Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Zapewnianie dostępności cyfrowej zasobów archiwalnych, migrowanych i wycofywanych

Opracowanie: Bartłomiej Wilk
Data zgłoszenia: 29 kwietnia 2026 r.

1. Cel​

Celem zalecenia jest uporządkowanie zasad zapewniania dostępności cyfrowej zasobów, które utraciły aktualność, wymagają migracji, powinny pozostać dostępne jako zasoby archiwalne, mają zostać wycofane z publikacji albo są powiązane z wycofywanym systemem teleinformatycznym.

ZaleceniezalecenieWystąpienie o charakterze służbowym adresowane do organizacji, podstawowa forma dokumentu Sieci. wskazuje, że dostępność cyfrowadostępność cyfrowaWłaściwość rozwiązań wykorzystujących technologie informacyjno-komunikacyjne polegająca na możliwości korzystania z nich przez możliwie najszerszy krąg użytkowników, w tym osoby z niepełnosprawnościami, bez potrzeby stosowania szczególnych adaptacji lub przy wykorzystaniu technologii wspomagających. Ang. _accessibility_, nie kończy się na etapie publikacji. Powinna być oceniana i dokumentowana również wtedy, gdy zasób jest archiwizowany, migrowany, oznaczany jako archiwalny, wycofywany albo udostępniany użytkownikom w innej formie.

Archiwizacja, migracja i wycofywanie zasobów nie są wyłącznie czynnościami technicznymi ani kancelaryjnymi. Decyzje te wpływają na zachowanie kontekstu, metadanych, informacji publicznej, retencji danych, ciągłości działania, obowiązków archiwalnych, ochrony danych osobowych i rozliczalności działań podmiotu.

Dokument porządkuje poziom normatywny i strategiczno-organizacyjny. Szczegółowe sposoby wdrożenia, listy kontrolne, formularze i przykłady są opisane w załącznikach oraz materiałach pomocniczych.

2. Zalecenie​

Podmioty publiczne powinny zarządzać dostępnością cyfrową zasobów przez cały cykl ich życia, w tym podczas archiwizacji, migracji i wycofywania z publikacji. Każda taka decyzjadecyzjaRozstrzygnięcie podejmowane na podstawie informacji utrzymywanych przez SZDC. Decyzje prowadzą do działań wpływających na stan dostępności i zgodności lub na rozwój systemu zapewniania dostępności cyfrowej. powinna określać status dostępnościowy zasobustatus dostępnościowy zasobuInformacja o tym, czy zasób jest dostępny cyfrowo, wymaga dostosowania, wymaga dostępu alternatywnego, jest archiwalny z ograniczeniami, został wycofany z publikacji albo jest migrowany z wymaganiem zachowania elementów dostępnościowych., sposób dalszego udostępniania oraz potrzebę zapewnienia dostępu alternatywnego.

3. Rekomendacje​

  1. Określać status dostępnościowy zasobu przed jego archiwizacją, migracją albo wycofaniem z publikacji.
  2. Ustalać, czy zasób pozostający publicznie dostępny nadal powinien spełniać wymagania dostępności cyfrowej.
  3. Uwzględniać dostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. cyfrową zasobów archiwalnych i historycznych adekwatnie do ich funkcji, znaczenia, sposobu udostępniania i możliwości technicznych, zwłaszcza gdy pozostają publicznie dostępne.
  4. Zapewniać dostęp alternatywnydostęp alternatywnySposób zapewnienia użytkownikowi dostępu do informacji albo usługi w formie innej niż pierwotna, jeżeli pełne dostosowanie zasobu nie jest możliwe, byłoby nieproporcjonalne albo wynika to z potrzeb użytkownika., jeżeli pełne dostosowanie zasobu archiwalnego nie jest możliwe albo byłoby nieproporcjonalne.
  5. Oznaczać treści archiwalne w sposób zrozumiały dla użytkownika, w szczególności przez wskazanie ich statusu, daty, zakresu aktualności i sposobu uzyskania informacji aktualnej lub dostępnej.
  6. Przy migracji zachowywać elementy istotne dla dostępności cyfrowej, w szczególności strukturę treści, metadanemetadaneInformacje opisujące zasób, w szczególności jego tytuł, właściciela, daty, wersję, lokalizację, status, podstawę publikacji, relacje z innymi zasobami i sposób dalszego postępowania., teksty alternatywne, napisy, transkrypcje, audiodeskrypcję, relacje między dokumentami i kontekst publikacji.
  7. Dokumentować decyzje o archiwizacji, migracji, dostosowaniu, zapewnieniu alternatywy albo wycofaniu zasobu.
  8. Nie utożsamiać ukrycia, usunięcia albo technicznego przeniesienia treści z prawidłowym zapewnieniem dostępności cyfrowej.
  9. Przed wycofaniem treści lub systemu oceniać wpływ decyzji na dostęp do informacjidostęp do informacjiMożliwość rzeczywistego zapoznania się z treścią informacji niezależnie od sposobu odbioru, technologii wspomagających albo formy publikacji materiału. publicznej, obowiązki archiwalne, ochronę danych osobowych i możliwość odtworzenia informacji.
  10. Powiązać zasady postępowania z zasobami archiwalnymi, migrowanymi i wycofywanymi z innymi zaleceniami SDC dotyczącymi załączników, treści od innych podmiotów, multimediów, deklaracji dostępności i cyklu życia Technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK)TIK (Technologie informacyjno-komunikacyjne). Technologia informatyczna i inny sprzęt, systemy, technologie lub procesy, których główną funkcją jest tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie, wyświetlanie, odbieranie lub przesyłanie danych i informacji elektronicznych, a także wszelkiej powiązanej treści. Ang. _ICT (Information and Communication Technologies)_. .

