Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 8 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 10 maja 2026 r.

1. Cel zalecenia​

Celem zalecenia jest zapewnienie, aby dokumenty cyfrowe wykorzystywane przez organizację w komunikacji cyfrowej oraz realizacji zadań publicznych były przygotowywane, publikowane i utrzymywane zgodnie z wymaganiami dostępności cyfrowej.

Zalecenie określa sposób organizacji działań związanych z dostępnością dokumentów, stanowiąc rozwinięcie zasad organizacji procesów komunikacji cyfrowej i publikacji treści w odniesieniu do dokumentów cyfrowych.

2. Zalecenie​

Organizacja ustanawia i wdraża zasady oraz procedury zapewniające dostępność cyfrową dokumentów wykorzystywanych w komunikacji cyfrowej i publikacji treści, obejmujące ich przygotowanie, weryfikację, publikację, aktualizację oraz utrzymanie dostępności dokumentów pozostających w obiegu informacyjnym organizacji.

Organizacja zapewnia warunki organizacyjne, techniczne i kompetencyjne niezbędne do realizacji tych działań.

3. Rekomendacje​

3.1. Organizacja ustanawia zasady przygotowania i publikacji dokumentów​

Organizacja określa zasady przygotowania, publikacji, aktualizacji oraz utrzymania dostępności dokumentów cyfrowych.

W szczególności organizacja:

  1. określa wymagania dotyczące dostępności dokumentów cyfrowych zgodnie z WCAG oraz normą EN 301 549,
  2. określa zasady publikacji dokumentów w kanałach cyfrowych organizacji,
  3. określa zasady przygotowania dokumentów przeznaczonych do wielokrotnego wykorzystania,
  4. określa zasady postępowania z dokumentami pochodzącymi od podmiotów zewnętrznych,
  5. uwzględnia dostępność dokumentów w procedurach obiegu informacji i publikacji treści.

Zasady dotyczące dokumentów powinny być powiązane z organizacją procesów komunikacji cyfrowej i publikacji treści w organizacji.

3.2. Organizacja określa role i odpowiedzialność​

Organizacja określa odpowiedzialność za:

  • przygotowanie dokumentów,
  • zapewnienie elementów dostępności,
  • weryfikację dokumentów przed publikacją,
  • publikację i aktualizację dokumentów,
  • utrzymanie dokumentów w aktualnej i dostępnej postaci,
  • nadzór nad procesem zapewniania dostępności dokumentów.

Zakres odpowiedzialności powinien być dostosowany do wielkości i struktury organizacji.

3.3. Organizacja zapewnia dostępność dokumentów w całym okresie ich wykorzystania​

Procedury obejmują co najmniej:

  • tworzenie dokumentów,
  • aktualizację,
  • ponowne wykorzystanie,
  • publikację kolejnych wersji.

Organizacja zapewnia, aby sposób przygotowania dokumentów umożliwiał zachowanie ich dostępności podczas dalszego wykorzystania, publikacji i aktualizacji.

3.4. Organizacja zapewnia kontrolę jakości dokumentów​

Organizacja wdraża procedury weryfikacji dostępności dokumentów przed ich publikacją lub przekazaniem użytkownikom.

Kontrola obejmuje w szczególności:

  • poprawność struktury dokumentu,
  • kompletność informacji,
  • zgodność z wymaganiami dostępności,
  • poprawność eksportu do formatów publikacji,
  • możliwość korzystania z dokumentu z wykorzystaniem technologii wspomagających.

Kontrola dostępności dokumentów przed publikacją jest realizowana zgodnie z procedurą kontroli dostępności przed publikacją obowiązującą w organizacji.

3.5. Organizacja zapewnia odpowiednie narzędzia i rozwiązania techniczne​

Organizacja:

  1. zapewnia narzędzia umożliwiające tworzenie i publikację dostępnych dokumentów,
  2. udostępnia szablony dokumentów zgodne z wymaganiami dostępności,
  3. zapewnia możliwość weryfikacji dostępności dokumentów,
  4. uwzględnia dostępność przy wyborze systemów, usług i oprogramowania wykorzystywanego do tworzenia, publikacji i zarządzania dokumentami.

