Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Systemowe rozpoznawanie i uwzględnianie potrzeb pracowników w zakresie dostępności cyfrowej
1. Cel zalecenia
Celem zalecenia jest zapewnienie, że organizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny systemowo rozpoznaje, analizuje i uwzględnia potrzeby pracowników i współpracowników w zakresie dostępności cyfrowej, usuwa zidentyfikowane bariery oraz zapobiega ich powstawaniu. Działania te mają umożliwiać wszystkim osobom samodzielne, bezpieczne i skuteczne wykonywanie zadań z wykorzystaniem narzędzi, systemów, dokumentów i usług cyfrowych.
System obejmuje zarówno działania na rzecz dostępności rozwiązań używanych przez wszystkich pracowników, jak i zapewnianie indywidualnych racjonalnych usprawnień, odpowiednich do potrzeb konkretnej osoby.
2. Zalecenie
Organizacja wdraża system rozpoznawania, analizy i uwzględniania potrzeb pracowników i współpracowników w zakresie dostępności cyfrowej, w celu zapewnienia dostępnego i włączającego środowiska pracy oraz eliminowania barier w korzystaniu z narzędzi i usług cyfrowych. Organizacja wyznacza właściciela procesu oraz określa role i odpowiedzialność komórek uczestniczących w przyjmowaniu zgłoszeń, analizie potrzeb, podejmowaniu decyzji, wdrażaniu rozwiązań, finansowaniu działań i ocenie ich skuteczności.
Informacja o sposobie zgłaszania potrzeb, osobach odpowiedzialnych, terminach i zasadach rozpatrywania zgłoszeń jest dostępna dla wszystkich pracowników i współpracowników.
3. Rekomendacje
3.1. Systemowe pozyskiwanie informacji o potrzebach
Organizacja zapewnia stałe mechanizmy pozyskiwania informacji o doświadczeniach i potrzebach pracowników, w szczególności poprzez:
- badania okresowe (np. ankiety),
- bieżące zgłoszenia problemów,
- konsultacje i rozmowy z pracownikami,
- współpracę z osobami z doświadczeniem niepełnosprawności.
Pozyskiwanie informacji ma charakter ciągły i nie ogranicza się do jednorazowych działań. Informacje o potrzebach są pozyskiwane co najmniej:
- przed rozpoczęciem współpracy w zakresie niezbędnym do przygotowania dostępnego stanowiska pracy; podczas onboardingu;
- w każdym czasie na wniosek pracownika lub współpracownika;
- po wdrożeniu albo istotnej aktualizacji systemu;
- podczas okresowej oceny warunków pracy;
- w związku ze zmianą stanowiska, zakresu obowiązków albo organizacji pracy;
- poprzez okresowe, nie rzadziej niż raz w roku, badanie doświadczeń pracowników;
- na podstawie analizy zgłoszeń do helpdesku, skarg, incydentów i problemów powtarzających się.
Zgłoszenie potrzeby nie wymaga posiadania orzeczenia o niepełnosprawności, jeżeli charakter rozwiązania i obowiązujące przepisy nie uzasadniają konieczności jego przedstawienia.
3.2. Zapewnienie dostępności i bezpieczeństwa mechanizmów zgłaszania
Organizacja:
- zapewnia dostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. narzędzi służących do zgłaszania potrzeb i problemów,
- umożliwia anonimowe lub poufne zgłaszanie,
- tworzy warunki sprzyjające ujawnianiu potrzeb bez obawy o negatywne konsekwencje.
Organizacja zapewnia co najmniej dwa dostępne kanały zgłaszania potrzeb, w tym kanał niewymagający korzystania z narzędzia, którego dotyczy barierabarieraPrzeszkoda lub ograniczenie architektoniczne, cyfrowe lub informacyjno-komunikacyjne, które uniemożliwia lub utrudnia użytkownikowi udział w różnych sferach życia na zasadzie równości z innymi osobami.. Zgłoszenie może zostać przekazane za pomocą dostępnego formularza, poczty elektronicznej, telefonicznie, osobiście albo przy wsparciu wskazanej osoby.
Organizacja wyjaśnia różnicę między zgłoszeniem anonimowym a poufnym oraz informuje, jaki zakres informacji jest niezbędny do rozpatrzenia sprawy.
Zgłoszenie potrzeby, bariery albo problemu z dostępnością nie może powodować negatywnych konsekwencji w zatrudnieniu, ocenie pracy, dostępie do szkoleń, awansie ani podziale obowiązków. Mechanizmy zgłaszania są projektowane z uwzględnieniem różnorodnych sposobów komunikowania się i korzystania z technologii, w szczególności potrzeb osób z niepełnosprawnościami oraz osób korzystających z technologii asystujących.
