Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Poradnik wdrożeniowy - archiwizacja i wycofywanie zasobów cyfrowych

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 16 maja 2026 r.

Cel poradnika​

Poradnik wspiera podmioty publiczne we wdrażaniu zasad dotyczących:

  • archiwizacji zasobów cyfrowych,
  • migracji danych,
  • wycofywania treści i usług cyfrowych,
  • wycofywania systemów teleinformatycznych,
  • utrzymywania dostępności zasobów historycznych.

Poradnik ma charakter praktyczny i organizacyjny.

Nie zastępuje:

  • przepisów prawa,
  • instrukcji kancelaryjnych,
  • zasad archiwizacji,
  • procedur bezpieczeństwa informacji,
  • procedur ochrony danych osobowych,
  • procedur zarządzania dokumentacją obowiązujących w organizacji.

Dlaczego ten obszar jest ważny​

Wiele organizacji koncentruje działania związane z dostępnością cyfrową przede wszystkim na:

  • tworzeniu nowych treści,
  • modernizacji serwisów,
  • zakupie nowych systemów,
  • wdrażaniu nowych usług cyfrowych.

Znacznie rzadziej organizacje planują:

  • co dzieje się z treściami po kilku latach,
  • jak zachować dostęp do danych historycznych,
  • jak wycofywać systemy bez utraty informacji,
  • jak ograniczać ryzyko usunięcia ważnych zasobów,
  • jak zachować dostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. cyfrową podczas migracji i zmian technologicznych.

W praktyce właśnie na końcu cyklu życia zasobu często pojawiają się problemy takie jak:

  • utrata informacji publicznej,
  • usunięcie dokumentów historycznych,
  • niedziałające odnośniki,
  • utrata dostępu do archiwów,
  • pogorszenie dostępności po migracji systemu,
  • brak możliwości odtworzenia danych,
  • brak odpowiedzialności za zasoby historyczne.

Najważniejsze zasady wdrożenia​

Zarządzanie cyklem życia zasobu​

Każdy zasób cyfrowyzasób cyfrowyTreść, dokument, plik, dane, metadane, wpis, załącznik, multimedia albo inny element utrzymywany w postaci cyfrowej w systemie, serwisie, repozytorium lub innym środowisku teleinformatycznym. powinien mieć określony:

  • cel,
  • właściciela,
  • status,
  • sposób utrzymania,
  • sposób zakończenia utrzymywania.

Dotyczy to między innymi:

  • stron internetowych,
  • dokumentów elektronicznych,
  • repozytoriów,
  • formularzy,
  • aplikacji,
  • systemów teleinformatycznych,
  • materiałów multimedialnych.

Archiwizacja to nie usunięcie​

Jednym z najczęstszych problemów organizacyjnych jest utożsamianie archiwizacji z usunięciem treści.

Archiwizacja oznacza przede wszystkim:

  • zachowanie informacji,
  • zabezpieczenie danych,
  • możliwość odtworzenia zasobu,
  • utrzymanie dostępu do informacji historycznych,
  • zachowanie dokumentacji działalności organizacji.

Dostępność cyfrowa dotyczy także zasobów historycznych​

Treści historyczne również mogą być potrzebne użytkownikom.

Dotyczy to między innymi:

  • dokumentów archiwalnych,
  • wcześniejszych wersji informacji publicznej,
  • historycznych uchwał,
  • formularzy,
  • materiałów edukacyjnych,
  • treści dowodowych lub organizacyjnych.

Nie zawsze możliwe jest pełne dostosowanie wszystkich zasobów historycznych do współczesnych standardów dostępności cyfrowej.

OrganizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny powinna jednak:

  • ograniczać bariery,
  • oznaczać treści archiwalne,
  • zapewniać dostęp alternatywnydostęp alternatywnySposób zapewnienia użytkownikowi dostępu do informacji albo usługi w formie innej niż pierwotna, jeżeli pełne dostosowanie zasobu nie jest możliwe, byłoby nieproporcjonalne albo wynika to z potrzeb użytkownika.,
  • unikać nieuzasadnionego usuwania informacji,
  • zachowywać możliwość uzyskania dostępu do danych historycznych.

Co warto wdrożyć w pierwszej kolejności​

1. Określenie odpowiedzialności​

Organizacja powinna ustalić:

  • kto podejmuje decyzje o archiwizacji,
  • kto odpowiada za wycofywanie treści,
  • kto odpowiada za dane historyczne,
  • kto koordynuje migrację systemów,
  • kto odpowiada za dostępność cyfrową podczas zmian,
  • kto zatwierdza wyłączenie systemów lub usług.

W małych podmiotach role mogą być łączone.

