Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Procedura zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 8 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 4 lutego 2026 r.

§ 1. Cel i przedmiot procedury​

  1. Celem procedury jest zapewnienie, aby wszystkie dokumenty cyfrowe wytwarzane, publikowane lub przekazywane przez organizację były dostępne cyfrowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi w organizacji zasadami.
  2. Procedura realizuje wymagania wynikające w szczególności z:
    • ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych,
    • normy EN 301 549 – w zakresie mającym zastosowanie do dokumentów cyfrowych
    • Wytycznych dla dostępności treści internetowych (WCAG) 2.1 lub nowszych, poziom AA.
    • wewnętrznych regulacji organizacji w zakresie publikowania informacji i zarządzania dokumentami.
  3. Procedura stanowi dokument wykonawczy do Polityki dostępności dokumentów cyfrowych i określa sposób jej realizacji w praktyce organizacyjnej.
  4. Procedura obejmuje zasady, role oraz etapy działań związanych z planowaniem, tworzeniem, weryfikacją, monitorowaniem i doskonaleniem jakości dokumentów cyfrowych w organizacji.

§ 2. Zakres stosowania​

  1. Procedura obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne oraz osoby zatrudnione lub współpracujące z organizacją, które:
    • tworzą, edytują lub publikują dokumenty elektroniczne (w szczególności DOCX, XLSX, PPTX, PDF),
    • udostępniają dokumenty w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronach internetowych lub przekazują je odbiorcom zewnętrznym.
  2. Postanowienia procedury stosuje się również do dokumentów wewnętrznych, o ile:
    • nie mają one wyłącznie charakteru roboczego lub
    • stanowią podstawę podejmowania decyzji, realizacji zadań lub dokumentowania działań organizacji.

§ 3. Definicje​

  1. Dostępność cyfrowa – właściwość dokumentu umożliwiająca jego odczytanie, zrozumienie i wykorzystanie przez różne osoby, w tym osoby z niepełnosprawnościami, przy użyciu technologii wspomagających i standardowych narzędzi.
  2. Dokument cyfrowy – dokument w postaci elektronicznej, wytworzony lub udostępniony przez organizację, niezależnie od formatu pliku.
  3. Dokument dostępny – dokument elektroniczny pracowany w sposób umożliwiający użytkownikom skuteczne zapoznanie się z jego treścią przy użyciu technologii wspomagających oraz standardowych narzędzi.
  4. Szablon dostępny – wzorzec dokumentu opracowany zgodnie z zasadami dostępności cyfrowej i zatwierdzony do stosowania w organizacji.
  5. Zespół ds. dostępności cyfrowej – zespół powołany przez kierownika jednostki w celu koordynowania działań organizacji w obszarze dostępności cyfrowej.

§ 4. Odpowiedzialność​

  1. Kierownik jednostki:

    • zatwierdza Politykę dostępności dokumentów cyfrowych oraz niniejszą procedurę,
    • zapewnia środki organizacyjne i zasoby niezbędne do realizacji procesu,
    • powołuje Zespół ds. dostępności cyfrowej.

  2. Zespół ds. dostępności cyfrowej:

    • opracowuje i aktualizuje zasady, szablony oraz wytyczne dotyczące dostępności dokumentów,
    • zapewnia wsparcie merytoryczne i konsultacyjne dla pracowników,
    • monitoruje jakość dokumentów i raportuje wyniki kierownictwu jednostki.

  3. Autorzy dokumentów:

    • tworzą dokumenty zgodnie z obowiązującymi zasadami i zatwierdzonymi szablonami,
    • przed publikacją lub przekazaniem dokumentu są zobowiązani do sprawdzenia jego dostępności przy użyciu dostępnych narzędzi.

  4. Komórka właściwa ds. kadr lub szkoleń:

    • planuje i realizuje szkolenia z zakresu dostępności dokumentów cyfrowych,
    • prowadzi ewidencję przeszkolonych pracowników.

  5. ** Osoby wykonujące audyty lub przeglądy dostępności dokumentów:

    • przeprowadzają okresowe kontrole jakości dokumentów,
    • przygotowują raporty oraz rekomendacje działań usprawniających.

