Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Tworzenie „Biblioteczki dostępności”
Definicja
Tworzenie „Biblioteczki dostępności” jest usługą polegającą na przygotowaniu i uporządkowaniu wewnętrznych zasobów wiedzy wspierających pracowników w wykonywaniu codziennych zadań związanych z dostępnością cyfrową.
Rezultatem usługi jest uporządkowany zbiór standardów, instrukcji, list kontrolnych, szablonów, przykładów, materiałów szkoleniowych i innych zasobów wiedzy dostosowanych do potrzeb organizacji oraz pracownicy, którzy podczas jego wspólnego tworzenia zdobyli praktyczne umiejętności gromadzenia, organizowania, udostępniania i rozwijania zasobów wiedzy wspierających zapewnianie dostępności cyfrowej.
Cel usługi
Celem usługi jest stworzenie łatwo dostępnego, aktualnego i uporządkowanego zbioru wiedzy, który będzie wspierał pracowników w codziennym wykonywaniu zadań związanych z zapewnianiem dostępności cyfrowej oraz ograniczał konieczność każdorazowego poszukiwania informacji i rozwiązań.
Kiedy warto rozważyć usługę?
Usługa jest szczególnie przydatna, gdy:
- organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny dysponuje rozproszonymi materiałami dotyczącymi dostępności cyfrowej;
- pracownicy często poszukują odpowiedzi na te same pytania;
- w organizacji powstają własne instrukcje, standardy lub materiały szkoleniowe;
- organizacja chce ułatwić wdrażanie nowych pracowników;
- konieczne jest zapewnienie spójnego źródła wiedzy dla wszystkich pracowników;
- organizacja chce zachować i rozwijać wiedzę wypracowaną podczas realizacji wcześniejszych przedsięwzięć.
Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć?
Organizacja chce uzyskać przede wszystkim:
- rozwinięcie umiejętności gromadzenia, organizowania, udostępniania i rozwijania zasobów wiedzy dotyczących dostępności cyfrowej;
- wypracowanie wspólnego sposobu zarządzania wiedzą dotyczącą dostępności w organizacji;
- pogłębienie praktycznego rozumienia sposobów wykorzystywania różnych materiałów wspierających wykonywanie codziennych zadań;
- uporządkowany zbiór standardów, instrukcji, list kontrolnych, szablonów, wzorców, materiałów szkoleniowych, przykładów i innych zasobów wiedzy;
- ułatwienie pracownikom dostępu do sprawdzonych rozwiązań;
- ograniczenie czasu potrzebnego na wyszukiwanie informacji i przygotowywanie materiałów;
- zwiększenie spójności działań podejmowanych przez różne komórki organizacyjne;
- stworzenie zdolności do samodzielnego utrzymywania i rozwijania „Biblioteczki dostępności”.
Na czym polega usługa?
Usługa polega na wspólnym opracowaniu koncepcji, struktury i zawartości „Biblioteczki dostępności” oraz przygotowaniu osób odpowiedzialnych za jej utrzymywanie i rozwijanie.
Może obejmować między innymi:
- analizę potrzeb informacyjnych różnych grup pracowników;
- identyfikację materiałów już funkcjonujących w organizacji;
- zaprojektowanie struktury i sposobu organizacji zasobów;
- opracowanie zasad klasyfikowania, opisywania i wyszukiwania materiałów;
- przygotowanie lub uporządkowanie najważniejszych zasobów wiedzy;
- określenie zasad aktualizowania i archiwizacji materiałów;
- przygotowanie osób odpowiedzialnych za rozwijanie biblioteczki;
- opracowanie zasad udostępniania i wykorzystywania zasobów.
Usługa koncentruje się na rozwijaniu praktycznych umiejętności organizowania i zarządzania wiedzą dotyczącą dostępności cyfrowej. Sama biblioteczka stanowi narzędzie wspierające codzienną pracę organizacji oraz utrwalające wiedzę wypracowaną podczas realizacji innych usług i przedsięwzięć.
