Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Polityka dostępności dokumentów cyfrowych
§ 1. Cel dokumentu
-
Celem Polityki jest zapewnienie, aby dokumenty cyfrowe tworzone, publikowane, przekazywane lub utrzymywane przez organizację były czytelne, zrozumiałe i dostępne cyfrowo.
-
Polityka określa zasady organizacji procesu przygotowania, weryfikacji, publikacji, aktualizacji i utrzymania dostępnych dokumentów cyfrowych.
-
Polityka wspiera realizację zalecenia Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów oraz jest powiązana z zasadami organizacji komunikacji cyfrowej i publikacji treści w organizacji.
-
Polityka ma charakter ramowy i stanowi podstawę do opracowania procedur, standardów, szablonów, instrukcji oraz materiałów szkoleniowych dotyczących dokumentów cyfrowych.
§ 2. Zakres stosowania
-
Polityka dotyczy dokumentów cyfrowych tworzonych, publikowanych, przekazywanych lub utrzymywanych przez organizację.
-
Politykę stosuje się w szczególności do:
- dokumentów tekstowych;
- prezentacji;
- arkuszy kalkulacyjnych;
- dokumentów PDF;
- formularzy i załączników elektronicznych;
- dokumentów publikowanych w serwisach internetowych i BIP;
- dokumentów przekazywanych odbiorcom zewnętrznym;
- dokumentów wykorzystywanych w usługach cyfrowych.
-
Politykę stosuje się do:
- nowych dokumentów;
- dokumentów aktualizowanych;
- dokumentów pozostających w bieżącym wykorzystaniu;
- dokumentów przygotowywanych przez wykonawców lub podmioty zewnętrzne na potrzeby organizacji.
-
Polityka nie obejmuje dokumentów roboczych, które nie są publikowane, przekazywane odbiorcom zewnętrznym, archiwizowane jako dokumenty organizacji ani wykorzystywane jako podstawa realizacji zadań.
§ 3. Definicje
-
Dostępność cyfrowadostępność cyfrowaWłaściwość rozwiązań wykorzystujących technologie informacyjno-komunikacyjne polegająca na możliwości korzystania z nich przez możliwie najszerszy krąg użytkowników, w tym osoby z niepełnosprawnościami, bez potrzeby stosowania szczególnych adaptacji lub przy wykorzystaniu technologii wspomagających. Ang. _accessibility_, dokumentu — właściwość dokumentu umożliwiająca skuteczne zapoznanie się z jego treścią, strukturą i funkcją przy użyciu standardowych narzędzi oraz technologii wspomagających.
-
Dokument cyfrowy — dokument w postaci elektronicznej, niezależnie od formatu pliku.
-
Dokument dostępny — dokument przygotowany w sposób umożliwiający odbiór treści przez różnych użytkowników, w tym osoby korzystające z technologii wspomagających.
-
Szablon dostępny — wzorzec dokumentu przygotowany zgodnie z wymaganiami dostępności cyfrowej i zatwierdzony do stosowania w organizacji.
-
Standard dokumentów — zbiór zasad określających sposób przygotowania określonego rodzaju dokumentów cyfrowych.
-
Kontrola przed publikacją — czynności wykonywane przed opublikowaniem lub przekazaniem dokumentu, służące ograniczeniu ryzyka udostępnienia dokumentu niedostępnego.
§ 4. Zasady ogólne
-
DostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. dokumentów cyfrowych jest elementem jakości komunikacji organizacji i powinna być zapewniana na etapie przygotowania dokumentu.
-
Dokumenty cyfrowe powinny być tworzone zgodnie z:
- obowiązującymi standardami dokumentów;
- zatwierdzonymi szablonami;
- procedurą zapewniania dostępności dokumentów;
- zasadami publikacji treści cyfrowych w organizacji.
-
Dokumenty przeznaczone do publikacji lub przekazania odbiorcom zewnętrznym powinny zostać sprawdzone przed publikacją lub przekazaniem.
-
Dokumenty skanowane lub przygotowane wyłącznie jako obraz mogą być publikowane tylko wtedy, gdy zapewniono ich dostępną wersję lub treść równoważną.
