Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Włączanie dostępności do zarządzania zaopatrzeniem
Definicja
Włączanie dostępności do zarządzania zaopatrzeniem jest usługą wspierającą organizację w uwzględnianiu wymagań dostępności cyfrowej podczas planowania zakupów, przygotowywania postępowań, wyboru wykonawców, odbioru produktów i usług oraz nadzoru nad realizacją umów.
Rezultatem usługi jest stworzenie organizacyjnych warunków umożliwiających skuteczne nabywanie produktów i usług spełniających wymagania dostępności cyfrowej.
Cel usługi
Celem usługi jest zapewnienie, aby wymagania dostępności cyfrowej były systematycznie uwzględniane podczas wszystkich decyzji związanych z nabywaniem produktów i usług cyfrowych oraz aby organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny potrafiła skutecznie egzekwować ich spełnienie od wykonawców.
Kiedy warto rozważyć usługę?
Usługa jest szczególnie przydatna, gdy:
- organizacja regularnie nabywa produkty lub usługi wykorzystujące technologie cyfrowe;
- przygotowywane są nowe zasady prowadzenia zakupów lub zamówień publicznych;
- organizacja chce ograniczyć ryzyko zakupu rozwiązań niespełniających wymagań dostępności;
- w procesprocesPowtarzalny sposób realizacji działań prowadzący do pozyskania, wykorzystania lub udostępnienia informacji oraz do podejmowania decyzji. Procesy są podstawowym mechanizmem funkcjonowania SZDC. zakupu zaangażowanych jest wiele komórek organizacyjnych;
- dotychczasowe postępowania nie zapewniają skutecznej weryfikacji wymagań dostępności;
- organizacja wdraża system zapewniania dostępności cyfrowej lub realizuje program zwiększania swojej dojrzałości organizacyjnej.
Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć?
Organizacja chce uzyskać odpowiedź przede wszystkim na następujące pytania:
- w jaki sposób uwzględniać wymagania dostępności na wszystkich etapach procesu zaopatrzenia;
- jak przygotowywać wymagania dostępności oraz kryteria oceny ofert;
- jakie informacje i materiały dowodowe powinny być wymagane od wykonawców;
- jak organizować odbiór produktów i usług z uwzględnieniem dostępności;
- jak monitorować realizację wymagań dostępności podczas wykonywania umowy.
Na czym polega usługa?
Usługa polega na analizie sposobu organizacji procesów zaopatrzenia oraz zaprojektowaniu zmian umożliwiających systematyczne uwzględnianie wymagań dostępności na wszystkich etapach przygotowania, realizacji i rozliczania zakupów.
Może obejmować między innymi:
- analizę obecnych procesów planowania i realizacji zakupów;
- identyfikację miejsc, w których powinny być podejmowane decyzje dotyczące dostępności;
- opracowanie zasad uwzględniania wymagań dostępności podczas przygotowywania postępowań;
- określenie zasad oceny ofert i wiarygodności wykonawców;
- opracowanie zasad odbioru produktów i usług z uwzględnieniem dostępności;
- określenie sposobu monitorowania realizacji wymagań dostępności podczas wykonywania umów;
- określenie ról i odpowiedzialności uczestników procesu zaopatrzenia;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących doskonalenia organizacji procesu zakupowego.
Usługa koncentruje się na organizacji procesu zaopatrzenia, a nie na przygotowaniu dokumentacji pojedynczego postępowania ani na realizacji konkretnego zamówienia.
Jakich rezultatów należy oczekiwać?
Rezultatem usługi powinny być:
- opis docelowego modelu zarządzania zaopatrzeniem z uwzględnieniem dostępności cyfrowej;
- propozycja zasad uwzględniania wymagań dostępności na wszystkich etapach procesu zakupowego;
- określenie ról i odpowiedzialności uczestników procesu;
- opis zasad definiowania wymagań, oceny ofert, odbioru produktów i nadzoru nad realizacją umów;
- rekomendacje dotyczące monitorowania skuteczności procesu zaopatrzenia;
- plan wdrożenia proponowanych zmian.