3.3. Analiza potrzeb i identyfikacja barier
Organizacja analizuje pozyskane informacje w celu:
- identyfikacji barier w korzystaniu z narzędzi i usług cyfrowych,
- rozpoznania powtarzalnych problemów,
- określenia wpływu barier na wykonywanie pracy.
Analiza obejmuje zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjne.
Analiza potrzeby i wybór rozwiązania odbywają się przy udziale osoby, której dotyczy zgłoszenie. Organizacja nie zakłada, że określony rodzaj niepełnosprawności automatycznie oznacza potrzebę zastosowania konkretnego rozwiązania.
3.4. Powiązanie z działaniami organizacyjnymi
Organizacja wykorzystuje wyniki analizy do:
- planowania działań naprawczych,
- dostosowywania narzędzi i systemów,
- organizacji pracy i procesów,
- planowania działań rozwojowych i wsparcia dla pracowników.
Procedura postępowania obejmuje:
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
- wstępną ocenę jego pilności;
- kontakt z osobą zgłaszającą, jeżeli potrzebne jest doprecyzowanie potrzeby;
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za sprawę;
- wybór rozwiązania docelowego i – jeżeli jest potrzebne – rozwiązania tymczasowego;
- określenie terminu realizacji;
- przekazanie uzasadnionej decyzji;
- wdrożenie i przetestowanie rozwiązania;
- potwierdzenie przez pracownika, czy rozwiązanie jest skuteczne;
- zamknięcie sprawy albo skierowanie jej do ponownej analizy.
Potrzeby pracowników stanowią jedno z kluczowych źródeł informacji w procesie zarządzania dostępnością cyfrową.
3.5. Terminy
Organizacja określa w procedurze terminy potwierdzenia zgłoszenia, rozpoczęcia analizy, przekazania decyzji i wdrożenia rozwiązania. Termin jest dostosowany do wpływu bariery na wykonywanie obowiązków. Jeżeli termin docelowej naprawy nie może zostać dotrzymany, osoba zgłaszająca otrzymuje informację o przyczynach, nowym terminie oraz rozwiązaniu tymczasowym.
3.6. Rozwiązanie tymczasowe
Jeżeli nie jest możliwe niezwłoczne usunięcie bariery, organizacja zapewnia rozwiązanie tymczasowe, które umożliwia wykonanie zadania w możliwie samodzielny, bezpieczny i równoważny sposób. Rozwiązanie tymczasowe nie może bez uzasadnienia:
obniżać zakresu odpowiedzialności lub możliwości rozwoju pracownika; prowadzić do trwałego wykonywania zadań za pracownika przez inną osobę; ujawniać osobom trzecim informacji poufnych; powodować istotnego zwiększenia obciążenia pracą; zastępować bezterminowo usunięcia bariery.
Dla rozwiązania tymczasowego określa się termin przeglądu i plan wdrożenia rozwiązania docelowego.
3.7. Odmowa zapewnienia dostępności
Odmowa zastosowania zgłoszonego rozwiązania wymaga pisemnego uzasadnienia, wskazania kryteriów, na podstawie których podjęto decyzję, oraz przedstawienia rozwiązania alternatywnego. Pracownik otrzymuje informację o możliwości ponownego rozpatrzenia sprawy lub jej eskalacji do wskazanej osoby albo jednostki organizacyjnej.
3.8. Integracja z procesami zarządzania personelem
Rozpoznawanie i uwzględnianie potrzeb pracowników jest powiązane z:
- procesem wdrażania nowych pracowników (onboarding),
- oceną warunków pracy,
- rozwojem zawodowym i wsparciem kompetencyjnym,
- działaniami na rzecz równości i włączenia.
3.9. Informowanie o działaniach i budowanie zaufania
Organizacja:
- informuje pracowników o wynikach analiz,
- komunikuje podjęte działania i ich efekty,
- buduje zaufanie poprzez widoczne reagowanie na zgłaszane potrzeby. Wyniki analiz zbiorczych i informacje o działaniach są przekazywane w sposób dostępny i zanonimizowany, który nie pozwala na identyfikację osób zgłaszających potrzeby.
Osoba zgłaszająca otrzymuje indywidualną informację o przebiegu i wyniku swojej sprawy. Pozostali pracownicy otrzymują okresową informację o najważniejszych zidentyfikowanych barierach, działaniach systemowych i osiągniętych rezultatach.
3.10. Monitorowanie i doskonalenie
Organizacja:
- monitoruje skuteczność podejmowanych działań,
- ocenia, czy potrzeby pracowników są uwzględniane,
- doskonali mechanizmy pozyskiwania i analizy informacji.
