Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Plan wdrożenia systemu zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów
1. Cel planu
Celem planu jest przedstawienie przykładowego sposobu wdrożenia zasad, procedur i narzędzi zapewniających dostępność cyfrową dokumentów w organizacji.
Plan wspiera realizację zalecenia Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów oraz powiązanych dokumentów wykonawczych, w szczególności:
- polityki dostępności dokumentów cyfrowych,
- procedury zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów,
- standardów przygotowania dokumentów,
- checklist kontroli dokumentów przed publikacją,
- działań szkoleniowych i monitorujących.
Plan ma charakter pomocniczy. Może być dostosowany do wielkości organizacji, liczby publikowanych dokumentów, wykorzystywanych systemów oraz poziomu dojrzałości organizacyjnej.
2. Zakres wdrożenia
Wdrożenie obejmuje organizację procesu przygotowania, weryfikacji, publikacji, aktualizacji i utrzymania dostępnych dokumentów cyfrowych.
Zakres może obejmować w szczególności:
- dokumenty tekstowe,
- prezentacje,
- arkusze kalkulacyjne,
- dokumenty PDF,
- formularze i załączniki elektroniczne,
- dokumenty publikowane w BIP i serwisach internetowych,
- dokumenty przekazywane odbiorcom zewnętrznym,
- dokumenty wykorzystywane w usługach cyfrowych.
Wdrożenie dotyczy:
- nowych dokumentów,
- dokumentów aktualizowanych,
- dokumentów pozostających w bieżącym wykorzystaniu,
- dokumentów przygotowywanych przez wykonawców lub podmioty zewnętrzne na potrzeby organizacji.
3. Założenia organizacyjne
-
Wdrożenie powinno być prowadzone etapowo.
-
Wdrożenie powinno obejmować zarówno działania organizacyjne, jak i praktyczne wsparcie osób przygotowujących dokumenty.
-
Organizacja wskazuje osobę albo komórkę odpowiedzialną za koordynację wdrożenia.
-
W dużych organizacjach można wyznaczyć osoby kontaktowe w komórkach organizacyjnych.
-
W małych organizacjach dopuszczalne jest łączenie ról i stosowanie uproszczonego planu wdrożenia.
-
Wdrożenie powinno prowadzić do trwałej zmiany sposobu tworzenia i publikowania dokumentów, a nie wyłącznie do jednorazowej akcji szkoleniowej.
4. Cele szczegółowe wdrożenia
| Nr | Cel szczegółowy | Przykładowy rezultat |
|---|---|---|
| 1 | Uporządkowanie zasad przygotowania dokumentów | Przyjęta polityka lub zasady dostępnych dokumentów |
| 2 | Wdrożenie procedury pracy z dokumentami | Przyjęta procedura zapewniania dostępności dokumentów |
| 3 | Zapewnienie standardów i szablonów | Udostępnione standardy oraz dostępne szablony dokumentów |
| 4 | Wdrożenie kontroli przed publikacją | Stosowanie checklist i narzędzi sprawdzających |
| 5 | Rozwój kompetencji pracowników | Przeszkolone osoby przygotowujące i publikujące dokumenty |
| 6 | Monitorowanie jakości dokumentów | Przeglądy dokumentów i działania usprawniające |
5. Etap 1 — Przygotowanie wdrożenia
Cel etapu
Celem etapu jest rozpoczęcie działań organizacyjnych, określenie odpowiedzialno ści i ustalenie zakresu wdrożenia.
Działania
Organizacja:
- wskazuje osobę albo komórkę odpowiedzialną za koordynację wdrożenia;
- określa komórki i osoby uczestniczące w procesie tworzenia dokumentów;
- identyfikuje główne rodzaje dokumentów wykorzystywanych w organizacji;
- ustala systemy i kanały publikacji dokumentów;
- identyfikuje istniejące szablony, instrukcje i praktyki;
- określa priorytety wdrożenia.
Rezultaty
- wskazana odpowiedzialność za wdrożenie,
- określony zakres wdrożenia,
- wstępna lista dokumentów, szablonów i procesów wymagających uporządkowania.