Jakie materiały stanowią podstawę odbioru usługi?
Podstawę odbioru usługi powinny stanowić:
- raport z analizy obecnego sposobu organizacji zaopatrzenia;
- opis proponowanych zmian organizacyjnych;
- projekt zasad zarządzania procesem zaopatrzenia z uwzględnieniem dostępności;
- rekomendacje dotyczące organizacji współpracy pomiędzy uczestnikami procesu;
- plan wdrożenia uzgodnionych rozwiązań.
Odpowiedzialność wykonawcy
Wykonawca odpowiada za:
- analizę procesów zaopatrzenia;
- przygotowanie propozycji zmian organizacyjnych;
- opracowanie zasad uwzględniania dostępności w procesach zakupowych;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących monitorowania i doskonalenia procesu;
- przedstawienie uzasadnionych wniosków.
Wykonawca nie odpowiada za prowadzenie postępowań zakupowych, przygotowywanie dokumentacji konkretnych zamówień ani za podejmowanie decyzji dotyczących wyboru wykonawców.
Odpowiedzialność organizacji
Organizacja odpowiada za:
- udostępnienie informacji dotyczących sposobu organizacji procesu zaopatrzenia;
- zapewnienie udziału osób odpowiedzialnych za planowanie zakupów, przygotowanie postępowań, odbiory oraz nadzór nad umowami;
- podjęcie decyzji dotyczących przyjęcia proponowanych rozwiązań;
- wdrożenie nowych zasad organizacji procesu zakupowego;
- monitorowanie ich stosowania oraz systematyczne doskonalenie procesu zaopatrzenia.
Czego usługa nie obejmuje?
Usługa nie obejmuje:
- przygotowania dokumentacji konkretnego postępowania zakupowego;
- opracowania opisu przedmiotu zamówienia lub projektu umowy dla konkretnego zamówienia;
- oceny ofert w konkretnym postępowaniu;
- wykonywania odbiorów produktów lub usług;
- prowadzenia szkoleń;
- bieżącego wsparcia podczas realizacji postępowań zakupowych.
Usługi te mogą być przedmiotem odrębnych usług organizacyjnych, doradczych lub audytorskich.
Powiązane usługi
Z usługą są szczególnie powiązane:
- OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. dojrzałości organizacyjnej i planowanie programu rozwoju;
- Włączenie dostępności do zarządzania organizacją;
- Przypisanie odpowiedzialności oraz zapewnienie mandatu działania;
- Zapewnienie zasobów dla działań na rzecz dostępności;
- Włączanie dostępności do zarządzania informacją i komunikacją;
- Włączanie dostępności do zarządzania usługami publicznymi;
- Włączanie dostępności do zarządzania systemami informatycznymi.
Co należy określić przy zamawianiu?
Przy zamawianiu usługi warto określić:
- rodzaje produktów i usług objętych procesem zaopatrzenia;
- procesy zakupowe wymagające analizy;
- najważniejsze problemy organizacyjne związane z uwzględnianiem dostępności;
- oczekiwane rezultaty organizacyjne;
- zakres planowanych zmian;
- sposób wykorzystania rezultatów usługi.
Najważniejsza zasada
Skuteczne nabywanie dostępnych produktów i usług cyfrowych zaczyna się na długo przed opublikowaniem postępowania zakupowego. Celem usługi jest takie zorganizowanie procesu zaopatrzenia, aby wymagania dostępności były uwzględniane podczas planowania zakupów, przygotowywania postępowań, wyboru wykonawców, odbioru produktów i usług oraz nadzoru nad realizacją umów. Dzięki temu organizacja ogranicza ryzyko zakupu rozwiązań niedostępnych i może skuteczniej egzekwować wymagania dostępności od swoich dostawców.