Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Włączanie dostępności do zarządzania informacją i komunikacją
Definicja
Włączanie dostępności do zarządzania informacją i komunikacją jest usługą polegającą na włączeniu wymagań dostępności do procesów tworzenia, publikowania, udostępniania oraz aktualizacji informacji i treści cyfrowych.
Rezultatem usługi jest przygotowanie organizacji do systematycznego publikowania dostępnych informacji oraz ograniczenie ryzyka powstawania nowych barier.
Cel usługi
Celem usługi jest zapewnienie, aby wymagania dostępności były uwzględniane na każdym etapie zarządzania informacją i komunikacją cyfrową, dzięki czemu publikowane treści będą dostępne już w chwili ich udostępnienia, a nie dopiero po późniejszych działaniach naprawczych.
Kiedy warto rozważyć usługę?
Usługa jest szczególnie przydatna, gdy:
- organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny publikuje dużą liczbę informacji lub dokumentów elektronicznych;
- w tworzenie i publikowanie treści zaangażowanych jest wiele komórek organizacyjnych;
- organizacja chce ograniczyć liczbę błędów dostępności pojawiających się w nowych publikacjach;
- planowane jest opracowanie lub aktualizacja standardów publikowania treści;
- wyniki monitoringu lub ocen dostępności wskazują na powtarzające się problemy związane z publikacją informacji;
- organizacja chce zintegrować wymagania dostępności z procesami komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć?
Organizacja chce uzyskać odpowiedź przede wszystkim na następujące pytania:
- w jaki sposób włączyć wymagania dostępności do procesów publikowania informacji;
- jakie role uczestniczą w przygotowaniu i publikacji treści;
- jakie zasady powinny obowiązywać podczas tworzenia i aktualizacji informacji;
- jakie mechanizmy kontroli jakości należy stosować;
- jak ograniczyć ryzyko publikowania nowych treści niedostępnych.
Na czym polega usługa?
Usługa polega na analizie procesów zarządzania informacją i komunikacją oraz zaprojektowaniu zmian umożliwiających systematyczne uwzględnianie wymagań dostępności.
Może obejmować między innymi:
- analizę procesów tworzenia, zatwierdzania, publikowania i aktualizacji treści;
- identyfikację miejsc, w których powinny zostać uwzględnione wymagania dostępności;
- opracowanie lub aktualizację standardów tworzenia treści cyfrowych;
- określenie zasad przygotowywania dokumentów elektronicznych;
- zaprojektowanie mechanizmów kontroli jakości przed publikacją;
- określenie ról i odpowiedzialności uczestników procesu publikacji;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących monitorowania jakości publikowanych treści.
Usługa koncentruje się na organizacji procesów publikowania informacji, a nie na jednorazowej poprawie dostępności istniejących treści.
Jakich rezultatów należy oczekiwać?
Rezultatem usługi powinny być:
- opis docelowego procesu zarządzania informacją i komunikacją;
- propozycja standardów publikowania dostępnych treści;
- określenie ról i odpowiedzialności uczestników procesu;
- opis mechanizmów kontroli jakości;
- rekomendacje dotyczące monitorowania jakości publikowanych informacji;
- plan wdrożenia proponowanych zmian.
Jakie materiały stanowią podstawę odbioru usługi?
Podstawę odbioru usługi powinny stanowić:
- raport z analizy obecnego sposobu działania;
- opis proponowanych zmian organizacyjnych;
- projekt standardów lub zasad publikowania treści;
- rekomendacje dotyczące organizacji procesu publikacji;
- plan wdrożenia uzgodnionych rozwiązań.
Odpowiedzialność wykonawcy
Wykonawca odpowiada za:
- analizę procesów zarządzania informacją i komunikacją;
- przygotowanie propozycji zmian organizacyjnych;
- opracowanie standardów i zasad wspierających publikowanie dostępnych treści;
- przygotowanie rekomendacji dotyczących organizacji kontroli jakości;
- przedstawienie uzasadnionych wniosków.
Wykonawca nie odpowiada za wdrożenie nowych zasad ani za bieżącą jakość publikowanych przez organizację treści.
Odpowiedzialność organizacji
Organizacja odpowiada za:
- udostępnienie informacji dotyczących obecnych procesów publikowania;
- zapewnienie udziału osób odpowiedzialnych za komunikację i publikację treści;
- podjęcie decyzji dotyczących przyjęcia nowych zasad;
- wdrożenie opracowanych rozwiązań;
- monitorowanie ich stosowania oraz doskonalenie procesów publikowania.
Czego usługa nie obejmuje?
Usługa nie obejmuje:
- poprawiania istniejących stron internetowych lub dokumentów elektronicznych;
- wykonywania audytów lub testów dostępności;
- przygotowywania treści przeznaczonych do publikacji;
- prowadzenia szkoleń;
- bieżącego nadzoru nad procesem publikowania.
Usługi te mogą być przedmiotem odrębnych usług organizacyjnych, kompetencyjnych lub audytorskich.
Powiązane usługi
Z usługą są szczególnie powiązane:
- OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. dojrzałości organizacyjnej i planowanie programu rozwoju;
- Włączenie dostępności do zarządzania organizacją;
- Przypisanie odpowiedzialności oraz zapewnienie mandatu działania;
- Zapewnienie zasobów dla działań na rzecz dostępności;
- Włączanie dostępności do zarządzania usługami publicznymi;
- Włączanie dostępności do zarządzania systemami informatycznymi;
- Włączanie dostępności do zarządzania zaopatrzeniem.
Co należy określić przy zamawianiu?
Przy zamawianiu usługi warto określić:
- rodzaje informacji i treści objętych usługą;
- procesy wymagające analizy;
- najważniejsze problemy organizacyjne związane z publikowaniem informacji;
- oczekiwane rezultaty organizacyjne;
- zakres planowanych zmian;
- sposób wykorzystania rezultatów usługi.
Najważniejsza zasada
Najskuteczniejszym sposobem zapewniania dostępności informacji jest włączenie wymagań dostępności do procesów ich tworzenia i publikowania. Celem usługi nie jest usuwanie skutków błędów, lecz takie zorganizowanie pracy, aby nowe bariery powstawały jak najrzadziej, a publikowanie dostępnych treści stało się naturalnym elementem codziennego działania organizacji.