Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów biurowych

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 8 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 4 lutego 2026 r.

1. Cel zalecenia​

Celem tego zalecenia jest wzmocnienie działań podejmowanych przez podmioty publiczne w zakresie zapewnienia dostępności cyfrowej dokumentów biurowych, w szczególności plików tekstowych, prezentacji i arkuszy kalkulacyjnych, które są publikowane lub przekazywane w formie elektronicznej.

Zalecenie służy ujednoliceniu praktyk w administracji publicznej, podniesieniu jakości udostępnianych treści oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących dostępności cyfrowej.

2. Zalecenie​

Organizacja ustanawia i wdraża zasady oraz procedury zapewniające, że wszystkie nowo tworzone i publikowane dokumenty biurowe są zgodne z wymaganiami dostępności cyfrowej, określonymi w standardzie WCAG 2.1 na poziomie AA oraz normie EN 301 549.
Jednocześnie zapewnia warunki organizacyjne i kompetencje pracowników niezbędne do utrzymania tej zgodności.

Zalecenie obejmuje również wcześniej opublikowane dokumenty, których treść jest nadal wykorzystywana do realizacji bieżących zadań organizacji.

3. Rekomendacje​

Dla realizacji zalecenia rekomenduje się, aby podmioty publiczne podejmowały następujące działania:

3.1. Rozwiązania organizacyjne​

  1. Opracowały i przyjęły wewnętrzne zasady (politykę) w zakresie tworzenia, formatowania i publikowania dostępnych dokumentów biurowych, zgodne z zasadami dostępności cyfrowej, określonymi w standardzie WCAG 2.1 na poziomie AA oraz normie EN 301 549 (rozdział 10 – dokumenty elektroniczne).
  2. Określiły role i odpowiedzialność pracowników za zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów w regulaminach organizacyjnych, opisach stanowisk pracy i zakresach obowiązków.
  3. Wyznaczyły osoby odpowiedzialne za koordynację działań w obszarze dostępności dokumentów cyfrowych (np. koordynatora ds. dostępnych dokumentów).
  4. Uwzględniły zagadnienia dostępności dokumentów w planach szkoleń zawodowych, strategiach komunikacji elektronicznej i planach rozwoju kompetencji cyfrowych.
  5. Włączyły kryteria dostępności cyfrowej do procedur zamówień publicznych dotyczących oprogramowania biurowego, usług wydawniczych i szkoleń.
  6. Wprowadziły do procedur kontroli wewnętrznej elementy oceny dostępności dokumentów udostępnianych obywatelom (np. w ramach BIP, stron internetowych, ePUAP).
  7. Monitorowały poziom dostępności dokumentów w ramach kontroli wewnętrznej oraz sprawozdań z realizacji ustawy o dostępności.

3.2. Rozwój kompetencji​

  1. Zapewniły systemowe szkolenia podstawowe z zakresu tworzenia dostępnych dokumentów dla wszystkich pracowników przygotowujących treści cyfrowe.
  2. Wprowadziły ścieżki doskonalenia zawodowego dla osób opracowujących dokumenty, zakończone uzyskaniem mikropoświadczeń potwierdzających kompetencje w zakresie dostępności cyfrowej.
  3. Zapewniły aktualność wiedzy pracowników poprzez udział w szkoleniach, warsztatach lub programach wymiany doświadczeń w ramach Sieci Dostępności Cyfrowej.
  4. Uwzględniały aspekty dostępności cyfrowej dokumentów w planach szkoleń zawodowych i strategiach rozwoju organizacji.

3.3. Narzędzia i praktyka​

  1. Opracowały i udostępniły spójne szablony dokumentów (Word, PowerPoint, Excel, PDF) zgodne z zasadami dostępności cyfrowej.
  2. Wprowadziły obowiązek sprawdzania dostępności dokumentów przed ich publikacją – zarówno automatycznie, jak i manualnie.
  3. Stosowały procedury weryfikacji dostępności w ramach kontroli jakości, audytów i przeglądów okresowych.
  4. Zapewniły pracownikom narzędzia wspomagające i weryfikujące dostępność dokumentów, takie jak listy kontrolne, wbudowane moduły pakietu Office, walidator PAC, oprogramowanie Adobe Acrobat Pro.

4. Podstawy prawne​

  1. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2019 poz. 848 z późn. zm.).
  2. Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2020 poz. 1062 z późn. zm.).
  3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie wymogów dostępności produktów i usług (European Accessibility Act).
  4. Norma europejska EN 301 549 V3.2.1 (2021-03) – Wymagania dotyczące dostępności produktów i usług ICT.
  5. Wytyczne WCAG 2.1 (Wytyczne dla dostępności treści internetowych) opracowane przez W3C/WAI.
  6. Wytyczne Komisji Europejskiej z 2022 r. w sprawie mikropoświadczeń w edukacji i szkoleniach

5. Uzasadnienie​

Dostępność cyfrowa dokumentów biurowych jest niezbędnym elementem równego dostępu obywateli do informacji publicznej oraz efektywnej komunikacji administracji publicznej.
Dokumenty takie jak pisma, formularze, raporty, prezentacje czy instrukcje są często jedynym źródłem informacji dla osób z niepełnosprawnościami. Ich prawidłowe przygotowanie, zgodne ze standardami dostępności, umożliwia korzystanie z nich za pomocą technologii wspomagających.

Zapewnienie dostępności dokumentów:

  • realizuje zobowiązania wynikające z ustaw o dostępności cyfrowej i zapewnianiu dostępności,
  • zwiększa przejrzystość, efektywność i wizerunek administracji publicznej,
  • wspiera cele Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA) oraz krajowej strategii cyfryzacji,
  • przyczynia się do wzrostu kompetencji cyfrowych pracowników i standaryzacji pracy urzędów.

6. Źródła i opracowania​

  1. Wytyczne WCAG 2.1 (Wytyczne dla dostępności treści internetowych).
  2. Dyrektywa (UE) 2016/2102 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 października 2016 r. w sprawie dostępności stron internetowych i aplikacji mobilnych organów sektora publicznego.
  3. PL ETSI EN 301 549 V3.2.1 – Wymagania dotyczące dostępności produktów i usług ICT.
  4. Dyrektywa (UE) 2019/882 – Europejski Akt o Dostępności (EAA).
  5. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. 2019 poz. 848 z późn. zm.).
  6. Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2019 poz. 1696 z późn. zm.).
  7. W3C Web Accessibility Initiative (WAI): Planning and Managing Web Accessibility
  8. European Approach to Micro-Credentials (2022) – Communication from the European Commission

Załączniki​

  1. Przykładowa Polityka dostępnych dokumentów
  2. Przykładowa Procedura zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów
  3. Przykładowy Plan wdrożenia procedury zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów
  4. Przykładowa Polityka szkolenia i doskonalenia kompetencji w zakresie tworzenia dostępnych dokumentów cyfrowych
  5. Przykładowy poradnik Tworzenie dostępnych dokumentów w praktyce
  6. Przykładowa Lista kontrolna dostępnego dokumentu
  7. Przykładowy test wiedzy – Tworzenie dostępnych dokumentów w praktyce
  8. Przykładowy Raport z badania kompetencji w zakresie dostępności cyfrowej dokumentów
  9. Przykładowe Mikropoświadczenie: Twórca dostępnych dokumentów Word i PowerPoint