Wersja robocza

Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Projekt procedury zapewniania pracownikom dostosowań i racjonalnych usprawnień cyfrowych

Opracowanie: Stefan Wajda

Data zgłoszenia: 3 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 20 lutego 2026 r.

Wzorcowa rozszerzona procedura zapewniania pracownikom dostosowań i racjonalnych usprawnień w środowisku pracy cyfrowej (materiał wdrożeniowy dla jednostek sektora publicznego)

1. Cel i zakres dokumentu

Celem procedury określenie zasad i sposobu wnioskowania, oceny oraz wdrażania dostosowań i racjonalnych usprawnień w zakresie korzystania z technologii i treści cyfrowych, tak aby każdy pracownik miał równy dostęp do narzędzi, informacji i systemów niezbędnych do wykonywania pracy.

Procedura obejmuje:

• dostosowania techniczne, programowe i organizacyjne,
• technologie wspomagające i konfigurację stanowiska pracy,
• dostępne formaty dokumentów i treści cyfrowych,
• szkolenia i obsługę procesów IT związanych z dostępnością,
• wnioski pracowników i ich obsługę przez jednostkę.

Procedura dotyczy:

• pracowników (etatowych i nieetatowych),
• zleceniobiorców, wolontariuszy, stażystów i ekspertów współpracujących,
• kandydatów na stanowiska (na etapie rekrutacji).

2. Zasady ogólne

1. Zasada równego dostępu
   Każda osoba korzystająca z zasobów cyfrowych jednostki ma prawo do warunków pracy umożliwiających samodzielne i pełne wykonywanie obowiązków, niezależnie od stanu zdrowia czy ograniczeń funkcjonalnych. Organizacja zapewnia rozwiązania eliminujące bariery cyfrowe i organizacyjne.
2. Zasada indywidualizacji
   Dostosowania są dobierane indywidualnie, na podstawie rzeczywistych potrzeb pracownika i charakteru wykonywanych zadań. Każdy wniosek jest analizowany osobno, bez stosowania automatycznych lub sztywnych rozwiązań.
3. Zasada proporcjonalności i wykonalności
   Usprawnienia powinny wspierać pracownika w sposób adekwatny do zgłoszonych trudności, jednocześnie pozostając wykonalne dla jednostki pod względem technicznym, organizacyjnym i finansowym. Stosuje się rozwiązania racjonalne, skuteczne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
4. Zasada dostępności cyfrowej procesu
   Cały proces — od złożenia wniosku po wdrożenie rozwiązania — musi być zgodny z wymogami dostępności cyfrowej WCAG 2.1 AA, tak aby każda osoba mogła z niego korzystać w sposób samodzielny. Dotyczy to formularzy, komunikacji, decyzji i treści towarzyszących.
5. Zasada jawności
   Aktualna wersja procedury jest publikowana w dostępnych kanałach informacyjnych jednostki, tak aby wszyscy pracownicy mogli łatwo zapoznać się z zasadami uzyskiwania dostosowań. Organizacja informuje o zmianach w procedurze w sposób przejrzysty i dostępny.

3. Etapy procesu

1. Etap 1: Złożenie wniosku
   Wniosek może być złożony elektronicznie (formularz online, e-mail, system zgłoszeń), papierowo lub ustnie do protokołu u przełożonego. Jednostka powinna umożliwić złożenie zgłoszenia w sposób dostępny dla każdego pracownika, w tym także przy wsparciu osoby trzeciej, jeśli jest to konieczne. Przekazanie wniosku nie wymaga podawania informacji o stanie zdrowia — wystarczy opis trudności i ich wpływu na wykonywanie pracy.
   Informacje wymagane we wniosku
   Wniosek powinien zawierać:\
   • dane kontaktowe pracownika, -opis trudności lub bariery (bez danych medycznych),
   • informację o wpływie trudności na wykonywanie pracy,
   • oczekiwany efekt lub propozycję usprawnienia (opcjonalnie),
   • wskazanie pilności sprawy, jeśli dotyczy.
     W przypadku zgłoszenia ustnego wszystkie powyższe informacje uzupełnia osoba przyjmująca zgłoszenie.
2. Etap 2: Rejestracja i potwierdzenie
   Po otrzymaniu zgłoszenia wyznaczona osoba (najczęściej HR lub administracja) rejestruje je w systemie ewidencji, nadaje numer sprawy i odnotowuje datę wpływu. Pracownik otrzymuje potwierdzenie przyjęcia wniosku w formie dostępnej, np. e-mailem, komunikatem w systemie lub w formie papierowej. Na tym etapie weryfikuje się również kompletność danych — ewentualne braki są uzupełniane we współpracy z pracownikiem.
3. Etap 3: Analiza potrzeb
   Analiza obejmuje rozmowę z pracownikiem, aby ustalić charakter trudności, zakres obowiązków oraz faktyczne potrzeby. Może również obejmować ocenę stanowiska pracy, warunków technicznych oraz rodzajów używanych narzędzi cyfrowych. W analizie uczestniczy osoba odpowiedzialna za dostępność cyfrową, a w razie potrzeby także BHP (ergonomia) lub przełożony. Wyniki analizy są dokumentowane w sposób dostępny.
4. Etap 4: Ocena wykonalności i wybór rozwiązania
   Na tym etapie oceniana jest możliwość wdrożenia proponowanych usprawnień pod względem technicznym, organizacyjnym i finansowym. W proces zaangażowani są: koordynator dostępności (weryfikacja zgodności z WCAG 2.1), dział IT (możliwości techniczne), dział finansowy/administracja (koszty i dostępność budżetu) oraz przełożony. Zespół wybiera rozwiązanie najbardziej adekwatne do potrzeb, zgodne z zasadą racjonalnych usprawnień i proporcjonalności. W przypadku kilku możliwych wariantów uzgadnia się wybór z pracownikiem.
5. Etap 5: Decyzja
   Decyzję podejmuje osoba wskazana w procedurze (np. kierownik jednostki, dyrektor działu). Decyzja musi być przekazana pracownikowi w sposób dla niego dostępny, np. e-mailem, pismem, komunikatem w systemie lub w formie alternatywnej. Jeżeli wniosek nie zostaje w pełni uwzględniony, decyzja powinna zawierać uzasadnienie oraz informację o możliwości odwołania.
6. Etap 6: Wdrożenie
   Wdrożenie obejmuje realizację wszystkich ustalonych usprawnień, takich jak dostarczenie sprzętu, instalacja oprogramowania, konfiguracja systemów, dostosowanie treści cyfrowych lub zmiana organizacji pracy. Za poszczególne zadania odpowiadają określone komórki — zwykle IT, administracja, HR lub dział szkoleń. Proces wdrożenia powinien być możliwie szybki i udokumentowany. Po zakończeniu prac pracownik potwierdza, że usprawnienie działa zgodnie z ustaleniami.
7. Etap 7: Użyczenie sprzętu
   Jeśli dostosowanie obejmuje przekazanie pracownikowi sprzętu lub oprogramowania, sporządza się protokół użyczenia lub powierzenia mienia, zgodny z regulaminem jednostki. Dokument określa zakres odpowiedzialności, zasady użytkowania oraz procedury zwrotu po zakończeniu pracy lub trwałej zmianie stanowiska. W przypadku pracy zdalnej ustala się dodatkowe zasady bezpieczeństwa i ubezpieczenia.
8. Etap 8: Odwołanie
   Pracownik ma prawo odwołać się od decyzji odmownej lub częściowo odmownej w terminie określonym w procedurze. Odwołanie rozpatruje wskazany organ lub osoba (np. wyższy przełożony, dyrektor jednostki, komisja). Decyzja z odwołania powinna być udzielona w formie dostępnej i zawierać uzasadnienie.

