Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Zasady prowadzenia rejestru stanu dostępności i zgodności
1. Cel dokumentu
Dokument określa zasady organizowania, aktualizowania, utrzymywania i wykorzystywania wiedzy o stanie dostępności i zgodności rozwiązania cyfrowego w rejestrze stanu dostępności i zgodności, w tym zakres dokumentowanych informacji, relacje między nimi oraz zasady zachowania aktualności i historii wiedzy.
2. Rola rejestru
RejestrrejestrCentralnie utrzymywany zbiór powiązanych informacji wykorzystywany przez SZDC. Rejestr jest stale aktualizowany i stanowi podstawowe źródło informacji wykorzystywane przez procesy, raporty oraz publikacje. stanu dostępności i zgodności jest uporządkowanym zasobem wiedzy o stanie dostępności i zgodności konkretnego rozwiązania cyfrowego.
Służy do:
- gromadzenia informacji uzyskiwanych podczas obserwowania i oceniania stanu;
- łączenia informacji pochodzących z różnych źródeł i ocen;
- utrzymywania wiedzy o obecnym stanie rozwiązania;
- zachowania historii wcześniejszych ustaleń;
- ustalania zakresu rozpoznania stanu;
- udostępniania informacji potrzebnych w innych procesach systemu zapewniania dostępności cyfrowej.
Rejestr nie jest raportem z pojedynczej oceny ani zbiorem kolejnych niezależnych raportów.
Jest rozwijanym zasobem wiedzy aktualizowanym przez cały okres użytkowania rozwiązania cyfrowego.
3. Dwa podstawowe rodzaje wiedzy
Rejestr powinien umożliwiać ustalenie:
- co wiadomo o stanie dostępności i zgodności rozwiązania;
- jaki jest zakres rozpoznania tego stanu.
3.1. Wiedza o stanie
Wiedza o stanie opisuje stwierdzony stanstanAktualny, udokumentowany opis określonego obiektu w danym momencie. W SZDC pojęcie stanu odnosi się przede wszystkim do stanu dostępności i zgodności zasobów oraz stanu systemu zapewniania dostępności cyfrowej. rozwiązania i należących do niego obiektów.
Pozwala ustalić w szczególności:
- jakie stany zostały zaobserwowane;
- jakich obiektów i cech dotyczą;
- kiedy zostały stwierdzone;
- na jakiej podstawie dokonano ustaleń;
- jak oceniono zgodnośćzgodnośćStopień spełnienia określonych wymagań dotyczących dostępności cyfrowej. Ocena zgodności jest jednym ze źródeł informacji wykorzystywanych przez SZDC, lecz nie wyczerpuje wiedzy o rzeczywistej dostępności. stwierdzonego stanu;
- jaki wpływ na użytkowników został rozpoznany;
- które informacje stanowią podstawę opisu obecnego stanu.
3.2. Zakres rozpoznania stanu
Zakres rozpoznania pozwala ustalić, jakiej części rozwiązania i mających zastosowanie wymagań dotyczy posiadana wiedza.
Obejmuje informacje o:
- wymaganiach objętych oceną;
- obszarach funkcjonalnych, funkcjach i procesach użytkownika objętych oceną;
- stronach, ekranach, dokumentach, komponentach i innych obiektach tworzących badaną próbę;
- wymaganiach i częściach rozwiązania dotychczas nieocenionych;
- informacjach wymagających aktualizacji, uzupełnienia albo weryfikacji.
Rozróżnienie wiedzy o stanie i zakresu jego rozpoznania zapobiega utożsamianiu braku stwierdzonych problemów z potwierdzeniem zgodności rozwiązania.
Szczegółowe zasady analizowania zakresu rozpoznania określa załącznik „Analiza zakresu rozpoznania stanu dostępności i zgodności”.
4. Model informacji rejestru
Rejestr prowadzi się dla konkretnego rozwiązania cyfrowego, na przykład strony internetowej, serwisu internetowego, aplikacji mobilnej, systemu teleinformatycznego albo usługi publicznej realizowanej drogą elektroniczną.
Podstawę rejestru tworzą powiązane informacje o:
- rozwiązaniu cyfrowym;
- obiektach;
- obserwacjach;
- źródłach informacji;
- materiałach dowodowych;
- ocenach zgodności;
- ocenach wpływu;
- przeprowadzonych ocenach;
- zakresie ocen;
- aktualności wiedzy;
- zakresie rozpoznania;
- decyzjach;
- działaniach.
Informacje te nie powinny być sprowadzane do jednej tabeli wyników testów albo listy stwierdzonych niezgodności.
Rejestr powinien umożliwiać odrębne dokumentowanie poszczególnych informacji oraz zachowanie relacji między nimi.
5. Rozwiązanie cyfrowe i jego obiekty
Rejestr powinien umożliwiać identyfikację rozwiązania cyfrowego, którego dotyczy.
