Wersja robocza

Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Procedura standardowa

Opracowanie: Bartłomiej Wilk

Data zgłoszenia: 29 kwietnia 2026 r.

Zakres

Procedura standardowa wspiera decyzje dotyczące archiwizacji zasobów, wycofywania treści, wycofywania systemów, migracji danych, kwalifikacji zasobów, przekazania do właściwego trybu archiwalnego oraz dokumentowania procesu. Powinna być stosowana proporcjonalnie do znaczenia zasobu, skali systemu i ryzyka utraty informacji.

Procedura nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej, Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)JRWA (Jednolity rzeczowy wykaz akt). Jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zgodnie z właściwymi przepisami., instrukcji archiwalnej, decyzji właściwego archiwum państwowego ani procedur ochrony danych osobowych. Pomaga powiązać te wymagania z zarządzaniem zasobami cyfrowymi.

Etapy

1. Inwentaryzacja zasobu.
2. OcenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. statusu i funkcji zasobu.
3. Ocena dostępności cyfrowej, obowiązków prawnych, archiwalnych i danych osobowych.
4. DecyzjadecyzjaRozstrzygnięcie podejmowane na podstawie informacji utrzymywanych przez SZDC. Decyzje prowadzą do działań wpływających na stan dostępności i zgodności lub na rozwój systemu zapewniania dostępności cyfrowej. o dalszym postępowaniu.
5. Archiwizacja, migracja, oznaczenie, wycofanie albo przekazanie.
6. Dokumentowanie decyzjidokumentowanie decyzjiUtrwalenie najważniejszych informacji dotyczących oceny materiału i podjętej decyzji, w szczególności wyniku oceny dostępności, zastosowanych działań, uzasadnienia oraz osoby odpowiedzialnej..
7. Weryfikacja skutków i aktualizacja rejestru.

Na etapie inwentaryzacji należy ustalić, gdzie zasób się znajduje, kto za niego odpowiada, jakie systemy go przetwarzają i czy istnieją powiązane pliki, metadanemetadaneInformacje opisujące zasób, w szczególności jego tytuł, właściciela, daty, wersję, lokalizację, status, podstawę publikacji, relacje z innymi zasobami i sposób dalszego postępowania., logi, podpisy, załączniki albo informacje o publikacji. Przy wycofaniu systemu należy także uwzględnić integracje, konta, uprawnienia, dokumentację techniczną i możliwość odtworzenia danych po migracji.

Jeżeli zasób pozostaje publicznie dostępny, należy ocenić jego dostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. cyfrową i określić status dostępnościowy. Jeżeli zasób nie spełnia wymagań, należy zdecydować o dostosowaniu, dostępie alternatywnym, oznaczeniu albo wycofaniu z publikacji. Jeżeli zasób jest migrowany, należy sprawdzić, czy nie utracono elementów dostępnościowych.

Minimalna dokumentacja decyzji

Dokumentacja decyzji powinna obejmować co najmniej:

• identyfikator albo adres zasobu,
• właściciel zasobu,
• data decyzji,
• osoba lub komórka odpowiedzialna,
• status zasobu,
• status dostępnościowy zasobustatus dostępnościowy zasobuInformacja o tym, czy zasób jest dostępny cyfrowo, wymaga dostosowania, wymaga dostępu alternatywnego, jest archiwalny z ograniczeniami, został wycofany z publikacji albo jest migrowany z wymaganiem zachowania elementów dostępnościowych.,
• wybrany sposób postępowania,
• uzasadnienie,
• informacja o dostępności cyfrowej, dostępie alternatywnym albo dalszym udostępnianiu,
• informacja o danych osobowych, jeżeli dotyczy.

Zakres dokumentacji można rozszerzyć, gdy zasób ma istotne znaczenie dla informacji publicznej, dokumentacji sprawy, ciągłości działania, ochrony danych osobowych albo praw użytkowników.