6. Etap 2 — Analiza stanu obecnego
Cel etapu
Celem etapu jest rozpoznanie sposobu przygotowania, publikacji i utrzymania dokumentów cyfrowych w organizacji.
Działania
Organizacja analizuje:
- jakie dokumenty są najczęściej tworzone i publikowane;
- jakie formaty dokumentów są stosowane;
- jakie szablony są wykorzystywane;
- jakie problemy dostępności występują najczęściej;
- czy dokumenty są sprawdzane przed publikacją;
- jakie kompetencje mają osoby przygotowujące dokumenty;
- jakie narzędzia wspierające są dostępne.
Analiza może mieć charakter uproszczony i opierać się na:
- przeglądzie próbek dokumentów,
- rozmowach z osobami przygotowującymi dokumenty,
- analizie istniejących szablonów,
- przeglądzie zgłoszeń użytkowników.
Rezultaty
- opis stanu obecnego,
- lista najważniejszych problemów,
- lista priorytetów wdrożeniowych.
7. Etap 3 — Opracowanie lub przyjęcie zasad
Cel etapu
Celem etapu jest określenie zasad organizacji pracy z dokumentami cyfrowymi.
Działania
Organizacja:
- przyjmuje politykę albo zasady dostępności dokumentów cyfrowych;
- przyjmuje procedurę zapewniania dostępności dokumentów;
- określa role i odpowiedzialność;
- określa zasady stosowania szablonów;
- określa zasady kontroli dokumentów przed publikacją;
- określa sposób postępowania z dokumentami wymagającymi poprawy.
W małych organizacjach etap ten może polegać na przyjęciu uproszczonego zestawu zasad oraz gotowych standardów i checklist.
Rezultaty
- przyjęte zasady organizacyjne,
- określone role i odpowiedzialność,
- określony sposób kontroli dokumentów.
8. Etap 4 — Przygotowanie standardów, szablonów i narzędzi
Cel etapu
Celem etapu jest zapewnienie praktycznych narzędzi wspierających tworzenie dostępnych dokumentów.
Działania
Organizacja przygotowuje lub przyjmuje:
- standard przygotowania dokumentów tekstowych;
- standard przygotowania prezentacji;
- standard przygotowania arkuszy kalkulacyjnych;
- standard przygotowania dokumentów PDF;
- listę kontrolną dostępnego dokumentu;
- dostępne szablony dokumentów;
- instrukcje dla osób przygotowujących dokumenty.
W małych organizacjach możliwe jest stosowanie gotowych standardów, wzorów i checklist opracowanych zewnętrznie.
Rezultaty
- dostępne standardy dokumentów,
- dostępne szablony,
- lista kontrolna dokumentu,
- instrukcje i materiały wspierające.
9. Etap 5 — Szkolenia i wsparcie
Cel etapu
Celem etapu jest przygotowanie osób uczestniczących w procesie tworzenia, weryfikacji i publikacji dokumentów do stosowania przyjętych zasad.
Działania
Organizacja zapewnia:
- szkolenia podstawowe z tworzenia dostępnych dokumentów;
- szkolenia dla osób publikujących dokumenty;
- szkolenia dotyczące kontroli dokumentów przed publikacją;
- materiały instruktażowe;
- wsparcie konsultacyjne.
Szkolenia powinny być praktyczne i odnosić się do rzeczywistych dokumentów wykorzystywanych w organizacji.
Rezultaty
- przeszkolone osoby przygotowujące dokumenty,
- dostępne materiały szkoleniowe,
- uruchomione wsparcie dla pracowników.
10. Etap 6 — Wdrożenie w codziennej pracy
Cel etapu
Celem etapu jest rozpoczęcie stosowania przyjętych zasad w bieżącej pracy organizacji.
Działania
Organizacja rozpoczyna:
- stosowanie dostępnych szablonów;
- przygotowywanie dokumentów zgodnie ze standardami;
- kontrolę dokumentów przed publikacją;
- dokumentowanie problemów i działań naprawczych;
- korzystanie z checklist i narzędzi sprawdzających.