Dla rozwiązania dokumentuje się co najmniej:
- identyfikator;
- nazwę;
- rodzaj rozwiązania.
W rejestrze identyfikuje się również obiekty, których dotyczą obserwacje i oceny.
Obiektami mogą być w szczególności:
- obszary funkcjonalne;
- procesy użytkownika;
- strony;
- ekrany;
- widoki;
- komponenty;
- elementy;
- treści;
- dokumenty;
- inne części rozwiązania podlegające obserwowaniu i ocenianiu.
Sposób identyfikacji obiektów powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie przedmiotu obserwacji i ocen oraz zachowanie powiązań między informacjami dotyczącymi tego samego obiektu.
6. Obserwacje
Podstawową jednostką wiedzy o stanie dokumentowanej w rejestrze jest obserwacjaobserwacjaPojedyncza informacja pozyskana podczas realizacji procesu. Obserwacje stanowią podstawowy materiał wykorzystywany do budowania wiedzy utrzymywanej w rejestrach..
Obserwacja jest udokumentowaną informacją o stwierdzonym stanie cechy określonego obiektu.
Dla obserwacji dokumentuje się co najmniej:
- identyfikator;
- obiekt, którego dotyczy;
- cechę obiektu;
- opis stwierdzonego stanu;
- datę dokonania obserwacji;
- źródło informacji;
- podstawę dokonanego ustalenia;
- status aktualności jako podstawy opisu obecnego stanu.
Obserwacja może być powiązana w szczególności z:
- materiałami dowodowymi;
- ocenami zgodności;
- ocenami wpływu;
- oceną planową lub doraźną, podczas której uzyskano informację;
- innymi obserwacjami;
- decyzjami;
- działaniami.
Zasady wyodrębniania obserwacji i przekształcania wyników w wiedzę określa załącznik „Przetwarzanie wyników obserwowania i oceniania stanu dostępności i zgodności”.
7. Źródła informacji i materiały dowodowe
Rejestr powinien umożliwiać ustalenie źródła każdej obserwacji oraz jej powiązanie z materiałami dowodowymi stanowiącymi podstawę dokonanego ustalenia.
Jedna obserwacja może być powiązana z wieloma materiałami dowodowymi, a jeden materiał dowodowymateriał dowodowyInformacja lub artefakt potwierdzający prawdziwość obserwacji albo ocen. Materiałami dowodowymi mogą być między innymi wyniki testów, zrzuty ekranu, nagrania, dokumenty, logi systemowe lub inne wiarygodne źródła informacji. może stanowić podstawę wielu obserwacji.
Rejestr nie musi bezpośrednio przechowywać materiałów dowodowych. Powinien umożliwiać ich jednoznaczną identyfikację i odnalezienie.
8. Oceny zgodności i wpływu
Rejestr powinien umożliwiać odrębne dokumentowanie stwierdzonego stanu oraz powiązanych z nim ocen zgodności i wpływu na użytkowników.
Dla oceny zgodności dokumentuje się co najmniej wymaganie, oceniany obiekt lub zakres, wynik i datę oceny oraz jej powiązanie z obserwacjami i materiałami dowodowymi stanowiącymi podstawę oceny.
Dla oceny wpływu dokumentuje się co najmniej wynik i datę oceny oraz jej powiązanie z obserwacją, której dotyczy.
Szczegółowe zasady dokonywania ocen zgodności i wpływu określa załącznik „Przetwarzanie wyników obserwowania i oceniania stanu dostępności i zgodności”.
9. Dokumentowanie ocen i ich zakresu
Rejestr powinien umożliwiać ustalenie, podczas jakiej oceny uzyskano określone informacje.
Dla przeprowadzonej oceny dokumentuje się co najmniej:
- identyfikator;
- rodzaj oceny: planowa albo doraźna;
- cel;
- datę lub okres przeprowadzenia;
- wykonawcę oceny;
- zakres wymagań;
- zakres funkcjonalny;
- zakres badanej próby;
- zastosowane scenariusze testów i inne metody.
W przypadku oceny planowej dokumentuje się również zastosowany profil.
Informacje o zakresie oceny powinny umożliwiać prawidłową interpretację jej wyników oraz ustalenie, jaki zakres wiedzy uzyskano, potwierdzono, zaktualizowano albo zweryfikowano.
10. Aktualność wiedzy
Rejestr powinien umożliwiać ustalenie, które informacje mogą stanowić podstawę opisu obecnego stanu rozwiązania.
Informacje o stanie oznacza się jako aktualne, wymagające weryfikacji albo nieaktualne.
Aktualność informacji ustala się z uwzględnieniem zmian rozwiązania i nowych informacji o jego stanie. Sam upływ czasu nie powoduje automatycznie utraty aktualności informacji.
11. Zachowanie historii wiedzy
Rejestr powinien umożliwiać odtworzenie zmian wiedzy o stanie rozwiązania w czasie.
