Wersja robocza

Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Projekt procedury zapewniania pracownikom dostosowań i racjonalnych usprawnień cyfrowych

Opracowanie: Stefan Wajda

Data zgłoszenia: 3 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 20 lutego 2026 r.

1. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest określenie zasad i sposobu wnioskowania, oceny oraz wdrażania dostosowań i racjonalnych usprawnień w zakresie korzystania z technologii i treści cyfrowych, tak aby każdy pracownik miał równy dostęp do narzędzi, informacji i systemów niezbędnych do wykonywania pracy.

2. Zakres stosowania

Procedura dotyczy wszystkich pracowników organizacji, w tym osób zatrudnionych na umowę o pracę, współpracowników oraz stażystów, którzy:

• doświadczają trudności w korzystaniu z technologii lub treści cyfrowych z powodu indywidualnych potrzeb (np. niepełnosprawności, ograniczeń wzroku, słuchu, ruchu),
• lub zgłaszają potrzebę dostosowania środowiska cyfrowego do efektywnego wykonywania obowiązków.

3. Definicje i skróty

• Dostosowanie cyfrowe – każda zmiana w sposobie korzystania z technologii, oprogramowania lub treści cyfrowych, mająca na celu usunięcie barier utrudniających wykonywanie pracy.
• Racjonalne usprawnienie – zmiana w środowisku pracy, która nie stanowi nadmiernego obciążenia dla organizacji, a umożliwia pracownikowi wykonywanie zadań na równi z innymi osobami.
• Technologie i treści cyfrowe – oprogramowanie, systemy informatyczne, aplikacje, strony internetowe, szkolenia e-learningowe, komunikacja elektroniczna oraz dokumenty cyfrowe używane w pracy.

4. Odpowiedzialność

Rola / dział	Zakres odpowiedzialności
Pracownik	Zgłasza potrzebę dostosowania, opisuje trudności i proponuje możliwe rozwiązania.
Bezpośredni przełożony	Wspiera pracownika w procesie zgłoszenia, zapewnia poufność i współpracuje przy wdrożeniu usprawnienia.
Dział kadr / Pełnomocnik ds. dostępności	Koordynuje proces, ocenia zasadność wniosku i monitoruje realizację.
Dział IT	Analizuje możliwości techniczne wdrożenia usprawnień i wprowadza je w systemach informatycznych.
Zespół ds. BHP lub ergonomii pracy	Doradza w zakresie ergonomii cyfrowej i wpływu dostosowań na komfort pracy.

5. Etapy procesu

Etap 1. Zgłoszenie wniosku

1. Pracownik składa wniosek o dostosowanie poprzez:
   • formularz elektroniczny w intranecie,
   • wiadomość e-mail na adres: dostosowania@firma.pl,
   • lub bezpośrednio do przełożonego / działu kadr.
2. Wniosek powinien zawierać:
   • opis napotkanych trudności (np. „oprogramowanie kadrowe nie działa z czytnikiem ekranu”),
   • propozycję usprawnienia (jeśli znana),
   • ewentualne załączniki lub przykłady błędów.

Etap 2. Analiza wniosku

1. Dział kadr przekazuje wniosek do odpowiednich działów (np. IT, BHP, dostępność cyfrowa).
2. Dokonywana jest ocena:
   • czy zgłoszenie dotyczy rzeczywistej bariery cyfrowej,
   • jakie rozwiązanie jest możliwe technicznie i organizacyjnie,
   • czy wdrożenie jest racjonalne (proporcjonalne do kosztu i potrzeb).
3. W razie potrzeby prowadzone są konsultacje z pracownikiem lub specjalistą ds. dostępności.

Etap 3. Decyzja i wdrożenie

1. Dział kadr informuje pracownika o decyzji i planie wdrożenia.
2. Dział IT lub inny odpowiedzialny dział realizuje dostosowanie (np. instalacja oprogramowania, zmiana ustawień systemu, udostępnienie alternatywnego formatu treści).
3. Czas realizacji nie powinien przekroczyć 30 dni roboczych od przyjęcia wniosku, chyba że wymaga to zakupów lub modyfikacji systemu.

Etap 4. Ocena skuteczności

1. Po wdrożeniu usprawnienia Dział kadr lub przełożony kontaktuje się z pracownikiem w celu oceny skuteczności rozwiązania.
2. W razie potrzeby dokonuje się dalszych korekt.

Etap 5. Dokumentacja

1. Dział kadr prowadzi rejestr wniosków i wdrożonych dostosowań.
2. Dane te są przetwarzane z zachowaniem zasad poufności i ochrony danych osobowych.

6. Zasady poufności i równego traktowania

• Wszelkie wnioski i informacje o potrzebach pracownika są traktowane poufnie.
• Złożenie wniosku nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika.
• Organizacja zapewnia, że wszyscy pracownicy mają równy dostęp do informacji i systemów cyfrowych.

7. Monitorowanie i doskonalenie

• Dział kadr wraz z działem IT i pełnomocnikiem ds. dostępności przeprowadzają coroczną ocenę skuteczności procesu.
• Wyniki oceny mogą prowadzić do aktualizacji procedury, polityki dostępności cyfrowej lub wdrożenia nowych narzędzi.
• Organizacja zapewnia regularne szkolenia dla pracowników i kadry kierowniczej z zasad dostępności cyfrowej i racjonalnych usprawnień.

8. Postanowienia końcowe

• Procedura wchodzi w życie z dniem ………….
• Nadzór nad realizacją i aktualizacją dokumentu sprawuje dział Dział kadr.
• Załączniki:
  • Załącznik nr 1: Formularz wniosku o dostosowanie cyfrowe
  • Lista przykładowych narzędzi wspomagających (np. czytniki ekranu, powiększalniki, oprogramowanie rozpoznawania mowy)

Uwaga dotycząca wdrożenia:

Dokument wprowadzający i określający procedurę oraz wszystkie załączniki należy przygotować zarówno w formie dokumentów papierowych, jak i w formach dostępnych dokumentów cyfrowych do publikacji na stronach internetowych i w sieci wewnętrznej.