Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Polityka dostępności dokumentów cyfrowych
§ 1. Cel dokumentu
-
Celem Polityki jest zapewnienie, aby dokumenty cyfrowe tworzone, publikowane, przekazywane lub utrzymywane przez organizację były czytelne, zrozumiałe i dostępne cyfrowo.
-
Polityka określa zasady organizacji procesu przygotowania, weryfikacji, publikacji, aktualizacji i utrzymania dostępnych dokumentów cyfrowych.
-
Polityka wspiera realizację zalecenia Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów oraz jest powiązana z zasadami organizacji komunikacji cyfrowej i publikacji treści w organizacji.
-
Polityka ma charakter ramowy i stanowi podstawę do opracowania procedur, standardów, szablonów, instrukcji oraz materiałów szkoleniowych dotyczących dokumentów cyfrowych.
§ 2. Zakres stosowania
-
Polityka dotyczy dokumentów cyfrowych tworzonych, publikowanych, przekazywanych lub utrzymywanych przez organizację.
-
Politykę stosuje się w szczególności do:
- dokumentów tekstowych;
- prezentacji;
- arkuszy kalkulacyjnych;
- dokumentów PDF;
- formularzy i załączników elektronicznych;
- dokumentów publikowanych w serwisach internetowych i BIP;
- dokumentów przekazywanych odbiorcom zewnętrznym;
- dokumentów wykorzystywanych w usługach cyfrowych.
-
Politykę stosuje się do:
- nowych dokumentów;
- dokumentów aktualizowanych;
- dokumentów pozostających w bieżącym wykorzystaniu;
- dokumentów przygotowywanych przez wykonawców lub podmioty zewnętrzne na potrzeby organizacji.
-
Polityka nie obejmuje dokumentów roboczych, które nie są publikowane, przekazywane odbiorcom zewnętrznym, archiwizowane jako dokumenty organizacji ani wykorzystywane jako podstawa realizacji zadań.
§ 3. Definicje
-
Dostępność cyfrowa dokumentu — właściwość dokumentu umożliwiająca skuteczne zapoznanie się z jego treścią, strukturą i funkcją przy użyciu standardowych narzędzi oraz technologii wspomagających.
-
Dokument cyfrowy — dokument w postaci elektronicznej, niezależnie od formatu pliku.
-
Dokument dostępny — dokument przygotowany w sposób umożliwiający odbiór treści przez różnych użytkowników, w tym osoby korzystające z technologii wspomagających.
-
Szablon dostępny — wzorzec dokumentu przygotowany zgodnie z wymaganiami dostępności cyfrowej i zatwierdzony do stosowania w organizacji.
-
Standard dokumentów — zbiór zasad określających sposób przygotowania określonego rodzaju dokumentów cyfrowych.
-
Kontrola przed publikacją — czynności wykonywane przed opublikowaniem lub przekazaniem dokumentu, służące ograniczeniu ryzyka udostępnienia dokumentu niedostępnego.
§ 4. Zasady ogólne
-
Dostępność dokumentów cyfrowych jest elementem jakości komunikacji organizacji i powinna być zapewniana na etapie przygotowania dokumentu.
-
Dokumenty cyfrowe powinny być tworzone zgodnie z:
- obowiązującymi standardami dokumentów;
- zatwierdzonymi szablonami;
- procedurą zapewniania dostępności dokumentów;
- zasadami publikacji treści cyfrowych w organizacji.
-
Dokumenty przeznaczone do publikacji lub przekazania odbiorcom zewnętrznym powinny zostać sprawdzone przed publikacją lub przekazaniem.
-
Dokumenty skanowane lub przygotowane wyłącznie jako obraz mogą być publikowane tylko wtedy, gdy zapewniono ich dostępną wersję lub treść równoważną.
-
Dostępność dokumentów nie jest wyłączną odpowiedzialnością koordynatora dostępności. Każda osoba uczestnicząca w tworzeniu, weryfikacji, publikacji lub aktualizacji dokumentu odpowiada za działania realizowane w swojej roli.
§ 5. Standardy i szablony dokumentów
-
Organizacja stosuje standardy przygotowania dokumentów cyfrowych odpowiednie do wykorzystywanych formatów i rodzajów dokumentów.
-
Standardy obejmują w szczególności:
- dokumenty tekstowe;
- prezentacje;
- arkusze kalkulacyjne;
- dokumenty PDF;
- formularze elektroniczne, jeżeli są stosowane.
-
Organizacja zapewnia dostępne szablony dokumentów dla najczęściej wykorzystywanych rodzajów dokumentów.
-
Szablony powinny:
- wspierać stosowanie poprawnej struktury dokumentu;
- ograniczać ryzyko błędów dostępności;
- być okresowo sprawdzane i aktualizowane;
- być dostępne dla osób przygotowujących dokumenty.
-
W małych organizacjach dopuszcza się stosowanie gotowych standardów, szablonów i materiałów opracowanych zewnętrznie, jeżeli wspierają one przygotowanie dostępnych dokumentów.