-
Dostępność dokumentów nie jest wyłączną odpowiedzialnością koordynatora dostępności. Każda osoba uczestnicząca w tworzeniu, weryfikacji, publikacji lub aktualizacji dokumentu odpowiada za działania realizowane w swojej roli.
§ 5. Standardy i szablony dokumentów
-
OrganizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny stosuje standardy przygotowania dokumentów cyfrowych odpowiednie do wykorzystywanych formatów i rodzajów dokumentów.
-
Standardy obejmują w szczególności:
- dokumenty tekstowe;
- prezentacje;
- arkusze kalkulacyjne;
- dokumenty PDF;
- formularze elektroniczne, jeżeli są stosowane.
-
Organizacja zapewnia dostępne szablony dokumentów dla najczęściej wykorzystywanych rodzajów dokumentów.
-
Szablony powinny:
- wspierać stosowanie poprawnej struktury dokumentu;
- ograniczać ryzyko błędów dostępności;
- być okresowo sprawdzane i aktualizowane;
- być dostępne dla osób przygotowujących dokumenty.
-
W małych organizacjach dopuszcza się stosowanie gotowych standardów, szablonów i materiałów opracowanych zewnętrznie, jeżeli wspierają one przygotowanie dostępnych dokumentów.
§ 6. Odpowiedzialność
| Rola | Zakres odpowiedzialności |
|---|---|
| KierownictwokierownictwoOsoba albo organ odpowiedzialny za zatwierdzenie zasad postępowania, zapewnienie warunków organizacyjnych oraz rozstrzyganie przypadków wymagających decyzji zarządczej. organizacji | Zatwierdza politykę, zapewnia warunki organizacyjne, wskazuje osoby odpowiedzialne za koordynację procesu. |
| Koordynator dostępnościkoordynator dostępnościOsoba albo rola wspierająca ocenę dostępności, analizę przypadków problemowych, przygotowanie rozwiązań alternatywnych oraz obsługę zgłoszeń dotyczących dostępności. lub osoba odpowiedzialna za procesprocesPowtarzalny sposób realizacji działań prowadzący do pozyskania, wykorzystania lub udostępnienia informacji oraz do podejmowania decyzji. Procesy są podstawowym mechanizmem funkcjonowania SZDC. | Wspiera stosowanie polityki, inicjuje aktualizację standardów, analizuje powtarzające się problemy. |
| Autor dokumentu | Przygotowuje dokument zgodnie ze standardami, szablonami i wymaganiami dostępności. |
| Osoba publikującaosoba publikującaOsoba odpowiedzialna za techniczne udostępnienie materiału w wybranym kanale. Powinna sprawdzić, czy w kanale publikacji dodano wymagane elementy dostępności, na przykład napisy, tekst alternatywny, opis lub transkrypcję. lub przekazująca dokument | Sprawdza kompletność dokumentu, wykonuje kontrolę przed publikacją, publikuje dokument zgodnie z procedurą. |
| Komórka właściwa ds. IT lub systemów publikacyjnych | Zapewnia narzędzia techniczne wspierające tworzenie, weryfikację i publikację dokumentów. |
| Osoba odpowiedzialna za szkolenia lub rozwój kompetencji | Organizuje działania szkoleniowe i udostępnia materiały wspierające. |
| Wykonawca zewnętrzny | Przygotowuje dokumenty zgodnie z wymaganiami określonymi przez organizację. |
§ 7. Zasady przygotowania dokumentów
-
Dokumenty powinny być przygotowywane z wykorzystaniem mechanizmów strukturalnych dostępnych w oprogramowaniu, w szczególności:
- stylów nagłówków;
- list numerowanych i punktowanych;
- poprawnych tabel;
- opisów alternatywnych;
- metadanych dokumentu;
- oznaczenia języka dokumentu.
-
Dokumenty powinny być czytelne i zrozumiałe.
-
Nie należy budować struktury dokumentu wyłącznie za pomocą formatowania wizualnego, pustych akapitów, spacji, tabulatorów lub układu graficznego.
-
Informacje nie powinny być przekazywane wyłącznie kolorem, obrazem lub położeniem elementu.
-
Dokumenty PDF powinny być przygotowywane na podstawie dostępnych dokumentów źródłowych, z zachowaniem struktury i elementów dostępności.
