Przejdź do głównej zawartości
Wersja robocza
Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Polityka dostępności dokumentów cyfrowych

Opracowanie: Stefan Wajda
Data zgłoszenia: 8 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 4 lutego 2026 r.

§ 1. Cel dokumentu​

  1. Celem Polityki jest zapewnienie, aby wszystkie dokumenty tworzone, publikowane lub udostępniane przez organizację były czytelne, zrozumiałe i dostępne cyfrowo dla wszystkich użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami.
  2. Polityka określa:
    • zasady tworzenia i publikowania dostępnych dokumentów,
    • role i odpowiedzialności pracowników,
    • standardy techniczne i organizacyjne obowiązujące w organizacji,
    • sposób nadzoru i doskonalenia praktyk w zakresie dostępności. 3, Polityka ma charakter dokumentu ramowego i stanowi podstawę do opracowywania procedur, instrukcji oraz materiałów szkoleniowych w organizacji.

§ 2. Zakres stosowania​

  1. Polityka dotyczy wszystkich osób zatrudnionych, współpracujących oraz partnerów zewnętrznych, którzy tworzą lub udostępniają dokumenty w imieniu organizacji.
  2. Zasady niniejszej polityki stosuje się do:
    • dokumentów biurowych (np. Word, Excel, PowerPoint),
    • dokumentów publikowanych w Internecie lub BIP (np. PDF, HTML),
    • raportów, opracowań, materiałów informacyjnych i promocyjnych.
  3. Polityka nie dotyczy dokumentów roboczych, które nie są rozpowszechniane ani archiwizowane oraz nie stanowią podstawy podejmowania decyzji lub realizacji zadań publicznych.

§ 3. Podstawy prawne​

  1. Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
  2. Norma EN 301 549 – w zakresie mającym zastosowanie do dokumentów cyfrowych
  3. Wytyczne dla dostępności treści internetowych (WCAG) 2.1 lub nowsze, poziom AA.
  4. Wewnętrzne przepisy organizacji w zakresie publikowania informacji i zarządzania dokumentami.

§ 4. Definicje​

  1. Dostępność cyfrowa – właściwość dokumentu umożliwiająca jego odczytanie, zrozumienie i wykorzystanie przez różne osoby, w tym osoby z niepełnosprawnościami, przy użyciu technologii wspomagających i standardowych narzędzi.
  2. Dokument cyfrowy – dokument w postaci elektronicznej, wytworzony lub udostępniony przez organizację, niezależnie od formatu pliku.
  3. Dokument dostępny – dokument elektroniczny pracowany w sposób umożliwiający użytkownikom skuteczne zapoznanie się z jego treścią przy użyciu technologii wspomagających oraz standardowych narzędzi.
  4. Szablon dostępny – wzorzec dokumentu opracowany zgodnie z zasadami dostępności cyfrowej i zatwierdzony do stosowania w organizacji.
  5. Zespół ds. dostępności cyfrowej – zespół powołany przez kierownika jednostki w celu koordynowania działań organizacji w obszarze dostępności cyfrowej.

§ 5. Zasady ogólne​

  1. Wszystkie dokumenty wytwarzane w organizacji powinny być tworzone z użyciem zatwierdzonych szablonów.
  2. Każdy dokument przeznaczony do publikacji lub przekazania na zewnątrz musi zostać sprawdzony pod kątem dostępności.
  3. Tworzenie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z zasadami:
    • strukturalności – stosowanie nagłówków, list, stylów i oznaczonych elementów;
    • czytelności – jasny język, odpowiedni kontrast, zrozumiała treść;
    • alternatywności – opisy alternatywne dla grafik i wykresów;
    • uniwersalności – dostępność na różnych urządzeniach i w różnych programach.
  4. Dokumenty skanowane lub odręczne mogą być publikowane wyłącznie wtedy, gdy istnieje równoważna wersja dostępna cyfrowo.
  5. Każdy pracownik jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad dostępności w zakresie czynności, które wykonuje, zgodnie z przypisanymi rolami i odpowiedzialnościami.

