie szablonów;
- dostosowanie ich do sposobu działania organizacji;
- przekazanie wiedzy niezbędnej do dalszego rozwijania szablonów;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących utrzymywania zbioru szablonów.
Wykonawca nie odpowiada za bieżące tworzenie dokumentów przez pracowników ani za późniejsze utrzymywanie szablonów.
Odpowiedzialność organizacji
Organizacja odpowiada za:
- wskazanie dokumentów objętych usługą;
- zapewnienie udziału pracowników odpowiedzialnych za rozwój szablonów;
- zatwierdzenie opracowanych rozwiązań;
- wdrożenie szablonów do codziennej pracy;
- utrzymywanie i rozwijanie zbioru szablonów.
Czego usługa nie obejmuje?
Usługa nie obejmuje:
- opracowania wszystkich dokumentów wykorzystywanych w organizacji;
- tworzenia dokumentów na potrzeby bieżącej działalności;
- kontroli jakości dokumentów tworzonych przez pracowników;
- prowadzenia specjalistycznych szkoleń z edytorów dokumentów;
- bieżącego utrzymywania szablonów po zakończeniu usługi.
Usługi te mogą być przedmiotem odrębnych usług wsparcia kompetencyjnego.
Powiązane usługi
Z usługą są szczególnie powiązane:
- Tworzenie wewnętrznych standardów dostępności;
- Tworzenie wzorców treści internetowych;
- Tworzenie zasad i metod kontroli dostępności dokumentów przed publikacją;
- Tworzenie programów szkoleń wewnętrznych i przygotowanie kadry trenerskiej;
- Tworzenie „Biblioteczki dostępności”.
Co należy określić przy zamawianiu?
Przy zamawianiu usługi warto określić:
- jakie rodzaje dokumentów mają zostać objęte usługą;
- które dokumenty są wykorzystywane najczęściej;
- jakie problemy występują obecnie;
- jakie programy i formaty dokumentów są wykorzystywane;
- kto będzie odpowiedzialny za utrzymywanie szablonów;
- jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć.
Najważniejsza zasada
Największą wartością usługi nie jest przygotowanie zestawu szablonów, lecz stworzenie w organizacji zdolności do ich świadomego rozwijania. Wspólne projektowanie szablonów pozwala przełożyć wymagania dostępności na rozwiązania odpowiadające rzeczywistym potrzebom organizacji, a jednocześnie rozwija wiedzę i umiejętności osób, które będą tworzyć kolejne wzorce oraz utrzymywać ich jakość.