2. Identyfikacja najważniejszych zasobów​

Nie trzeba rozpoczynać od pełnej inwentaryzacji wszystkich systemów i dokumentów.

W pierwszej kolejności warto zidentyfikować:

  • główne serwisy WWW,
  • BIP,
  • najważniejsze repozytoria dokumentów,
  • systemy realizujące usługi publiczne,
  • formularze elektroniczne,
  • zasoby szczególnie istotne dla obywateli,
  • zasoby zawierające informacje publiczne lub dane historyczne.

3. Wprowadzenie statusów zasobów​

Proste statusy pomagają uporządkować sposób postępowania z treściami i systemami.

Najczęściej wystarczające są statusy:

  • aktywny,
  • archiwalny,
  • migrowany,
  • wycofywany,
  • wycofany,
  • do przeglądu.

4. Dokumentowanie decyzji​

Nawet uproszczona dokumentacja znacząco ogranicza ryzyko chaosu organizacyjnego.

W praktyce często wystarcza:

  • formularz decyzji,
  • prosty rejestrrejestrCentralnie utrzymywany zbiór powiązanych informacji wykorzystywany przez SZDC. Rejestr jest stale aktualizowany i stanowi podstawowe źródło informacji wykorzystywane przez procesy, raporty oraz publikacje.,
  • lista kontrolnalista kontrolnaZestaw pytań lub kryteriów używany przed publikacją materiału. Lista kontrolna pomaga potwierdzić, czy materiał spełnia minimalne wymagania dostępności. działań,
  • wskazanie osoby odpowiedzialnej.

5. Oznaczanie treści archiwalnych​

Użytkownikużytkownikosoba, która wchodzi w interakcję z produktem, usługą lub środowiskiem powinien móc rozpoznać, że korzysta z materiału historycznego.

W praktyce często wystarczają:

  • oznaczenie „Archiwum”,
  • data publikacji,
  • data wycofania,
  • informacja o możliwej nieaktualności treści,
  • wskazanie sposobu uzyskania dostępu alternatywnego.

Typowe błędy organizacyjne​

Usuwanie treści bez analizy skutków​

Częsty problemproblemUdokumentowana sytuacja wymagająca podjęcia działań. Problem może dotyczyć zarówno stanu dostępności i zgodności zasobów, jak i sposobu funkcjonowania SZDC.:

  • „porządkowanie serwisu” prowadzi do usunięcia ważnych informacji publicznych lub dokumentacji historycznej.

Przed usunięciem treści warto ocenić:

  • czy informacja powinna zostać zachowana,
  • czy użytkownicy nadal mogą jej potrzebować,
  • czy istnieją obowiązki dotyczące przechowywania,
  • czy treść jest powiązana z dokumentacją sprawy,
  • czy wycofanie nie utrudni dostępu do informacji publicznej.

Brak planu wycofania systemu​

Wiele organizacji planuje wdrożenie nowego systemu, ale nie planuje:

  • co stanie się ze starym systemem,
  • jak zachować dane historyczne,
  • jak zapewnić dostęp do wcześniejszych dokumentów,
  • jak zabezpieczyć dane przed utratą,
  • kto odpowiada za archiwum po wyłączeniu systemu.

To częsta przyczyna utraty informacji i problemów organizacyjnych.

Migracja bez uwzględnienia dostępności cyfrowej​

Podczas migracji łatwo utracić:

  • strukturę dokumentów,
  • opisy alternatywne,
  • poprawną strukturę nagłówków,
  • dostępność formularzy,
  • zgodnośćzgodnośćStopień spełnienia określonych wymagań dotyczących dostępności cyfrowej. Ocena zgodności jest jednym ze źródeł informacji wykorzystywanych przez SZDC, lecz nie wyczerpuje wiedzy o rzeczywistej dostępności. z technologiami wspomagającymi,
  • metadanemetadaneInformacje opisujące zasób, w szczególności jego tytuł, właściciela, daty, wersję, lokalizację, status, podstawę publikacji, relacje z innymi zasobami i sposób dalszego postępowania. lub relacje między dokumentami.

Dlatego dostępność cyfrowadostępność cyfrowaWłaściwość rozwiązań wykorzystujących technologie informacyjno-komunikacyjne polegająca na możliwości korzystania z nich przez możliwie najszerszy krąg użytkowników, w tym osoby z niepełnosprawnościami, bez potrzeby stosowania szczególnych adaptacji lub przy wykorzystaniu technologii wspomagających. Ang. _accessibility_, powinna być sprawdzana również po migracji.

Pozostawianie niedostępnych archiwów bez informacji dla użytkownika​

Historyczne zasoby nie powinny być pozostawiane bez:

  • oznaczenia,
  • informacji o ograniczeniach,
  • możliwości uzyskania wsparcia,
  • wskazania sposobu dostępu alternatywnego.