§ 6. Odpowiedzialność
| Rola | Zakres odpowiedzialności |
|---|---|
| Kierownictwo organizacji | Zatwierdza politykę, zapewnia warunki organizacyjne, wskazuje osoby odpowiedzialne za koordynację procesu. |
| Koordynator dostępności lub osoba odpowiedzialna za proces | Wspiera stosowanie polityki, inicjuje aktualizację standardów, analizuje powtarzające się problemy. |
| Autor dokumentu | Przygotowuje dokument zgodnie ze standardami, szablonami i wymaganiami dostępności. |
| Osoba publikująca lub przekazująca dokument | Sprawdza kompletność dokumentu, wykonuje kontrolę przed publikacją, publikuje dokument zgodnie z procedurą. |
| Komórka właściwa ds. IT lub systemów publikacyjnych | Zapewnia narzędzia techniczne wspierające tworzenie, weryfikację i publikację dokumentów. |
| Osoba odpowiedzialna za szkolenia lub rozwój kompetencji | Organizuje działania szkoleniowe i udostępnia materiały wspierające. |
| Wykonawca zewnętrzny | Przygotowuje dokumenty zgodnie z wymaganiami określonymi przez organizację. |
§ 7. Zasady przygotowania dokumentów
-
Dokumenty powinny być przygotowywane z wykorzystaniem mechanizmów strukturalnych dostępnych w oprogramowaniu, w szczególności:
- stylów nagłówków;
- list numerowanych i punktowanych;
- poprawnych tabel;
- opisów alternatywnych;
- metadanych dokumentu;
- oznaczenia języka dokumentu.
-
Dokumenty powinny być czytelne i zrozumiałe.
-
Nie należy budować struktury dokumentu wyłącznie za pomocą formatowania wizualnego, pustych akapitów, spacji, tabulatorów lub układu graficznego.
-
Informacje nie powinny być przekazywane wyłącznie kolorem, obrazem lub położeniem elementu.
-
Dokumenty PDF powinny być przygotowywane na podstawie dostępnych dokumentów źródłowych, z zachowaniem struktury i elementów dostępności.
§ 8. Weryfikacja dokumentów przed publikacją
-
Każdy dokument przeznaczony do publikacji lub przekazania odbiorcom zewnętrznym powinien zostać zweryfikowany przed publikacją lub przekazaniem.
-
Weryfikacja obejmuje w szczególności:
- strukturę dokumentu;
- czytelność i kompletność treści;
- opisy alternatywne;
- poprawność tabel, list i linków;
- poprawność eksportu do PDF, jeżeli ma zastosowanie;
- możliwość odczytu przez technologie wspomagające.
-
Weryfikacja może być wspierana przez:
- listy kontrolne;
- wbudowane narzędzia sprawdzania dostępności;
- procedury kontroli jakości;
- przegląd manualny.
-
Dokument, który nie spełnia podstawowych wymagań dostępności, powinien zostać skierowany do poprawy albo objęty procedurą publikacji warunkowej, jeżeli taka procedura jest stosowana w organizacji.
§ 9. Dokumenty pochodzące od podmiotów zewnętrznych
-
Dokumenty przekazywane organizacji przez podmioty zewnętrzne powinny być oceniane pod kątem możliwości ich dostępnego opublikowania lub udostępnienia.
-
Organizacja powinna informować podmioty zewnętrzne o wymaganiach dotyczących dostępności dokumentów.
-
Jeżeli dokument zewnętrzny nie spełnia wymagań dostępności, organizacja powinna rozważyć:
- zwrócenie dokumentu do poprawy;
- przygotowanie dostępnej wersji lub treści równoważnej;
- zmianę sposobu publikacji;
- zastosowanie procedury publikacji warunkowej.
§ 10. Szkolenia i rozwój kompetencji
-
Organizacja zapewnia osobom przygotowującym, publikującym lub weryfikującym dokumenty dostęp do wiedzy i materiałów wspierających.
-
Działania szkoleniowe powinny być dostosowane do ról pełnionych w organizacji.
-
Szkolenia mogą obejmować:
- zasady tworzenia dostępnych dokumentów tekstowych;
- zasady przygotowania prezentacji;
- zasady przygotowania arkuszy kalkulacyjnych;
- zasady przygotowania dokumentów PDF;
- korzystanie z checklist i narzędzi sprawdzających.
-
Organizacja może wykorzystywać mikropoświadczenia, testy wiedzy lub przegląd przykładowych dokumentów jako narzędzia rozwoju i potwierdzania kompetencji.
§ 11. Monitorowanie i doskonalenie
-
Organizacja monitoruje jakość i dostępność dokumentów cyfrowych.
-
Monitorowanie może obejmować:
- analizę zgłoszeń użytkowników;
- przeglądy próbek dokumentów;
- analizę powtarzających się błędów;
- ocenę stosowania szablonów i standardów;
- ocenę potrzeb szkoleniowych.
-
Wyniki monitorowania powinny być wykorzystywane do:
- aktualizacji standardów;
- aktualizacji szablonów;
- działań szkoleniowych;
- doskonalenia procedur.
-
Zakres monitorowania powinien być proporcjonalny do wielkości organizacji i liczby publikowanych dokumentów.
§ 12. Postanowienia końcowe
-
Polityka wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez kierownika organizacji.
-
Polityka podlega okresowemu przeglądowi.
-
Przegląd powinien uwzględniać:
- zmiany przepisów i standardów;
- wyniki monitorowania;
- zgłoszenia użytkowników;
- doświadczenia osób przygotowujących i publikujących dokumenty.
-
W sprawach nieuregulowanych Polityką stosuje się przepisy prawa, wewnętrzne regulacje organizacji oraz przyjęte standardy tworzenia i publikacji treści cyfrowych.
Powiązane dokumenty
- Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów.
- Procedura zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów.
- Zarządzanie standardami tworzenia i publikacji treści cyfrowych.
- Organizacja procesów komunikacji cyfrowej i publikacji treści.
- Kontrola dostępności treści cyfrowych przed publikacją.
- Standard przygotowania dokumentów tekstowych.
- Standard przygotowania prezentacji.
- Standard przygotowania arkuszy kalkulacyjnych.
- Standard przygotowania dokumentów PDF.
- Zasady opracowywania list kontrolnych dostępności treści cyfrowych.