Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Procedura zapewniania dostępności cyfrowej dokumentów

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 8 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 10 maja 2026 r.

§ 1. Cel i charakter procedury​

  1. Celem procedury jest określenie sposobu organizacji procesu przygotowania, weryfikacji, publikacji oraz utrzymania dostępnych dokumentów cyfrowych w organizacji.

  2. Procedura wspiera realizację zalecenia „Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów” oraz stanowi element systemu organizacji komunikacji cyfrowej i publikacji treści.

  3. Procedura określa:

    • role i odpowiedzialności uczestników procesu;
    • zasady przygotowania dokumentów;
    • sposób kontroli dokumentów przed publikacją;
    • zasady postępowania z dokumentami wymagającymi poprawy;
    • sposób monitorowania jakości dokumentów.

  4. Procedura ma charakter organizacyjny i operacyjny.

  5. Procedura:

    • nie zastępuje standardów tworzenia dokumentów;
    • nie stanowi audytu zgodności WCAG;
    • określa sposób organizacji codziennego procesu pracy z dokumentami cyfrowymi.

§ 2. Zakres stosowania

  1. Procedura ma zastosowanie do dokumentów cyfrowych:

    • publikowanych w serwisach internetowych;
    • publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej;
    • przekazywanych odbiorcom zewnętrznym;
    • wykorzystywanych do realizacji usług cyfrowych;
    • udostępnianych w procesach komunikacji elektronicznej.

  2. Procedura obejmuje w szczególności:

    • dokumenty tekstowe;
    • prezentacje;
    • arkusze kalkulacyjne;
    • dokumenty PDF;
    • formularze i załączniki elektroniczne.

  3. Procedurę stosuje się do:

    • nowych dokumentów;
    • aktualizowanych dokumentów;
    • dokumentów pozostających w bieżącym wykorzystaniu.

  4. Procedura obowiązuje:

    • pracowników;
    • współpracowników;
    • osoby realizujące zadania na rzecz organizacji;
    • wykonawców przygotowujących dokumenty na potrzeby organizacji.

§ 3. Definicje

  1. Dokument cyfrowy — dokument w postaci elektronicznej, niezależnie od formatu pliku.

  2. Dokument dostępny — dokument umożliwiający skuteczne zapoznanie się z treścią przy użyciu technologii wspomagających oraz standardowych narzędzi użytkownika.

  3. Standard dokumentów — zbiór zasad określających sposób przygotowania dokumentów cyfrowych w organizacji.

  4. Kontrola przed publikacją — czynności wykonywane przed opublikowaniem lub przekazaniem dokumentu, mające na celu ograniczenie ryzyka publikacji dokumentu niedostępnego.

  5. Publikacja dokumentu — udostępnienie dokumentu użytkownikom zewnętrznym albo odbiorcom usługi cyfrowej.

  6. Publikacja warunkowa — publikacja dokumentu pomimo niespełnienia wybranych wymagań dostępności, realizowana zgodnie z odrębną procedurą organizacji.

§ 4. Role i odpowiedzialności

1. Kierownik podmiotu​

Kierownik podmiotu:

  • zatwierdza zasady organizacji procesu;
  • zapewnia warunki organizacyjne i zasoby;
  • określa sposób nadzoru nad procesem;
  • wyznacza osoby lub komórki odpowiedzialne za koordynację działań.

2. Koordynator dostępności lub osoba odpowiedzialna za proces​

Osoba odpowiedzialna za proces:

  • koordynuje organizację działań;
  • wspiera uczestników procesu;
  • monitoruje funkcjonowanie procedury;
  • inicjuje działania doskonalące;
  • wspiera aktualizację standardów i checklist.

3. Autor dokumentu​

Autor dokumentu:

  • przygotowuje dokument zgodnie ze standardami organizacji;
  • stosuje obowiązujące szablony;
  • uwzględnia wymagania dostępności na etapie tworzenia dokumentu;
  • przeprowadza podstawową kontrolę dokumentu przed przekazaniem do publikacji.

4. Osoba publikująca lub przekazująca dokument​

Osoba publikująca:

  • odpowiada za poprawne opublikowanie dokumentu;
  • sprawdza kompletność materiału;
  • przeprowadza kontrolę przed publikacją zgodnie z checklistą;
  • wstrzymuje publikację dokumentu niespełniającego podstawowych wymagań.

5. Osoby realizujące kontrolę jakości​

Osoby realizujące kontrolę jakości:

  • prowadzą przeglądy dokumentów;
  • identyfikują powtarzające się problemy;
  • wspierają działania doskonalące;
  • przygotowują rekomendacje organizacyjne.

§ 5. Zasady organizacji procesu

  1. Dostępność dokumentów powinna być uwzględniana na etapie ich przygotowania.

  2. Dokumenty powinny być tworzone:

    • przy użyciu zatwierdzonych szablonów;
    • zgodnie ze standardami organizacji;
    • z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających zachowanie dostępności.

  3. Organizacja zapewnia:

    • standardy przygotowania dokumentów;
    • checklisty kontroli przed publikacją;
    • wzory i szablony;
    • materiały instruktażowe;
    • wsparcie dla uczestników procesu.

