Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Zalecenie w sprawie procedury zapewniania pracownikom dostosowań i racjonalnych usprawnień

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 3 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 20 lutego 2026 r.

1. Cel zalecenia​

Celem tego zalecenia jest wzmocnienie działań podejmowanych przez podmioty publiczne w zakresie zapewniania dostosowań i racjonalnych usprawnień w środowisku pracy, w szczególności w obszarze korzystania z technologii i treści cyfrowych.

2. Zalecenie​

Organizacja ustala i wdraża proces wnioskowania i zapewniania pracownikom dostosowań i racjonalnych usprawnień w środowisku pracy związanych z korzystaniem z technologii i treści cyfrowych.

3. Rekomendacje​

3.1. Zasady ogólne​

  • Procedura powinna być opracowana przy współudziale osób odpowiedzialnych za dostępność w organizacji (np. Koordynator dostępności) oraz osób z niepełnosprawnościami lub ich przedstawicieli (np. organizacje pozarządowe, rady społeczne ds. osób z niepełnosprawnościami).
  • Cały proces (formularze, komunikacja, publikacja) musi spełniać wymogi dostępności cyfrowej.
  • Dokument procedury powinien być publicznie dostępny (np. w BIP, w sekcji Oferty pracy) oraz udostępniony wewnętrznie (np. w Intranecie – niezbędnik pracownika).
  • Każda osoba współpracująca z organizacją (w tym stażyści, wolontariusze, zleceniobiorcy, eksperci) może korzystać z procedury na równych zasadach.

3.2. Główne elementy procesu​

  1. Złożenie wniosku

    • Formularz elektroniczny dostępny cyfrowo i formularz papierowy.
    • Możliwość złożenia wniosku: pisemnie, elektronicznie, ustnie do protokołu, zdalnie.
    • Wniosek powinien zawierać dane osoby wnioskującej, opis trudności, oczekiwane usprawnienie lub rezultat.

  2. Rozpatrzenie wniosku

    • Analiza potrzeb we współpracy z wnioskodawcą.
    • Konsultacje z działem IT i Koordynatorem dostępności.
    • Ocena wykonalności technicznej i finansowej oraz uzgodnienie ewentualnych alternatywnych rozwiązań.
    • Wskazanie osoby lub jednostki rozpatrującej wniosek (zalecane włączenie osób z niepełnosprawnościami).

  3. Decyzja i wdrożenie usprawnień

    • Zatwierdzenie lub uzasadniona odmowa.
    • Zakup, instalacja lub konfiguracja sprzętu i oprogramowania wspomagającego.
    • Dostosowanie formatów plików, treści szkoleniowych, aplikacji lub interfejsów użytkownika.
    • Ustalenie zasad odpowiedzialności za powierzone mienie oraz zasad użyczenia prywatnego sprzętu (jeśli dotyczy).

  4. Ewentualne odwołanie i alternatywne rozwiązania

    • Procedura powinna przewidywać możliwość odwołania od decyzji lub ponownego rozpatrzenia wniosku.
    • Należy zachować zasadę proporcjonalności i indywidualizacji dostosowań.

3.3. Odpowiedzialność i organizacja procesu​

  • Koordynator dostępności – nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu i jego dostępnością cyfrową.
  • Dział kadr / HR – obsługa formalna wniosków, kontakt z wnioskodawcami.
  • Dział IT – ocena techniczna i wdrożenie rozwiązań cyfrowych.
  • Kierownik jednostki – zatwierdzenie procedury i zapewnienie środków finansowych.
  • Osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie finansowania – analiza możliwości uzyskania dofinansowań (PFRON, projekty UE, dotacje).

3.4. Monitorowanie i doskonalenie​

  • Procedura powinna zawierać mechanizm monitorowania jej skuteczności.
  • Zaleca się, by Koordynator dostępności przygotowywał roczny raport zawierający m.in. liczbę złożonych wniosków, czas rozpatrywania i ocenę satysfakcji pracowników.
  • Raz w roku należy dokonać przeglądu i ewentualnej aktualizacji procedury, uwzględniając nowe technologie, przepisy i doświadczenia.

3.5. Dobre praktyki​

  • Zasada „Dostępność dzięki projektowaniu” – planowanie dostępności od początku każdego projektu IT.
  • Ustalanie minimalnych standardów zgodności z WCAG 2.1 AA dla systemów i aplikacji używanych w organizacji.
  • Prowadzenie szkoleń z tworzenia i obsługi dostępnych treści cyfrowych dla wszystkich pracowników.
  • Dokumentowanie i udostępnianie przykładów skutecznych dostosowań (wewnętrzny katalog dobrych praktyk).

4. Podstawa prawna​

  • Konwencja ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami – art. 27 i 9.
  • Kodeks pracy (art. 94 pkt 4, art. 207).
  • Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2023 poz. 1440).
  • Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2019 poz. 1696).
  • Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób z niepełnosprawnościami (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 913).

5. Uzasadnienie​

Osoby z niepełnosprawnościami mają z mocy prawa zagwarantowane dostosowanie stanowiska pracy. Pomimo tego, przepisy nie określają szczegółowego trybu ubiegania się o takie dostosowania. Brak wewnętrznej procedury może prowadzić do arbitralności decyzji i nierównego traktowania pracowników.

Wprowadzenie procedury zapewniania dostosowań i racjonalnych usprawnień w środowisku pracy cyfrowej jest konieczne, aby efektywnie spełnić wymagania prawa krajowego i międzynarodowego, w tym Kodeksu pracy, Konwencji ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami oraz przepisów dotyczących dostępności cyfrowej.

Procedura wspiera równe traktowanie i inkluzywność, umożliwiając pracownikom o zróżnicowanych potrzebach pełne i samodzielne wykonywanie obowiązków. Dzięki niej decyzje dotyczące dostosowań są przejrzyste, oparte na obiektywnych przesłankach i pozbawione arbitralności.

Zapewnienie odpowiednich usprawnień zwiększa efektywność i komfort pracy, ogranicza błędy oraz redukuje stres i obciążenia zdrowotne wynikające z niedostosowanego środowiska cyfrowego.

Dla organizacji procedura stanowi narzędzie porządkujące — umożliwia rejestrowanie zgłoszeń, kontrolę terminów i kosztów, planowanie budżetu oraz monitorowanie skuteczności wdrożonych rozwiązań.

Realizacja wniosków o dostosowania wymaga od organizacji odpowiedniego planowania budżetu i zasobów. Ustanowienie procedury porządkuje proces, umożliwia ocenę potrzeb i proporcjonalnych możliwości, a jednocześnie stanowi dowód należytej staranności w zakresie zapewniania dostępności i inkluzywności cyfrowej.

Wdrożenie formalnych zasad dostępności wzmacnia kulturę organizacyjną, wspiera wizerunek pracodawcy odpowiedzialnego społecznie i pozwala dostosować się do współczesnego, cyfrowego środowiska pracy, w którym brak dostępności może prowadzić do wykluczenia części pracowników.

Żródła i opracowania​

Standardy i wytyczne techniczne​

  • WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) – standard dostępności cyfrowej treści i aplikacji (AA poziom zgodności rekomendowany dla większości organizacji).
  • ISO 9241-210:2019 – Ergonomia interakcji człowiek-system – zasady projektowania dostępnego i ergonomicznego środowiska pracy cyfrowej.
  • ISO 30071-1:2019 – wytyczne w zakresie dostępności cyfrowej w organizacjach.

Publikacje zwarte​