Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Model organizacji procesu

Opracowanie: Bartłomiej Wilk
Data zgłoszenia: 29 kwietnia 2026 r.

Cel modelu​

Model organizacji procesu pomaga podmiotowi uporządkować decyzje dotyczące dostępności cyfrowej zasobów w całym cyklu życia. Nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej, Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)JRWA (Jednolity rzeczowy wykaz akt). Jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zgodnie z właściwymi przepisami. ani procedur archiwalnych. Wskazuje, kiedy zasób wymaga przeglądu, kwalifikacji, dostosowania, archiwizacji, migracji albo wycofania oraz jakie informacje powinny pozostać w śladzie dokumentacyjnym.

Model powinien być stosowany proporcjonalnie. W małym podmiocie może przyjąć postać krótkiej notatki i rejestru decyzji, a w dużej organizacji może być powiązany z systemem System elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)EZD (System elektronicznego zarządzania dokumentacją). System elektronicznego zarządzania dokumentacją wykorzystywany do prowadzenia spraw, dokumentacji i obiegu dokumentów w podmiocie., repozytorium treści, systemem zgłoszeń lub dokumentacją utrzymaniową.

Etapy procesu​

  1. Utworzenie lub pozyskanie zasobu - podmiot ustala podstawowe informacje o zasobie, jego właścicielu, miejscu przechowywania, celu publikacji lub wykorzystania oraz wymaganiach dotyczących dostępności i danych.
  2. Publikacja i utrzymanie - zasób jest używany, aktualizowany i oznaczany w sposób umożliwiający ustalenie jego wersji, statusu, podstawy publikacji i osoby odpowiedzialnej.
  3. Przegląd - podmiot okresowo albo zdarzeniowo sprawdza, czy zasób pozostaje aktualny, potrzebny, dostępny cyfrowo i zgodny z obowiązkami prawnymi oraz organizacyjnymi.
  4. Kwalifikacja - podmiot ocenia, czy zasób powinien pozostać aktywny, zostać oznaczony jako archiwalny, migrowany, wycofany z publikacji, przekazany do właściwego trybu archiwalnego albo przeznaczony do brakowania zgodnie z właściwymi przepisami.
  5. Archiwizacja, migracja albo wycofanie - podmiot wykonuje wybraną decyzję z zachowaniem metadanych, kontekstu, statusu dostępnościowego, elementów dostępnościowych, zasad bezpieczeństwa i wymagań dotyczących danych osobowych.
  6. Dalszy dostęp lub zakończenie udostępniania - podmiot zapewnia użytkownikowi informację o statusie zasobu, sposobie dalszego dostępu albo przyczynie zakończenia publicznego udostępniania.

Statusy zasobu​

Status zasobu powinien być prosty, zrozumiały i możliwy do odnotowania w dokumentacji. Zaleca się stosowanie co najmniej następujących statusów:

  • aktywny,
  • do przeglądu,
  • archiwalny,
  • do migracji,
  • wycofany z publikacji,
  • przekazany albo przeznaczony do brakowania zgodnie z właściwymi przepisami.

Status nie przesądza samodzielnie o kwalifikacji archiwalnej. Jest narzędziem organizacyjnym, które pomaga ustalić dalszy tryb postępowania z zasobem.

Odrębnie od statusu organizacyjnego należy określić status dostępnościowy zasobustatus dostępnościowy zasobuInformacja o tym, czy zasób jest dostępny cyfrowo, wymaga dostosowania, wymaga dostępu alternatywnego, jest archiwalny z ograniczeniami, został wycofany z publikacji albo jest migrowany z wymaganiem zachowania elementów dostępnościowych.. Powinien on wskazywać, czy zasób jest dostępny cyfrowo, wymaga dostosowania, wymaga dostępu alternatywnego, jest archiwalny dostępny, archiwalny z ograniczeniami, wycofany z publikacji albo migrowany z wymaganiem zachowania elementów dostępnościowych.

Decyzje​

Każda decyzjadecyzjaRozstrzygnięcie podejmowane na podstawie informacji utrzymywanych przez SZDC. Decyzje prowadzą do działań wpływających na stan dostępności i zgodności lub na rozwój systemu zapewniania dostępności cyfrowej. dotycząca archiwizacji, migracji, wycofania z publikacji albo wycofania systemu powinna mieć właściciela, podstawę, datę, uzasadnienie i ślad dokumentacyjny. Zakres dokumentowania powinien być proporcjonalny do znaczenia zasobu, ryzyka utraty informacji, obowiązków archiwalnych, wpływu na użytkowników i obecności danych osobowych.

W przypadku zasobów istotnych publicznie albo systemów dziedzinowych decyzja powinna uwzględniać także sposób dalszego udostępniania, możliwość odtworzenia informacji, wymagania dostępności cyfrowej oraz trwałość formatów i metadanych.

Ryzyka​

Podmiot powinien ograniczać w szczególności następujące ryzyka:

  • utrata kontekstu,
  • utrata metadanych,
  • utrata dostępności,
  • niekontrolowane usunięcie informacji publicznej,
  • utrata danych przy migracji,
  • brak możliwości odtworzenia zasobu.

OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. ryzyka nie musi mieć formy rozbudowanej analizy. Powinna jednak pozwalać wykazać, że decyzja była świadoma, udokumentowana i adekwatna do znaczenia zasobu.