Historycznej obserwacji nie nadpisuje się nowym stanem. Jeżeli uzyskane informacje wskazują zmianę stanu, dokumentuje się nowe ustalenie i zachowuje jego powiązanie z wcześniejszą wiedzą.
Rejestr powinien umożliwiać ustalenie, jaki stan i na jakiej podstawie stwierdzono wcześniej, jakie informacje potwierdziły, uzupełniły albo zmieniły wcześniejszą wiedzę oraz jakie oceny, decyzje, działania i materiały dowodowe były z nią powiązane.
Korekta błędnego wpisu nie powinna usuwać informacji potrzebnych do ustalenia, kto, kiedy i dlaczego dokonał zmiany.
12. Powiązanie informacji
Wartość rejestru wynika nie tylko z gromadzenia poszczególnych informacji, ale przede wszystkim z zachowania relacji między nimi.
Rejestr powinien umożliwiać prześledzenie odpowiednio do potrzeb między innymi ciągu:
rozwiązanie → obiekt → obserwacja → materiał dowodowy → ocenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. → decyzjadecyzjaRozstrzygnięcie podejmowane na podstawie informacji utrzymywanych przez SZDC. Decyzje prowadzą do działań wpływających na stan dostępności i zgodności lub na rozwój systemu zapewniania dostępności cyfrowej. → działaniedziałanieZaplanowana czynność realizowana w odpowiedzi na podjętą decyzję. Działania mogą prowadzić do usunięcia problemów, ograniczenia ryzyka, poprawy dostępności lub doskonalenia SZDC. → weryfikacja → aktualizacja wiedzy
Nie każda informacja musi być powiązana ze wszystkimi elementami tego ciągu.
Rejestr powinien jednak umożliwiać zachowanie relacji potrzebnych do ustalenia:
- czego dotyczy informacja;
- skąd pochodzi;
- na jakiej podstawie dokonano ustalenia;
- jak została oceniona;
- czy pozostaje aktualna;
- jakie decyzje i działania były z nią związane;
- jakie późniejsze informacje wpłynęły na wiedzę o stanie.
Informacje o stanie mogą być powiązane z informacjami dokumentowanymi w innych rejestrach i zasobach informacji system zapewniania dostępności cyfrowej (SZDC)SZDC (system zapewniania dostępności cyfrowej). Zorganizowany sposób działania organizacji, obejmujący role, odpowiedzialności, decyzje, procesy, zasoby oraz mechanizmy monitorowania i doskonalenia, dzięki któremu organizacja nabywa i rozwija zdolność do skutecznego zapewniania, utrzymywania i doskonalenia dostępności cyfrowej swoich rozwiązań i usług..
13. Wykorzystywanie informacji i raportowanie
Informacje zgromadzone w rejestrze są wykorzystywane w procesach systemu zapewniania dostępności cyfrowej, w szczególności do analizowania stanu i zakresu jego rozpoznania, planowania ocen, podejmowania decyzji i działań oraz weryfikowania ich skuteczności.
Na podstawie informacji zgromadzonych w rejestrze można przygotowywać raporty i zestawienia odpowiednie do celu ich wykorzystania.
Raport jest prezentacją wiedzy zgromadzonej w rejestrze. Nie zastępuje rejestru, a jego utworzenie nie zamyka procesu rozwijania i aktualizowania wiedzy o stanie.
14. Forma prowadzenia rejestru
Rejestr może być prowadzony za pomocą dedykowanej aplikacji, bazy danych, systemu zarządzania sprawami lub zadaniami, arkusza kalkulacyjnego albo innego odpowiedniego narzędzia.
Narzędzie powinno umożliwiać dokumentowanie wymaganych informacji, zachowanie relacji między nimi i historii zmian oraz wyszukiwanie i wykorzystywanie zgromadzonej wiedzy.
Wybór narzędzia powinien być dostosowany do wielkości i złożoności rozwiązania, zakresu dokumentowanych informacji oraz potrzeb organizacji.
15. Odpowiedzialność i jakość danych
OrganizacjaorganizacjaGrupa ludzi, instytucja lub państwo, które działają razem, by osiągnąć wspólne cele, posiadając ustaloną strukturę. Zobacz także: podmiot publiczny określa odpowiedzialność za prowadzenie rejestru, dokumentowanie i aktualizowanie informacji, weryfikowanie jakości danych oraz zapewnienie ich integralności i zachowania historii zmian.
Uprawnienia do tworzenia, uzupełniania, korygowania i zatwierdzania informacji dostosowuje się do ról uczestniczących w obserwowaniu, ocenianiu i wykorzystywaniu wiedzy o stanie.
Organizacja zapewnia jednoznaczność, aktualność i odpowiedni zakres informacji oraz możliwość ustalenia ich przedmiotu, źródła, podstawy i historii zmian.