Wyłączenie systemu bez zabezpieczenia danych​

System nie powinien być wyłączany przed:

  • wykonaniem eksportu danych,
  • sprawdzeniem możliwości odtworzenia danych,
  • określeniem sposobu dalszego dostępu,
  • udokumentowaniem decyzji organizacyjnej.

Jak wdrażać rozwiązania w małych podmiotach​

Małe organizacje nie potrzebują rozbudowanego systemu zarządzania archiwizacją.

Najczęściej wystarczające są:

  • proste statusy zasobów,
  • jedna osoba koordynująca działania,
  • podstawowy rejestr decyzji,
  • listy kontrolne,
  • zasady oznaczania treści archiwalnych,
  • podstawowy model dostępu alternatywnego.

Najważniejsze jest:

  • uporządkowanie odpowiedzialności,
  • ograniczenie przypadkowego usuwania danych,
  • dokumentowanie decyzjidokumentowanie decyzjiUtrwalenie najważniejszych informacji dotyczących oceny materiału i podjętej decyzji, w szczególności wyniku oceny dostępności, zastosowanych działań, uzasadnienia oraz osoby odpowiedzialnej.,
  • zachowanie możliwości odtworzenia informacji.

Jak wdrażać rozwiązania w większych organizacjach​

Większe organizacje powinny dążyć do integracji procesu z:

  • zarządzaniem usługami cyfrowymi,
  • bezpieczeństwem informacji,
  • ciągłością działania,
  • zarządzaniem dokumentacją,
  • polityką dostępności cyfrowej,
  • architekturą systemów teleinformatycznych,
  • zarządzaniem zmianą.

W praktyce oznacza to między innymi:

  • planowanie końca cyklu życia systemów,
  • analizę ryzyka,
  • standardy migracji danych,
  • utrzymywanie repozytoriów historycznych,
  • testowanie dostępności po migracjach,
  • określenie zasad przekazywania zasobów do archiwum lub repozytorium historycznego.

Dostęp alternatywny - praktyczne podejście​

Dostęp alternatywny nie powinien być traktowany jako:

  • „usprawiedliwienie” dla pozostawiania niedostępnych zasobów.

Jego celem jest:

  • ograniczanie barier,
  • umożliwienie uzyskania informacji,
  • wsparcie użytkownika,
  • zachowanie dostępu do informacji historycznej.

Najczęściej stosowane rozwiązania:

  • przygotowanie dostępnej wersji dokumentu,
  • przekazanie informacji w innym formacie,
  • pomoc pracownika,
  • streszczenie treści,
  • ponowne opublikowanie wybranych materiałów,
  • udostępnienie informacji na wniosek.

Konflikty prawne i decyzyjne​

Charakter konfliktów​

W praktyce archiwizacji i wycofywania zasobów cyfrowych mogą pojawiać się konflikty między:

  • obowiązkami archiwalnymi,
  • dostępem do informacji publicznej,
  • ochroną danych osobowych,
  • wymaganiami dostępności cyfrowej,
  • retencją danych,
  • kosztami utrzymania systemów,
  • ograniczeniami technicznymi.

Konflikt nie powinien być rozwiązywany:

  • przez automatyczne usunięcie zasobu,
  • przez bezterminowe utrzymywanie nieuporządkowanych danych,
  • przez decyzję jednej osoby bez dokumentacji i analizy skutków.

Zasady postępowania​

Rozstrzygnięcie konfliktu powinno być:

  • udokumentowane,
  • proporcjonalne,
  • oparte na analizie ryzyka,
  • uwzględniające interes użytkownika i obowiązki organizacji.

W dokumentacji warto wskazać:

  • problem,
  • możliwe warianty działania,
  • ryzyka,
  • podstawę decyzji,
  • osoby uczestniczące w analizie,
  • sposób dalszego dostępu do informacji.

Typowe konflikty​

Najczęściej występują konflikty dotyczące:

  • dostępności cyfrowej zasobów historycznych,
  • publikacji dokumentów zawierających dane osobowe,
  • wycofywania treści z BIP,
  • relacji między publikacją a dokumentacją sprawy,
  • kosztów utrzymania historycznych systemów,
  • relacji między retencją a publiczną publikacją danych.

Najważniejsza zasada​

Wycofanie z publikacjiwycofanie z publikacjiZakończenie publicznego udostępniania treści w serwisie, BIP, aplikacji albo innym kanale publikacji. Wycofanie nie jest równoznaczne z usunięciem dokumentacji ani z prawidłowym zapewnieniem dostępności cyfrowej. nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentu lub danych.