W szczególności organizacja uwzględnia wymagania dostępności przy wykorzystaniu:

  • pakietów biurowych,
  • systemów EZD,
  • repozytoriów dokumentów,
  • systemów publikacji treści,
  • narzędzi eksportu PDF.

3.6. Organizacja zapewnia rozwój kompetencji​

Organizacja zapewnia kompetencje niezbędne do tworzenia, publikacji i utrzymania dostępnych dokumentów.

Kompetencje są rozwijane poprzez połączenie:

  • materiałów operacyjnych,
  • standardów,
  • wsparcia eksperckiego,
  • mikro-szkoleń,
  • realizacji rzeczywistych zadań.

Organizacja zapewnia wsparcie kompetencyjne zgodnie z przyjętym systemem zarządzania kompetencjami oraz modelem zapewniania wsparcia kompetencyjnego.

3.7. Organizacja monitoruje i doskonali proces​

Organizacja monitoruje funkcjonowanie procesu zapewniania dostępności dokumentów.

Monitorowanie obejmuje w szczególności:

  • analizę błędów i problemów,
  • analizę zgłoszeń użytkowników,
  • identyfikację powtarzających się nieprawidłowości,
  • ocenę skuteczności stosowanych procedur i narzędzi.

Wyniki monitorowania są wykorzystywane do:

  • aktualizacji procedur,
  • doskonalenia standardów,
  • działań naprawczych,
  • planowania działań szkoleniowych,
  • rozwoju organizacji procesu publikacji dokumentów.

4. Powiązania z innymi zaleceniami​

Zalecenie stanowi element systemu zapewniania dostępności komunikacji cyfrowej.

W szczególności pozostaje powiązane z zaleceniami:

  • Organizacja procesów komunikacji cyfrowej i publikacji treści,
  • Zarządzanie standardami tworzenia i publikacji treści cyfrowych,
  • Kontrola dostępności przed publikacją,
  • Treści od innych podmiotów,
  • Zarządzanie publicznie udostępnianymi dokumentami,
  • Systemowe zarządzanie kompetencjami w zakresie dostępności cyfrowej.

Zalecenie nie zastępuje standardów tworzenia treści, procedur kontroli dostępności ani zasad zarządzania zasobem dokumentów, lecz określa sposób zapewniania dostępności dokumentów wykorzystywanych przez organizację.

5. Podstawy prawne​

  1. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
  2. Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
  3. Norma EN 301 549 Accessibility requirements for ICT products and services.
  4. Wytyczne WCAG jako podstawa oceny dostępności treści cyfrowych.
  5. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 (Europejski Akt o Dostępności).

6. Uzasadnienie​

Dokumenty cyfrowe stanowią jeden z podstawowych sposobów przekazywania informacji oraz realizacji zadań publicznych.

Dokumenty takie jak:

  • formularze,
  • pisma,
  • raporty,
  • instrukcje,
  • prezentacje,
  • dokumenty publikowane w BIP i serwisach internetowych

są często podstawowym lub jedynym źródłem informacji dla użytkowników.

Brak dostępności dokumentów prowadzi do ograniczenia możliwości korzystania z informacji publicznej oraz usług cyfrowych przez osoby korzystające z technologii wspomagających.

W praktyce organizacji problemy dotyczące dokumentów wynikają często nie z pojedynczych błędów technicznych, lecz z braku:

  • spójnych zasad działania,
  • odpowiedzialności,
  • odpowiednich narzędzi,
  • kompetencji,
  • procedur kontroli jakości,
  • zarządzania cyklem życia dokumentów.

Wdrożenie spójnego modelu organizacyjnego:

  • integruje dostępność z organizacją pracy,
  • wspiera jakość komunikacji cyfrowej,
  • ogranicza konieczność działań naprawczych,
  • zwiększa przewidywalność procesu publikacji,
  • umożliwia utrzymanie dokumentów w dostępnej postaci także po ich aktualizacji i ponownym wykorzystaniu.

7. Źródła i opracowania​

  1. W3C WAI, Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)
  2. EN 301 549 Accessibility requirements for ICT products and services
  3. W3C WAI, Planning and Managing Web Accessibility
  4. Matterhorn Protocol for PDF Accessibility
  5. PDF/UA – ISO 14289
  6. Materiały szkoleniowe i opracowania dotyczące dostępnych dokumentów cyfrowych