W początkowym okresie wdrożenia należy zapewnić wsparcie dla pracowników oraz analizować powtarzające się trudności.
Rezultaty
- stosowanie standardów i szablonów w praktyce,
- działający proces kontroli dokumentów,
- identyfikacja problemów wymagających doprecyzowania.
11. Etap 7 — Monitorowanie i doskonalenie
Cel etapu
Celem etapu jest utrzymanie i doskonalenie procesu zapewniania dostępności dokumentów.
Działania
Organizacja monitoruje:
- jakość publikowanych dokumentów;
- stosowanie szablonów;
- wyniki kontroli przed publikacją;
- zgłoszenia użytkowników;
- powtarzające się błędy;
- potrzeby szkoleniowe.
Na podstawie wyników monitorowania organizacja aktualizuje:
- standardy,
- szablony,
- checklisty,
- procedury,
- materiały szkoleniowe.
Rezultaty
- okresowe wnioski z monitorowania,
- działania naprawcze i usprawniające,
- aktualizacja materiałów wspierających.
12. Podejście dla małych organizacji
W małych organizacjach plan wdrożenia może być uproszczony.
Minimalny zakres wdrożenia obejmuje:
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za stosowanie zasad,
- przyjęcie podstawowych standardów lub gotowych materiałów,
- stosowanie dostępnych szablonów,
- stosowanie krótkiej listy kontrolnej przed publikacją,
- podstawowe szkolenie osób przygotowujących dokumenty,
- reagowanie na zgłoszenia użytkowników.
Uproszczenie planu nie powinno prowadzić do pomijania podstawowych wymagań dostępności dokumentów.
13. Przykładowy harmonogram pierwszego cyklu wdrożenia
| Okres | Działania główne | Rezultat |
|---|---|---|
| Miesiąc 1 | Określenie odpowiedzialności i zakresu wdrożenia | Zakres wdrożenia i osoby odpowiedzialne |
| Miesiąc 1–2 | Analiza stanu obecnego | Lista problemów i priorytetów |
| Miesiąc 2–3 | Przyjęcie zasad, procedury i standardów | Zatwierdzone dokumenty organizacyjne |
| Miesiąc 3–4 | Przygotowanie szablonów i checklist | Narzędzia wspierające pracę |
| Miesiąc 4–6 | Szkolenia i wsparcie | Przygotowani pracownicy |
| Miesiąc 6–12 | Stosowanie zasad i monitorowanie | Wnioski z praktyki i działania usprawniające |
14. Zasoby i wsparcie
Wdrożenie może wymagać:
- czasu osób odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentów;
- wsparcia koordynatora dostępności;
- udziału osób odpowiedzialnych za szkolenia;
- dostępu do narzędzi biurowych i sprawdzających;
- repozytorium szablonów i materiałów instruktażowych;
- wsparcia technicznego w zakresie systemów publikacyjnych.
Zakres zasobów powinien być proporcjonalny do wielkości organizacji i skali publikowanych dokumentów.
15. Zasada końcowa
Wdrożenie dostępności dokumentów cyfrowych powinno prowadzić do trwałego sposobu pracy, w którym dokumenty są przygotowywane, sprawdzane, publikowane i aktualizowane zgodnie z przyjętymi zasadami.
Plan wdrożenia nie powinien być traktowany jako jednorazowa akcja szkoleniowa, lecz jako pierwszy etap budowania stałego procesu zapewniania dostępności dokumentów.
Powiązane dokumenty
- Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów.
- Polityka dostępności dokumentów cyfrowych.
- Procedura zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów.
- Zarządzanie standardami tworzenia i publikacji treści cyfrowych.
- Kontrola dostępności treści cyfrowych przed publikacją.
- Standard przygotowania dokumentów tekstowych.
- Standard przygotowania prezentacji.
- Standard przygotowania arkuszy kalkulacyjnych.
- Standard przygotowania dokumentów PDF.
- Zasady opracowywania list kontrolnych dostępności treści cyfrowych.