Monitorowanie obejmuje co najmniej:
- liczbę i rodzaje zgłoszonych barier;
- czas potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
- czas przekazania decyzji;
- czas wdrożenia rozwiązania tymczasowego i docelowego;
- odsetek spraw rozwiązanych w terminie;
- odsetek rozwiązań uznanych przez zgłaszających za skuteczne;
- liczbę problemów powtarzających się;
- liczbę barier usuniętych systemowo;
- liczbę systemów poddanych testom dostępności;
- liczbę testów przeprowadzonych z udziałem użytkowników;
- poziom zaufania pracowników do mechanizmu zgłaszania.
Mierniki interpretuje się łącznie. Mała liczba zgłoszeń nie stanowi samodzielnie dowodu wysokiego poziomu dostępności.
Termin przeglądu
Właściciel procesuwłaściciel procesuOsoba lub rola odpowiedzialna za działanie całego procesu publikacji, w tym za wymagania, podział odpowiedzialności, monitorowanie błędów i działania korygujące. przygotowuje co najmniej raz w roku zbiorczą ocenę jego skuteczności oraz plan działań doskonalących.
Rozpoznawanie potrzeb pracowników jest elementem ciągłego doskonalenia organizacji.
3.11. Role i odpowiedzialność
Organizacja określa co najmniej:
- właściciela procesu;
- jednostkę przyjmującą zgłoszenia;
- rolę koordynatora dostępności;
- odpowiedzialność przełożonych;
- odpowiedzialność HR i IT;
- odpowiedzialność właścicieli systemów;
- udział inspektora ochrony danych;
- zasady angażowania zamówień publicznych i obsługi prawnej;
- organ lub osobę rozpatrującą sprawy eskalowane.
Każde zgłoszenie ma przypisaną osobę odpowiedzialną za jego prowadzenie.
3.12. Udział osób z niepełnosprawnościami
Osoby z niepełnosprawnościamiosoby z niepełnosprawnościamiOsoby, które mają długotrwałą niepełnosprawność fizyczną, umysłową, intelektualną lub sensoryczną, która w oddziaływaniu z różnymi barierami mogą utrudniać im pełne i skuteczne uczestnictwo w życiu społecznym na równych zasadach z innymi osobami. oraz osoby korzystające z technologii asystujących uczestniczą – za ich zgodą i na równych zasadach – w projektowaniu mechanizmów zgłaszania, ustalaniu priorytetów, testowaniu rozwiązań i ocenie skuteczności działań.
Udział pracownika w konsultacjach nie może być traktowany jako bezpłatne zastępowanie specjalistycznych audytów ani powodować dodatkowego, nieuzasadnionego obciążenia pracą.
4. Uzasadnienie
Dostępność cyfrowadostępność cyfrowaWłaściwość rozwiązań wykorzystujących technologie informacyjno-komunikacyjne polegająca na możliwości korzystania z nich przez możliwie najszerszy krąg użytkowników, w tym osoby z niepełnosprawnościami, bez potrzeby stosowania szczególnych adaptacji lub przy wykorzystaniu technologii wspomagających. Ang. _accessibility_, w środowisku pracy nie jest wyłącznie rezultatem zgodności technicznej systemów, lecz wynika z rzeczywistej zdolności pracowników do wykonywania zadań z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.
Doświadczenia pracowników, w tym osób z niepełnosprawnościami, stanowią unikalne i niezbędne źródło wiedzy o funkcjonowaniu organizacji w praktyce. Bez ich systemowego uwzględnienia organizacja nie jest w stanie w pełni rozpoznać barier ani skutecznie na nie reagować.
Brak mechanizmów rozpoznawania potrzeb prowadzi do:
- utrzymywania się barier w środowisku pracy,
- obniżenia efektywności pracowników,
- wykluczenia części osób z pełnego uczestnictwa w pracy.
Systemowe podejście do rozpoznawania i uwzględniania potrzeb pracowników pozwala:
- budować środowisko pracy sprzyjające włączeniu,
- zwiększać skuteczność organizacji,
- wykorzystywać doświadczenia pracowników jako źródło doskonalenia procesów i narzędzi.
Bariery cyfrowe mogą prowadzić nie tylko do obniżenia efektywności, ale również do uzależnienia pracownika od pomocy innych osób, naruszenia poufności przetwarzanych informacji, zwiększenia obciążenia pracą, podwyższenia ryzyka błędu oraz nierównego dostępu do szkoleń, awansu i rozwoju zawodowego.
Koszt bariery może pozostawać niewidoczny dla organizacji, ponieważ bywa przenoszony na pracownika, jego współpracowników albo przełożonych. Dlatego brak formalnego zgłoszenia nie powinien być automatycznie interpretowany jako brak problemów.
5. Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
- Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
- PN-EN 301 549 – Wymagania dostępności dla produktów i usług ICT
- WCAG 2.1 (AA)