Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Wzór procedury tworzenia i zatwierdzania rocznego planu działania
1. Cel procedury
Celem procedury jest zapewnienie jednolitego, przejrzystego i powtarzalnego procesu przygotowania, konsultowania, zatwierdzania oraz publikowania rocznego planu działania na rzecz dostępności cyfrowej.
Procedura gwarantuje, że plan:
- wynika z realnych potrzeb organizacji,
- uwzględnia wymagania prawne i standardy (WCAG, EN 301 549, ustawa o dostępności),
- jest spójny z dokumentami strategicznymi,
- posiada określone priorytety, harmonogram, odpowiedzialności i mierniki,
- może być monitorowany oraz oceniany.
2. Zakres procedury
Procedura obejmuje:
- plan działań na rok kalendarzowy,
- działania w 7 wymiarach dostępności cyfrowej (Komunikacja, Wsparcie, Pracownicy, Zaopatrzenie, Wiedza i umiejętności, Cykl życia TIK, Zarządzanie i kultura),
- wszystkie jednostki organizacyjne przygotowujące treści cyfrowe lub realizujące zadania związane z dostępnością.
3. Definicje
Plan działania – roczny dokument wskazujący cele, zadania, odpowiedzialności, terminy i mierniki dotyczące zapewniania dostępności cyfrowej.
Koordynator dostępności cyfrowej – osoba odpowiedzialna za przygotowanie planu, jego konsultacje oraz monitoring realizacji.
Jednostka współpracująca – komórka organizacyjna wykonująca zadania ujęte w planie.
4. Role i odpowiedzialności
4.1. Koordynator dostępności cyfrowej
- inicjuje proces przygotowania planu,
- opracowuje projekt dokumentu,
- prowadzi konsultacje wewnętrzne,
- przygotowuje wersję finalną i przekazuje do zatwierdzenia,
- monitoruje realizację planu,
- sporządza raport roczny z wykonania planu.
4.2. Jednostki organizacyjne
- przekazują dane wejściowe (potrzeby, problemy, rekomendacje),
- zgłaszają propozycje działań,
- akceptują przypisane im zadania,
- realizują działania i raportują postępy.
4.3. Dział IT
- opiniuje działania techniczne,
- ocenia wykonalność i ryzyka technologiczne.
4.4. Kierownictwo instytucji
- zatwierdza plan działania,
- ustala priorytety strategiczne,
- zapewnia zasoby organizacyjne i finansowe.
5. Etapy procedury
Etap 1: Inicjacja procesu
Termin: do 15 października
Odpowiedzialny: Koordynator
Działania:
- Opracowanie harmonogramu przygotowania planu.
- Poinformowanie jednostek organizacyjnych o rozpoczęciu procesu.
- Udostępnienie formularza zgłaszania propozycji działań.
Artefakty:
- komunikat inicjujący,
- harmonogram,
- formularz zbierania propozycji.
Etap 2: Zbieranie danych wejściowych
Termin: 15 października – 15 listopada
Odpowiedzialni: Jednostki, Koordynator
Działania:
- analiza wyników wcześniejszych działań (monitoring, audyty, zgłoszenia),
- ocena realizacji planu za rok poprzedni,
- zebranie propozycji działań od jednostek,
- identyfikacja wymogów prawnych i technicznych.
Artefakty:
- zestawienie potrzeb,
- lista proponowanych działań.
Etap 3: Opracowanie projektu planu
Termin: do 5 grudnia
Odpowiedzialny: Koordynator
Działania:
- agregacja i selekcja zgłoszonych propozycji,
- ocena wykonalności i priorytetów,
- przypisanie odpowiedzialności i terminów,
- przygotowanie projektu w strukturze: cele, zadania, mierniki, odpowiedzialni, harmonogram.
Artefakt:
- projekt planu działania (wersja 1.0).
Etap 4: Konsultacje wewnętrzne
Termin: 5–20 grudnia
Odpowiedzialni: Koordynator, Jednostki
Działania:
- Przekazanie projektu planu wszystkim jednostkom.
- Zbieranie uwag w wyznaczonym terminie.
- Konsultacje z działem IT i zamówień publicznych.
- Organizacja spotkań roboczych (opcjonalnie).
- Przygotowanie tabeli uwag i rozbieżności.
Artefakty:
- zestawienie uwag,
- tabela rozbieżności,
- projekt planu (wersja 2.0).
Etap 5: Zatwierdzenie planu
Termin: do 15 stycznia
Odpowiedzialni: Koordynator, Kierownictwo
Działania:
- przygotowanie wersji finalnej planu,
- przedstawienie dokumentu kierownictwu,
- wprowadzenie ewentualnych korekt,
- zatwierdzenie planu (zarządzenie / decyzja dyrektora).
Artefakty:
- zatwierdzony plan działania,
- zarządzenie lub decyzja zatwierdzająca.
Etap 6: Publikacja planu
Termin: do 31 stycznia
Odpowiedzialni: Koordynator, Redaktorzy komunikacji
Działania:
- publikacja planu w intranecie,
- przekazanie dokumentu kierownikom jednostek,
- opcjonalnie publikacja w BIP.
Artefakty:
- opublikowana wersja planu,
- komunikat o wdrożeniu.
Etap 7: Monitorowanie realizacji
Termin: ciągły (przeglądy kwartalne)
Odpowiedzialni: Jednostki, Koordynator
Działania:
- kwartalne zbieranie informacji o postępach,
- analiza barier i opóźnień,
- aktualizacja rejestru realizacji,
- rekomendacje korekt i działań usprawniających.
Artefakty:
- raporty kwartalne,
- uaktualniony rejestr postępów.
Etap 8: Roczna ocena realizacji planu
Termin: do 31 marca kolejnego roku
Odpowiedzialni: Koordynator, Kierownictwo
Działania:
- ocena wyników i mierników,
- opracowanie raportu rocznego,
- przedstawienie wniosków kierownictwu,
- uwzględnienie wniosków w przygotowaniu kolejnego planu.
Artefakty:
- raport z realizacji planu,
- rekomendacje na nowy rok.
6. Dokumenty i narzędzia wykorzystywane w procedurze
- wzór rocznego planu działania,
- formularz zgłaszania propozycji działań,
- szablon raportu kwartalnego i rocznego,
- rejestr zgłoszeń problemów z dostępnością,
- wyniki audytów i testów dostępności,
- harmonogram prac nad planem.
7. Postanowienia końcowe
- Procedura jest przeglądana co najmniej raz na 2 lata.
- Zmiany w procedurze zatwierdza kierownictwo instytucji.
- Pracownicy uczestniczący w realizacji procedury są zapoznawani z jej aktualnymi wersjami.