§ 8. Weryfikacja dokumentów przed publikacją
-
Każdy dokument przeznaczony do publikacji lub przekazania odbiorcom zewnętrznym powinien zostać zweryfikowany przed publikacją lub przekazaniem.
-
Weryfikacja obejmuje w szczególności:
- strukturę dokumentu;
- czytelność i kompletność treści;
- opisy alternatywne;
- poprawność tabel, list i linków;
- poprawność eksportu do PDF, jeżeli ma zastosowanie;
- możliwość odczytu przez technologie wspomagające.
-
Weryfikacja może być wspierana przez:
- listy kontrolne;
- wbudowane narzędzia sprawdzania dostępności;
- procedury kontroli jakości;
- przegląd manualny.
-
Dokument, który nie spełnia podstawowych wymagań dostępności, powinien zostać skierowany do poprawy albo objęty procedurą publikacji warunkowej, jeżeli taka procedura jest stosowana w organizacji.
§ 9. Dokumenty pochodzące od podmiotów zewnętrznych
-
Dokumenty przekazywane organizacji przez podmioty zewnętrzne powinny być oceniane pod kątem możliwości ich dostępnego opublikowania lub udostępnienia.
-
Organizacja powinna informować podmioty zewnętrzne o wymaganiach dotyczących dostępności dokumentów.
-
Jeżeli dokument zewnętrzny nie spełnia wymagań dostępności, organizacja powinna rozważyć:
- zwrócenie dokumentu do poprawy;
- przygotowanie dostępnej wersji lub treści równoważnej;
- zmianę sposobu publikacji;
- zastosowanie procedury publikacji warunkowej.
§ 10. Szkolenia i rozwój kompetencji
-
Organizacja zapewnia osobom przygotowującym, publikującym lub weryfikującym dokumenty dostęp do wiedzy i materiałów wspierających.
-
Działania szkoleniowe powinny być dostosowane do ról pełnionych w organizacji.
-
Szkolenia mogą obejmować:
- zasady tworzenia dostępnych dokumentów tekstowych;
- zasady przygotowania prezentacji;
- zasady przygotowania arkuszy kalkulacyjnych;
- zasady przygotowania dokumentów PDF;
- korzystanie z checklist i narzędzi sprawdzających.
-
Organizacja może wykorzystywać mikropoświadczenia, testy wiedzy lub przegląd przykładowych dokumentów jako narzędzia rozwoju i potwierdzania kompetencji.
§ 11. Monitorowanie i doskonalenie
-
Organizacja monitoruje jakość i dostępność dokumentów cyfrowych.
-
Monitorowanie może obejmować:
- analizę zgłoszeń użytkowników;
- przeglądy próbek dokumentów;
- analizę powtarzających się błędów;
- ocenę stosowania szablonów i standardów;
- ocenę potrzeb szkoleniowych.
-
Wyniki monitorowania powinny być wykorzystywane do:
- aktualizacji standardów;
- aktualizacji szablonów;
- działań szkoleniowych;
- doskonalenia procedur.
-
Zakres monitorowania powinien być proporcjonalny do wielkości organizacji i liczby publikowanych dokumentów.
§ 12. Postanowienia końcowe
-
Polityka wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez kierownika organizacji.
-
Polityka podlega okresowemu przeglądowi.
-
Przegląd powinien uwzględniać:
- zmiany przepisów i standardów;
- wyniki monitorowania;
- zgłoszenia użytkowników;
- doświadczenia osób przygotowujących i publikujących dokumenty.
-
W sprawach nieuregulowanych Polityką stosuje się przepisy prawa, wewnętrzne regulacje organizacji oraz przyjęte standardy tworzenia i publikacji treści cyfrowych.
Powiązane dokumenty
- Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów.
- Procedura zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów.
- Zarządzanie standardami tworzenia i publikacji treści cyfrowych.
- Organizacja procesów komunikacji cyfrowej i publikacji treści.
- Kontrola dostępności treści cyfrowych przed publikacją.
- Standard przygotowania dokumentów tekstowych.
- Standard przygotowania prezentacji.
- Standard przygotowania arkuszy kalkulacyjnych.
- Standard przygotowania dokumentów PDF.
- Zasady opracowywania list kontrolnych dostępności treści cyfrowych.