4. Uzasadnienie​

Dostępność cyfrowa jest często kontrolowana przy tworzeniu lub publikacji zasobu, ale pomijana w końcowej fazie cyklu życia TIK. Tymczasem zasoby archiwalne, historyczne, migrowane albo wycofywane nadal mogą być publicznie dostępne, potrzebne do załatwienia sprawy, istotne dla informacji publicznej albo wykorzystywane jako dokumentacja działań podmiotu.

Migracja może powodować utratę elementów istotnych dla dostępności cyfrowej, takich jak struktura treści, metadane, teksty alternatywne, napisy, transkrypcje, audiodeskrypcjaaudiodeskrypcjaPrzekazywany głosem w przerwach między wypowiedziami lub jako osobna ścieżka dźwiękowa opis treści wizualnych w materiale wideo., relacje między dokumentami albo kontekst publikacji. Usunięcie linku, ukrycie strony, przeniesienie pliku do innego katalogu albo wyłączenie systemu może ograniczyć użytkownikowi dostęp do informacji, nawet jeżeli zasób nadal istnieje w zapleczu technicznym lub dokumentacyjnym.

Decyzja o archiwizacji, migracji albo wycofaniu powinna obejmować ocenę skutków dla dostępności cyfrowej, sposobu dalszego udostępniania i potrzeby zapewnienia dostępu alternatywnego. Powinna też zachowywać informacje o właścicielu zasobu, metadanych, statusie, podstawie prawnej, retencji danych, ochronie danych osobowych, obowiązkach archiwalnych i możliwości odtworzenia informacji.

Archiwizacja i migracja mają znaczenie nie tylko techniczne, ale także użytkowe, prawne, organizacyjne i dostępnościowe. Brak jednolitego standardu postępowania prowadzi do utraty treści, metadanych, kontekstu i rozliczalności. W praktyce ten sam zasób może być jednocześnie treścią informacyjną, dokumentacją sprawy, elementem usługi cyfrowej, materiałem historycznym albo nośnikiem danych osobowych.

Dokument główny porządkuje zasady organizacyjne. Szczegółowy sposób wdrożenia opisują załączniki wdrożeniowe oraz materiały pomocnicze i operacyjne, które mogą być dostosowane do skali, struktury i zadań danego podmiotu.

Zalecenie jest skalowalne. Może być stosowane zarówno przez małe podmioty prowadzące prosty serwis internetowy, jak i przez duże organizacje utrzymujące wiele systemów, repozytoriów, usług i kanałów publikacji.

Zastrzeżenie kompetencyjne​

Zalecenie nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej, przepisów o narodowym zasobie archiwalnym, decyzji właściwego archiwum państwowego ani analizy prawnej konkretnej sprawy. Nie tworzy odrębnego systemu kwalifikacji archiwalnej. Określa organizacyjne zasady zarządzania zasobami cyfrowymi w końcowej fazie ich cyklu życia z perspektywy dostępności cyfrowej, trwałości informacji i rozliczalności decyzji.