  4. Dokument niespełniający podstawowych wymagań dostępności:

    • nie powinien zostać opublikowany;
    • powinien zostać skierowany do poprawy albo objęty procedurą publikacji warunkowej.

§ 6. Etapy procesu

1. Przygotowanie dokumentu​

  1. Dokument przygotowuje się zgodnie:

    • ze standardami organizacji;
    • zasadami dostępności cyfrowej;
    • zasadami komunikacji organizacji.

  2. Na etapie przygotowania należy zapewnić:

    • poprawną strukturę dokumentu;
    • logiczną hierarchię treści;
    • czytelność dokumentu;
    • poprawne opisy elementów;
    • możliwość korzystania z dokumentu przy użyciu technologii wspomagających.

2. Weryfikacja dokumentu​

  1. Przed publikacją lub przekazaniem dokumentu należy przeprowadzić kontrolę dokumentu.

  2. Kontrola powinna obejmować co najmniej:

    • sprawdzenie struktury dokumentu;
    • sprawdzenie elementów dostępności;
    • sprawdzenie czytelności;
    • sprawdzenie poprawności eksportu do PDF, jeżeli ma zastosowanie.

  3. Kontrola może obejmować:

    • wykorzystanie automatycznych narzędzi sprawdzających;
    • kontrolę manualną;
    • wykorzystanie checklist organizacji.

3. Publikacja dokumentu​

  1. Publikacja dokumentu następuje po zakończeniu kontroli.

  2. Osoba publikująca:

    • sprawdza poprawność działania dokumentu po publikacji;
    • sprawdza dostępność załączników;
    • sprawdza poprawność publikacji w systemie CMS lub BIP.

  3. W przypadku stwierdzenia błędów dokument powinien zostać:

    • poprawiony;
    • zastąpiony nową wersją;
    • wycofany z publikacji do czasu poprawy.

4. Monitorowanie i doskonalenie​

  1. Organizacja monitoruje:

    • jakość publikowanych dokumentów;
    • powtarzające się problemy;
    • zgłoszenia użytkowników;
    • skuteczność stosowanych standardów.

  2. Wyniki monitorowania powinny być wykorzystywane do:

    • aktualizacji standardów;
    • działań szkoleniowych;
    • doskonalenia procesu.

§ 7. Szkolenia i wsparcie

  1. Organizacja zapewnia osobom przygotowującym dokumenty:

    • szkolenia podstawowe;
    • dostęp do materiałów instruktażowych;
    • możliwość korzystania ze wsparcia merytorycznego.

  2. Szkolenia powinny mieć charakter praktyczny i odnosić się do:

    • rzeczywistych zadań pracowników;
    • najczęściej wykorzystywanych formatów dokumentów;
    • najczęściej występujących problemów.

  3. Organizacja może stosować:

    • szkolenia wewnętrzne;
    • e-learning;
    • warsztaty praktyczne;
    • mikropoświadczenia kompetencji.

§ 8. Dokumentowanie procesu

  1. Organizacja może prowadzić dokumentację obejmującą:

    • checklisty kontroli;
    • rejestry publikacji warunkowych;
    • raporty z przeglądów jakości;
    • materiały szkoleniowe;
    • wykazy szablonów i standardów.

  2. Zakres dokumentowania powinien być proporcjonalny do:

    • wielkości organizacji;
    • liczby publikowanych dokumentów;
    • poziomu ryzyka organizacyjnego.

§ 9. Podejście dla małych podmiotów

  1. W małych organizacjach dopuszczalne jest:

    • łączenie ról;
    • stosowanie uproszczonych checklist;
    • uproszczone dokumentowanie działań;
    • etapowe wdrażanie standardów.

  2. Uproszczenie procesu:

    • nie powinno prowadzić do pomijania podstawowych wymagań dostępności;
    • powinno umożliwiać kontrolę dokumentów przed publikacją.

§ 10. Postanowienia końcowe

  1. Procedura powinna być okresowo aktualizowana.

  2. Aktualizacja powinna uwzględniać:

    • zmiany przepisów;
    • zmiany standardów organizacji;
    • doświadczenia uczestników procesu;
    • wyniki monitorowania;
    • zgłoszenia użytkowników.

  3. Proces zapewniania dostępności dokumentów:

    • powinien mieć charakter ciągły;
    • powinien stanowić element bieżącego zarządzania komunikacją organizacji;
    • nie powinien być traktowany wyłącznie jako działanie naprawcze.

Powiązane dokumenty

  • Zapewnianie dostępności cyfrowej dokumentów.
  • Zarządzanie standardami tworzenia i publikacji treści cyfrowych.
  • Organizacja procesów komunikacji cyfrowej i publikacji treści.
  • Kontrola dostępności treści cyfrowych przed publikacją.
  • Standard przygotowania dokumentów tekstowych.
  • Standard przygotowania prezentacji.
  • Standard przygotowania arkuszy kalkulacyjnych.
  • Standard przygotowania dokumentów PDF.
  • Zasady opracowywania list kontrolnych dostępności treści cyfrowych.