4. Role i odpowiedzialności

1. 1. Koordynator dostępności
   Koordynator dostępności odpowiada za merytoryczne wsparcie procesu, w tym ocenę zgodności proponowanych rozwiązań z zasadami dostępności cyfrowej oraz przepisami ustawy o dostępności. Uczestniczy w analizie potrzeb pracownika, pomaga w doborze adekwatnych rozwiązań oraz opiniuje możliwość ich wdrożenia. Wspiera pozostałe komórki organizacyjne, monitoruje skuteczność wdrożonych usprawnień i proponuje działania doskonalące.
2. Dział HR (kadry / administracja personalna)
   HR odpowiada za formalną obsługę procesu: przyjmowanie wniosków, ich rejestrację, nadawanie numeru sprawy oraz komunikację z pracownikiem. Współpracuje z IT, koordynatorem dostępności i przełożonym przy analizie potrzeb i doborze rozwiązań organizacyjnych. HR przygotowuje dokumentację (np. protokoły przekazania sprzętu), wspiera wyjaśnienia oraz koordynuje etap odwoławczy.
3. Dział IT
   IT odpowiada za ocenę możliwości technicznych wdrożenia usprawnień, w szczególności sprzętu, oprogramowania i ustawień systemowych. Realizuje instalacje, konfiguracje i testy dostępnościowe narzędzi cyfrowych oraz zapewnia wsparcie techniczne pracownikowi. IT zgłasza ewentualne ograniczenia techniczne oraz współpracuje z koordynatorem dostępności w zakresie ocen funkcjonalnych i zgodności z WCAG 2.1.
4. Kierownik jednostki / przełożony
   Kierownik jednostki podejmuje decyzje w sprawie przyznania lub odmowy dostosowania na podstawie zebranych opinii HR, IT i koordynatora dostępności. Zapewnia dostępność budżetu i nadzoruje realizację uzgodnionych usprawnień. Przełożony odpowiada za wspieranie pracownika w całym procesie, w tym za zgłoszenia, kontakty i ocenę skuteczności wdrożonych rozwiązań. Kierownik nadzoruje również jawność procedury i jej zgodność z przepisami.

5. Monitorowanie skuteczności wdrożonych usprawnień

Jednostka regularnie ocenia, czy wdrożone dostosowania są skuteczne i adekwatne do potrzeb pracowników. Monitorowanie obejmuje m.in. krótkie rozmowy ewaluacyjne, ankiety satysfakcji, ponowne przeglądy stanowiska pracy oraz analizę zgłoszeń powtarzających się problemów cyfrowych. W przypadku stwierdzenia nowych potrzeb lub nieskuteczności dotychczasowych rozwiązań, jednostka podejmuje działania korygujące.

6. Przykładowe dobre praktyki

• Zasada „Dostępność dzięki projektowaniu” – planowanie dostępności od etapu projektowania systemów IT.
• Używanie standardów WCAG 2.1 AA przy zakupach oprogramowania i tworzeniu treści.
• Włączenie działu kadr, IT i komunikacji w stały zespół ds. dostępności cyfrowej.
• Szkolenia dla wszystkich pracowników z tworzenia i używania dostępnych treści cyfrowych.

7. Podstawy prawne i standardy

• Kodeks pracy – obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, uwzględniających potrzeby pracowników (art. 94 pkt 4, art. 207).
• Ustawa o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2019 poz. 848) – odnosi się też do pracodawców publicznych.
• Konwencja ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami – art. 27 i 9.
• Dyrektywa UE 2016/2102 i 2019/882 (European Accessibility Act) – określa wymogi dostępności dla produktów i usług cyfrowych.