Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Wzór procedury tworzenia i zatwierdzania rocznego planu działania w małym podmiocie
urząd gminy, szkoła, przedszkole, biblioteka publiczna, dom kultury, muzeum regionalne, ośrodek sportu i rekreacji, gminny/miejski ośrodek pomocy społecznej, dom pomocy społecznej, powiatowy urząd pracy, straż gminna/miejska, policja, itp.
1. Cel procedury
Celem procedury jest ustalenie prostego i powtarzalnego sposobu przygotowania, konsultowania i zatwierdzania rocznego planu działań w zakresie dostępności cyfrowej, dostosowanego do możliwości małej organizacji.
Procedura ma zapewnić, że plan:
- obejmuje kluczowe obowiązki wynikające z ustawy o dostępności cyfrowej,
- jest realistyczny w kontekście zasobów podmiotu,
- usprawnia pracę i pozwala na stopniowy wzrost dojrzałości dostępności.
2. Zakres procedury
Procedura obejmuje:
- opracowanie projektu rocznego planu działań,
- konsultacje wewnętrzne,
- zatwierdzenie planu przez kierownika jednostki,
- publikację planu oraz monitorowanie jego realizacji.
Dotyczy wszystkich pracowników realizujących zadania związane z tworzeniem dokumentów cyfrowych, publikowaniem treści oraz obsługą strony internetowej lub BIP.
3. Definicje
Plan działania – coroczny dokument opisujący cele, zadania, odpowiedzialności i terminy związane z zapewnianiem dostępności cyfrowej.
Osoba odpowiedzialna za dostępność cyfrową – pracownik odpowiedzialny za przygotowanie planu i koordynację jego realizacji.
Pracownik współpracujący – osoba wykonująca zadania przypisane jej w planie (np. redaktor strony, informatyk, osoba przygotowująca dokumenty).
4. Role i odpowiedzialności
4.1. Osoba odpowiedzialna za dostępność cyfrową
- inicjuje proces tworzenia planu,
- zbiera dane wejściowe i propozycje działań,
- opracowuje projekt planu,
- koordynuje konsultacje,
- przygotowuje wersję końcową i przedstawia ją kierownikowi,
- monitoruje realizację planu,
- przygotowuje roczne podsumowanie.
4.2. Pracownicy współpracujący
- zgłaszają propozycje działań i potrzeby szkoleniowe,
- realizują działania przypisane im w planie,
- przekazują informacje o postępach i problemach.
4.3. Kierownik jednostki
- akceptuje i zatwierdza roczny plan działania,
- zapewnia podstawowe zasoby niezbędne do realizacji planu,
- nadzoruje wykonanie zadań.
5. Etapy procedury
Etap 1: Inicjacja procesu
Termin: do 15 listopada
Odpowiedzialny: Osoba odpowiedzialna za dostępność
Działania:
- Ustalenie prostego harmonogramu przygotowania planu.
- Poinformowanie pracowników o rozpoczęciu prac.
- Udostępnienie krótkiej listy pytań lub formularza zgłoszeń:
- Jakie działania były potrzebne w tym roku?
- Jakie działania warto zaplanować na przyszły rok?
- Jakich szkoleń lub narzędzi brakuje?
Artefakty:
- komunikat inicjujący,
- formularz zgłoszeń (np. prosty plik .docx lub mail).
Etap 2: Zbieranie propozycji i danych
Termin: 15–30 listopada
Odpowiedzialni: Pracownicy współpracujący, Osoba odpowiedzialna
Działania:
- zebranie propozycji działań,
- analiza zgłoszeń problemów z dostępnością (jeśli prowadzi się rejestr),
- przegląd strony www/BIP,
- ocena realizacji działań z poprzedniego roku.
Artefakty:
- lista potrzeb i propozycji działań.
Etap 3: Opracowanie projektu planu
Termin: do 10 grudnia
Odpowiedzialny: Osoba odpowiedzialna
Działania:
- uporządkowanie zgromadzonych propozycji,
- przygotowanie projektu planu (2–3 strony),
- przypisanie odpowiedzialnych osób i terminów,
- grupowanie działań w uproszczone 7 wymiarów dostępności cyfrowej.
Artefakt:
- projekt planu (wersja 1.0).
Etap 4: Konsultacje
Termin: 10–20 grudnia
Odpowiedzialni: Osoba odpowiedzialna, Pracownicy współpracujący
Działania:
- przekazanie projektu planu osobom zaangażowanym,
- zebranie uwag i propozycji,
- wprowadzenie zmian do dokumentu.
Artefakt:
- projekt planu (wersja 2.0).
Etap 5: Zatwierdzenie planu
Termin: do 10 stycznia
Odpowiedzialny: Kierownik jednostki
Działania:
- przegląd dokumentu,
- akceptacja planu,
- ewentualne drobne korekty,
- formalne zatwierdzenie (np. podpis kierownika).
Artefakt:
- zatwierdzony roczny plan działania.
Etap 6: Publikacja i przekazanie planu
Termin: do 15 stycznia
Odpowiedzialni: Osoba odpowiedzialna, Sekretariat / redaktor BIP
Działania:
- przesłanie planu pracownikom,
- umieszczenie dokumentu w miejscu dostępnym (intranet, wspólny dysk, BIP – opcjonalnie),
- poinformowanie o rozpoczęciu realizacji.
Artefakty:
- opublikowany plan,
- komunikat dla pracowników.
Etap 7: Monitorowanie realizacji
Termin: cały rok (przegląd kwartalny lub półroczny)
Odpowiedzialni: Osoba odpowiedzialna, Pracownicy realizujący zadania
Działania:
- przegl ąd statusów zadań,
- aktualizacja krótkiej tabeli postępów,
- zgłaszanie trudności kierownikowi.
Artefakt:
- tabela postępów (Excel / Arkusz Google).
Etap 8: Roczna ocena realizacji
Termin: do 31 marca kolejnego roku
Odpowiedzialni: Osoba odpowiedzialna, Kierownik
Działania:
- podsumowanie wykonanych zadań,
- identyfikacja działań do poprawy,
- przygotowanie rocznego podsumowania.
Artefakt:
- raport z realizacji planu.
6. Niezbędne dokumenty i narzędzia
- krótki szablon planu działania,
- prosty formularz zbierania propozycji działań,
- tabela postępów,
- wyniki prostych testów dostępności,
- podstawowy rejestr zgłoszeń dostępności (opcjonalnie).
7. Postanowienia końcowe
- Procedura jest aktualizowana co roku lub w razie potrzeby.
- Osoba odpowiedzialna za dostępność cyfrową nadzoruje aktualizację.
- Pracownicy zaangażowani w realizację działań są informowani o każdej zmianie procedury.