§ 6. Standardy techniczne​

  1. Dokumenty biurowe przygotowuje się zgodnie z obowiązującymi w organizacji wytycznymi technicznymi dotyczącymi dostępności dokumentów:
    • stosowanie stylów nagłówków (H1, H2, H3) zamiast ręcznego formatowania,
    • zachowanie logicznej kolejności treści,
    • unikanie pustych akapitów i spacji do formatowania,
    • stosowanie tekstu alternatywnego (ALT) dla grafik i wykresów,
    • właściwe opisywanie tabel i nagłówków kolumn,
    • stosowanie kontrastu tekstu zgodnego z WCAG (min. 4.5:1).
  2. Dokumenty PDF powinny być tworzone poprzez zapisanie pliku źródłowego jako PDF (Word, PowerPoint) z zachowaniem struktury dostępności.
  3. Niedopuszczalne jest publikowanie dokumentów PDF powstałych poprzez skanowanie, jeśli nie zawierają warstwy tekstowej (OCR).
  4. Zalecane formaty dostępne:
    • DOCX, XLSX, PPTX (zachowujące style),
    • PDF/UA (z oznaczonymi elementami struktury),
    • HTML (dla treści dynamicznych lub interaktywnych).

§ 7. Odpowiedzialność​

RolaZakres odpowiedzialności
Kierownik jednostkiZapewnia wdrożenie i przestrzeganie polityki, nadzoruje jej aktualizację.
Zespół ds. dostępności cyfrowejOpracowuje i aktualizuje zasady, szablony, materiały szkoleniowe, monitoruje realizację.
Autorzy dokumentówTworzą dokumenty zgodnie z zasadami i szablonami.
Komórka właściwa ds. ITZapewnia narzędzia do tworzenia i sprawdzania dostępności, wspiera technicznie szablony.
Dział szkoleń / Dział kadrOrganizuje szkolenia i monitoruje poziom kompetencji pracowników.

§ 8. Szkolenia i kompetencje​

  1. Każdy nowy pracownik, którego zakres obowiązków obejmuje tworzenie dokumentów, uczestniczy w szkoleniu wprowadzającym z zakresu dostępności cyfrowej.
  2. Szkolenia powtarzane są cyklicznie – co najmniej raz na dwa lata.
  3. Wiedza i umiejętności pracowników są oceniane w ramach corocznego badania kompetencji organizowanego przez Zespół ds. dostępności.
  4. Osoby wykazujące się wysokimi kompetencjami mogą uzyskać mikropoświadczenie kompetencji twórcy dostępnych dokumentów.

§ 9. Monitorowanie i doskonalenie​

  1. Zespół ds. dostępności prowadzi monitoring jakości dokumentów, w tym:
    • losowe kontrole próbek dokumentów,
    • analizę błędów zgłoszonych przez odbiorców,
    • przegląd szablonów i narzędzi.
  2. Raz w roku przygotowywany jest raport z monitoringu, przekazywany kierownictwu jednostki.
  3. W oparciu o wyniki raportu podejmowane są działania usprawniające, w tym aktualizacja szablonów, materiałów szkoleniowych i zasad polityki.

§ 10. Postanowienia końcowe​

  1. Polityka wchodzi w życie z dniem jej zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
  2. Zespół ds. dostępności cyfrowej dokonuje jej przeglądu nie rzadziej niż raz na dwa lata.
  3. Integralną część Polityki stanowią:
    • Załącznik nr 1: Lista kontrolna tworzenia dostępnego dokumentu,
    • Załącznik nr 2: Zestaw szablonów dostępnych dokumentów,
    • Załącznik nr 3: Wytyczne techniczne dla autorów.

Opracował: Zespół ds. dostępności cyfrowej
Zatwierdził: .......................................................
Data: listopad 2025 r.