Retencja nie oznacza obowiązku ciągłej publicznej publikacji.

Niedostępność cyfrowa nie jest samodzielną podstawą usunięcia zasobu historycznego.

Przypadki szczególne​

Charakter przypadków szczególnych​

Niektóre zasoby nie spełniają warunków zwykłej archiwizacji lub wycofania.

Dotyczy to między innymi:

  • zasobów bez metadanych,
  • zasobów bez właściciela,
  • zasobów bez klasyfikacji Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)JRWA (Jednolity rzeczowy wykaz akt). Jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zgodnie z właściwymi przepisami.,
  • uszkodzonych plików,
  • danych w nieczytelnych formatach,
  • systemów bez aktywnego wsparcia technicznego,
  • historycznych zasobów bez określonego statusu.

Zasady postępowania​

Przypadek szczególny nie uzasadnia pominięcia procedury.

Nie należy usuwać zasobu tylko dlatego, że:

  • brakuje metadanych,
  • nie ustalono właściciela,
  • system jest przestarzały,
  • występują problemy techniczne,
  • nie można szybko ustalić kwalifikacji archiwalnej.

W pierwszej kolejności należy:

  • zabezpieczyć dane,
  • ograniczyć ryzyko utraty informacji,
  • opisać problem,
  • wyznaczyć odpowiedzialność,
  • określić status tymczasowy zasobu.

Statusy tymczasowe​

W sytuacjach wymagających dalszej analizy organizacja może stosować statusy takie jak:

  • do przeglądu,
  • wymagający uzupełnienia metadanych,
  • niedostępny technicznie,
  • wymagający migracji,
  • wymagający dostępu alternatywnego.

Szczególne ryzyka​

Przypadki szczególne mogą uniemożliwiać:

  • brakowanie,
  • usunięcie zasobu,
  • wyłączenie systemu,
  • zakończenie migracji.

Do czasu wyjaśnienia sytuacji organizacja powinna zachować stanstanAktualny, udokumentowany opis określonego obiektu w danym momencie. W SZDC pojęcie stanu odnosi się przede wszystkim do stanu dostępności i zgodności zasobów oraz stanu systemu zapewniania dostępności cyfrowej. umożliwiający dalszą analizę i odtworzenie danych.

Minimalny model wdrożenia​

Organizacja może rozpocząć od wdrożenia pięciu podstawowych elementów:

  • Odpowiedzialność - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej,
  • Statusy zasobów - wprowadzenie prostych statusów,
  • Dokumentowanie - stosowanie formularzy i rejestrów,
  • Archiwizacja - określenie sposobu przechowywania danych,
  • Dostępność - oznaczanie treści archiwalnych i zapewnianie dostępu alternatywnego.

Przykładowy uproszczony przebieg procesu​

Krok 1​

Identyfikacja treści lub systemu przeznaczonego do wycofania lub archiwizacji.

Krok 2​

OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności.:

  • czy dane należy zachować,
  • czy użytkownicy nadal potrzebują dostępu,
  • czy występują ryzyka dostępnościowe,
  • czy istnieją obowiązki przechowywania.

Krok 3​

Podjęcie i udokumentowanie decyzji.

Krok 4​

Zabezpieczenie danych i archiwizacja.

Krok 5​

Poinformowanie użytkowników - jeżeli jest wymagane.

Krok 6​

Aktualizacja rejestrów i dokumentacji.

Powiązanie z innymi obszarami organizacji​

ProcesprocesPowtarzalny sposób realizacji działań prowadzący do pozyskania, wykorzystania lub udostępnienia informacji oraz do podejmowania decyzji. Procesy są podstawowym mechanizmem funkcjonowania SZDC. archiwizacji i wycofywania zasobów cyfrowych powinien być powiązany między innymi z:

  • polityką dostępności cyfrowej,
  • zarządzaniem dokumentacją,
  • bezpieczeństwem informacji,
  • ochroną danych osobowych,
  • ciągłością działania,
  • zarządzaniem usługami cyfrowymi,
  • zarządzaniem zmianą.

Podsumowanie​

Zarządzanie końcem cyklu życia zasobów cyfrowych jest elementem systemowego zapewniania:

  • dostępności cyfrowej,
  • trwałości informacji publicznej,
  • bezpieczeństwa organizacyjnego,
  • ciągłości działania organizacji.

Najważniejszym celem wdrożenia nie jest tworzenie rozbudowanej biurokracji, lecz:

  • uporządkowanie odpowiedzialności,
  • ograniczanie ryzyka utraty danych,
  • zachowanie dostępu do informacji,
  • wspieranie użytkowników,
  • zapewnienie ciągłości organizacyjnej podczas zmian technologicznych.