Jakich rezultatów należy oczekiwać?
Rezultatem usługi powinny być:
- opracowana struktura „Biblioteczki dostępności”;
- uporządkowany zbiór materiałów dostosowanych do potrzeb organizacji;
- zasady utrzymywania, rozwijania i udostępniania zasobów;
- osoby przygotowane do zarządzania i rozwijania biblioteczki;
- pogłębione praktyczne rozumienie zasad organizowania i wykorzystywania zasobów wiedzy dotyczących dostępności cyfrowej;
- rekomendacje dotyczące dalszego rozwoju biblioteczki.
Jakie materiały stanowią podstawę odbioru usługi?
Podstawę odbioru usługi powinny stanowić:
- struktura „Biblioteczki dostępności”;
- uporządkowany zbiór materiałów;
- zasady utrzymywania i rozwijania biblioteczki;
- opis sposobu korzystania z zasobów;
- rekomendacje dotyczące dalszego rozwoju biblioteczki.
Odpowiedzialność wykonawcy
Wykonawca odpowiada za:
- analizę potrzeb organizacji;
- zaprojektowanie struktury biblioteczki;
- uporządkowanie lub przygotowanie początkowego zbioru materiałów;
- przekazanie praktycznych umiejętności organizowania i rozwijania zasobów wiedzy;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących dalszego rozwoju biblioteczki.
Wykonawca nie odpowiada za bieżące utrzymywanie, aktualizowanie ani rozwijanie biblioteczki po zakończeniu usługi.
Odpowiedzialność organizacji
Organizacja odpowiada za:
- wskazanie osób odpowiedzialnych za rozwój biblioteczki;
- udostępnienie istniejących materiałów;
- zatwierdzenie struktury i zasad organizacji zasobów;
- wdrożenie biblioteczki do codziennego wykorzystania;
- utrzymywanie, aktualizowanie i rozwijanie jej zawartości.
Czego usługa nie obejmuje?
Usługa nie obejmuje:
- opracowania od podstaw wszystkich materiałów znajdujących się w biblioteczce;
- prowadzenia bieżącej administracji zasobami;
- wykonywania tłumaczeń lub adaptacji wszystkich materiałów zewnętrznych;
- zastępowania specjalistycznych systemów zarządzania dokumentacją;
- bieżącego aktualizowania zasobów po zakończeniu usługi.
Usługi te mogą stanowić przedmiot odrębnych usług eksperckich lub wsparcia kompetencyjnego.
Powiązane usługi
Z usługą są szczególnie powiązane:
- Tworzenie wewnętrznych standardów dostępności;
- Tworzenie szablonów podstawowych dokumentów;
- Tworzenie wzorców treści internetowych;
- Tworzenie programów szkoleń wewnętrznych i przygotowanie kadry trenerskiej;
- Tworzenie programu wdrażania nowych pracowników w zakresie dostępności cyfrowej.
Co należy określić przy zamawianiu?
Przy zamawianiu usługi warto określić:
- jakie grupy pracowników będą korzystać z biblioteczki;
- jakie materiały są już dostępne w organizacji;
- jakie rodzaje zasobów powinny znaleźć się w biblioteczce;
- gdzie i w jaki sposób będzie ona udostępniana;
- kto będzie odpowiedzialny za jej utrzymywanie i rozwijanie;
- jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć.
Najważniejsza zasada
Największą wartością usługi nie jest zgromadzenie zbioru dokumentów, lecz stworzenie w organizacji trwałego mechanizmu zarządzania wiedzą dotyczącą dostępności cyfrowej. Wspólne opracowanie „Biblioteczki dostępności” pozwala uporządkować doświadczenia organizacji, ułatwia korzystanie ze sprawdzonych rozwiązań oraz przygotowuje pracowników do systematycznego rozwijania i wykorzystywania zgromadzonych zasobów wiedzy.