Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Zasady postępowania z zasobami archiwalnymi
Zasada ogólna
Zasób archiwalny pozostający publicznie dostępny powinien być oceniony pod kątem dostępności cyfrowej, oznaczenia, aktualności, dostępu alternatywnego i potrzeb użytkowników. OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. powinna być adekwatna do funkcji zasobu, jego znaczenia, sposobu udostępniania i możliwości technicznych.
Oznaczanie treści archiwalnych
Użytkownikużytkownikosoba, która wchodzi w interakcję z produktem, usługą lub środowiskiem powinien wiedzieć, że treść jest archiwalna, nieaktualna lub zachowana ze względu na wartość dokumentacyjną. Oznaczenie powinno być zrozumiałe, widoczne w kontekście korzystania z zasobu i nie powinno sugerować, że treść jest nadal aktualnym komunikatem podmiotu.
Oznaczenie może wskazywać datę publikacji, datę archiwizacji, zakres nieaktualności, miejsce nowszej wersji albo sposób uzyskania informacji aktualnej. Zakres informacji powinien być proporcjonalny do znaczenia zasobu i ryzyka wprowadzenia użytkownika w błąd.
Dostępność cyfrowa
Zasoby archiwalne pozostające publicznie dostępne powinny być dostępne cyfrowo albo mieć określony sposób zapewnienia dostępności lub dostępu alternatywnego, zgodnie z przepisami. Ocena powinna uwzględniać charakter zasobu, jego funkcję, aktualność, wartość historyczną, realne potrzeby użytkowników i możliwość zapewnienia alternatywy.
Jeżeli pełne dostosowanie zasobu historycznego nie jest możliwe albo byłoby nieproporcjonalne, podmiot powinien zachować informację o sposobie uzyskania treści w formie dostępnej, o ile taki obowiązek lub potrzeba wynika z przepisów albo z charakteru zasobu.
Wycofanie z publikacji
Wycofanie z publikacjiwycofanie z publikacjiZakończenie publicznego udostępniania treści w serwisie, BIP, aplikacji albo innym kanale publikacji. Wycofanie nie jest równoznaczne z usunięciem dokumentacji ani z prawidłowym zapewnieniem dostępności cyfrowej. nie powinno oznaczać utraty dokumentacji ani braku możliwości ustalenia, co i dlaczego zostało usunięte. Przed wycofaniem należy ocenić, czy zasób jest informacją publiczną, dokumentem sprawy, materiałem archiwalnym, treścią zawierającą dane osobowe albo elementem usługi cyfrowej.
DecyzjadecyzjaRozstrzygnięcie podejmowane na podstawie informacji utrzymywanych przez SZDC. Decyzje prowadzą do działań wpływających na stan dostępności i zgodności lub na rozwój systemu zapewniania dostępności cyfrowej. o wycofaniu powinna wskazywać podstawę, zakres, datę, osobę odpowiedzialną i sposób dalszego przechowywania albo udostępniania, jeżeli jest ono wymagane.
Migracja i trwałość
Migracja powinna zapewniać czytelność danych, zachowanie metadanych, kontekstu, relacji między zasobami i elementów istotnych dla dostępności cyfrowej. Dotyczy to w szczególności struktury treści, tekstów alternatywnych, napisów, transkrypcji, audiodeskrypcji, załączników, powiązań z dokumentami, historii zmian, podpisów, znaczników czasu, identyfikatorów spraw i informacji o publikacji.
Przed zakończeniem migracji należy zweryfikować, czy zasób można odtworzyć, czy zachowano informacje potrzebne do jego interpretacji oraz czy nie utracono elementów dostępnościowych. Sam eksport plików bez metadanych i kontekstu może być niewystarczający.