5. Podstawy prawne​

5.1. Archiwa i dokumentacja​

Regulacje te określają ramy klasyfikowania, kwalifikowania, przechowywania, przekazywania i brakowania dokumentacji. Zalecenie nie zastępuje tych regulacji, lecz wskazuje potrzebę powiązania ich z zarządzaniem zasobami cyfrowymi.

5.2. Informatyzacja i interoperacyjność​

Regulacje te mają znaczenie dla systemów teleinformatycznych, formatów danych, interoperacyjności, bezpieczeństwa i możliwości wymiany informacji w postaci elektronicznej.

5.3. Informacja publiczna i BIP​

Przepisy te wpływają na decyzje o publikacji, utrzymaniu, oznaczaniu, wycofaniu oraz dalszym udostępnianiu informacji publicznej.

5.4. Dostępność cyfrowa​

Regulacja ta ma znaczenie dla treści archiwalnych i historycznych, które pozostają publicznie dostępne, a także dla postępowań w sprawie zapewnienia dostępności cyfrowej i dostępu alternatywnego.

5.5. Ochrona danych osobowych​

Regulacje te mają znaczenie dla retencji danych, ograniczenia dostępu, minimalizacji danych, bezpieczeństwa przetwarzania i rozliczalności.

5.6. Usługi zaufania​

Regulacja ta powinna być uwzględniana, gdy zasób zawiera podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczną, znacznik czasu albo inny mechanizm potwierdzający autentyczność lub integralność.

6. Źródła i opracowania​

  • Materiały Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
  • Materiały właściwych archiwów państwowych
  • Dokumentacja systemów System elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)EZD (System elektronicznego zarządzania dokumentacją). System elektronicznego zarządzania dokumentacją wykorzystywany do prowadzenia spraw, dokumentacji i obiegu dokumentów w podmiocie.
  • EN 301 549
  • Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
  • Materiały i zalecenia SDC dotyczące dostępności cyfrowej, zarządzania treścią, załączników, multimediów, deklaracji dostępności, interoperacyjności i cyklu życia TIK
  • Dokumentacja wewnętrzna podmiotu, w szczególności instrukcja kancelaryjna, Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)JRWA (Jednolity rzeczowy wykaz akt). Jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zgodnie z właściwymi przepisami., instrukcja archiwalna, polityki bezpieczeństwa informacji, procedury ochrony danych osobowych, dokumentacja systemów oraz umowy z wykonawcami

7. Załączniki​

8. Powiązania z innymi zaleceniami SDC​

Zalecenie jest powiązane z przeglądem i naprawą załączników, ponieważ wynik przeglądu może prowadzić do decyzji o naprawie, oznaczeniu jako archiwalne, zapewnieniu alternatywy, migracji albo wycofaniu zasobu.

Zalecenie wspiera publikowanie treści pochodzących od innych podmiotów, gdy trzeba ustalić odpowiedzialność za dalsze utrzymanie, aktualizację, oznaczenie albo wycofanie materiału.

Zalecenie ma znaczenie dla dostępności multimediów i komunikacji masowej, w szczególności przy zachowywaniu nagrań, transkrypcji, napisów, audiodeskrypcji, komunikatów i materiałów historycznych.

Zalecenie dostarcza informacji potrzebnych do deklaracji dostępności, zwłaszcza gdy zasoby archiwalne pozostają publicznie dostępne albo wymagają wskazania dostępu alternatywnego.

Zalecenie rozwija perspektywę cyklu życia TIK, ponieważ archiwizacja, migracja i wycofywanie powinny być planowane od etapu projektowania, utrzymania i modernizacji systemu.

Historia wersji​

WersjaDataOpis zmian
0.129 kwietnia 2026 r.Wersja robocza zalecenia dotyczącego archiwizacji i wycofywania zasobów cyfrowych.
0.212 maja 2026 r.Skrócenie materiału, oddzielenie zalecenia od załączników wdrożeniowych oraz materiałów pomocniczych i operacyjnych.
0.312 maja 2026 r.Przeniesienie załączników i materiałów pomocniczych do jednego katalogu pakietu oraz aktualizacja linków i front matter dla automatycznego sidebaru.
0.423 maja 2026 r.Przesunięcie akcentu zalecenia z archiwizacji zasobów cyfrowych na zapewnianie dostępności cyfrowej zasobów archiwalnych, migrowanych i wycofywanych; doprecyzowanie celu, zalecenia, rekomendacji, formularzy, list kontrolnych, słownika i rejestru decyzji.