§ 5. Etapy procesu zapewniania dostępności dokumentów​

1. Ustanowienie zasad i standardów​

  1. Zespół ds. dostępności cyfrowej opracowuje Politykę dostępności dokumentów cyfrowych oraz powiązane z nią wytyczne i standardy.
  2. Dokumenty te są zatwierdzane przez kierownika jednostki i udostępniane pracownikom w sposób zapewniający łatwy dostęp.

2. Projektowanie i utrzymanie szablonów​

  1. Zespół ds. dostępności cyfrowej opracowuje i utrzymuje zestaw dostępnych szablonów dokumentów, w szczególności dla:
    • dokumentów tekstowych,
    • prezentacji multimedialnych,
    • arkuszy kalkulacyjnych.
  2. Szablony podlegają testom dostępności oraz okresowemu przeglądowi, nie rzadziej niż raz w roku.

3. Zapewnienie szkoleń i wsparcia​

  1. Pracownicy, których zakres obowiązków obejmuje tworzenie dokumentów, są zobowiązani do ukończenia szkolenia podstawowego z zakresu dostępności cyfrowej.
  2. Szkolenia realizowane są cyklicznie, z wykorzystaniem form e-learningowych lub stacjonarnych.
  3. Zespół ds. dostępności cyfrowej zapewnia bieżące wsparcie konsultacyjne.

4. Tworzenie i weryfikacja dokumentów​

  1. Autor dokumentu stosuje zatwierdzone szablony i obowiązujące zasady.
  2. Przed publikacją lub przekazaniem dokumentu autor jest zobowiązany do:
    • uruchomienia automatycznego sprawdzenia dostępności,
    • odnotowania wyniku weryfikacji w systemie obiegu dokumentów, jeżeli jest on stosowany w organizacji.
  3. Dokumenty niespełniające minimalnych wymagań dostępności nie mogą być publikowane ani przekazywane odbiorcom zewnętrznym.

5. Ocena kompetencji pracowników​

  1. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest ocena kompetencji osób tworzących dokumenty.
  2. Ocena może obejmować test wiedzy lub analizę przykładowych dokumentów.
  3. Wyniki oceny wykorzystywane są do planowania szkoleń oraz doskonalenia procesu.

6. Audyt i doskonalenie procesu​

  1. Zespół ds. dostępności cyfrowej przeprowadza coroczny audyt losowo wybranych dokumentów.
  2. Wyniki audytu przedstawiane są kierownictwu jednostki w formie raportu.
  3. Na podstawie raportu opracowywany jest plan działań naprawczych i rozwojowych.

§ 6. Monitorowanie i mierzenie skuteczności​

  1. Zespół ds. dostępności cyfrowej monitoruje skuteczność procedury, w szczególności poprzez analizę:
    • stopnia wykorzystania zatwierdzonych szablonów,
    • wyników ocen kompetencji pracowników,
    • jakości dokumentów wytwarzanych w organizacji.
  2. Raport z monitoringu przedstawiany jest kierownictwu jednostki co najmniej raz w roku.

§ 7. Dokumentacja procesu​

W ramach realizacji procedury tworzy się i aktualizuje w szczególności:

  • Politykę dostępności dokumentów cyfrowych,
  • zestaw dostępnych szablonów dokumentów,
  • programy i materiały szkoleniowe,
  • raporty z oceny kompetencji,
  • raporty z audytów dostępności dokumentów.

§ 8. Postanowienia końcowe​

  1. Procedura wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
  2. Zespół ds. dostępności cyfrowej dokonuje przeglądu procedury nie rzadziej niż raz na dwa lata.
  3. W sprawach nieuregulowanych tą procedurą stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa oraz wewnętrzne regulacje organizacji.

Załączniki​

  1. Załącznik nr 1: Lista kontrolna dostępnego dokumentu
  2. Załącznik nr 2: Wzór raportu z badania kompetencji
  3. Załącznik nr 3: Roczny harmonogram działań w zakresie dostępności dokumentów

Opracowano przez: Zespół ds. dostępności cyfrowej
Data opracowania: listopad 2025 r.