Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Poradnik: Cykl życia technologii informacyjno-komunikacyjnej
Rozdział 6. Faza starzenia się i wycofania
Faza starzenia się to moment, w którym produkt cyfrowy (strona, aplikacja, dokument) przestaje odpowiadać aktualnym potrzebom użytkowników, standardom technologicznym i wymogom dostępności. Może to wynikać z przestarzałej technologii, braku wsparcia producenta, zmian w przepisach prawnych lub potrzebie zastąpienia rozwiązania nowym. Niezależnie od przyczyny, także ten etap musi uwzględniać zasady dostępności cyfrowej.
6.1 Identyfikacja produktów przeznaczonych do wycofania
Na początku należy określić, które produkty cyfrowe:
- nie są już aktualizowane i nie spełniają wymagań dostępności,
- są trudne lub zbyt kosztowne w utrzymaniu i integracji z nowymi systemami,
- nie są zgodne z aktualnymi standardami bezpieczeństwa i interoperacyjności,
- nie są już używane przez użytkowników lub generują skargi z powodu niskiej użyteczności czy braku dostępności.
Warto oprzeć się na danych z monitoringu dostępności oraz przeglądach realizowanych cyklicznie w ramach polityki jakości instytucji.
6.2. Zapewnienie ciągłości dostępu
Wycofanie produktu cyfrowego nie może prowadzić do utraty dostępu do usług lub informacji. Dlatego należy:
- zaplanować alternatywę (np. nową, dostępną wersję produktu),
- zapewnić, że treści zostaną przeniesione w sposób zgodny ze standardami dostępności,
- poinformować użytkowników o planowanych i wprowadzanych zmianach w sposób czytelny, dostępny i wielokanałowy.
Istotne jest, aby alternatywa była dostępna co najmniej w takim samym zakresie jak dotychczasowe rozwiązanie.
6.3. Archiwizacja i odzyskiwanie danych
Produkty cyfrowe zawierające dane lub treści wymagające dalszego przechowywania powinny być:
- zapisane w formatach dostępnych (np. PDF/UA, DOCX ze strukturą),
- możliwe do przeszukiwania i odczytu przez technologie asystujące,
- eksportowane w formacie strukturalnym (np. CSV, XML, JSON z zachowaniem etykiet i hierarchii).
Zaleca się, aby proces backupu uwzględniał możliwość odzyskania danych w formatach zgodnych z zasadami dostępności cyfrowej.
6.4. Komunikacja z użytkownikami
Proces wycofania należy poprzedzić odpowiednią komunikacją:
- informując o planowanych działaniach, przyczynach wycofania oraz proponowanych alternatywach,
- prezentując te informacje w formatach przyjaznych - także w wersjach tekstowych łatwych do czytania (ETR) lub języku migowym,
- umożliwiając kontakt zwrotny i zadanie pytań w dostępnej formie.
Komunikaty powinny być jednoznaczne i publikowane w miejscach, które użytkownicy odwiedzają najczęściej.
6.5. Weryfikacja zgodności i sprawozdawczość
Działania związane z wycofaniem powinny zostać udokumentowane:
- w deklaracji dostępności należy wskazać datę zakończenia obsługi i uzasadnienie (np. brak możliwości aktualizacji bez naruszenia dostępności),
- ocenić, czy dane wycofywane rozwiązanie było zgodne z wymaganiami w ostatnim okresie działania,
- uwzględnić w rocznym sprawozdaniu informacje o liczbie zgłoszeń dotyczących niedostępnych zasobów oraz zastosowanych rozwiązaniach alternatywnych.
Regularne sprawozdania ułatwiają instytucjom wykazanie ciągłości działań i odpowiedzialności za dostępność.
6.6. Lista kontrolna - wycofanie z zachowaniem dostępności
| Nr | Kryterium kontrolne | Tak | Nie | Uwagi |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Czy produkt cyfrowy objęto audytem dostępności przed decyzją o jego wycofaniu? | |||
| 2 | Czy zebrano dane o użyciu i zgłoszeniach użytkowników? | |||
| 3 | Czy przygotowano dostępne alternatywy lub nowe rozwiązanie zgodne z WCAG i EN 301 549? | |||
| 4 | Czy użytkownicy mają czas i możliwość przejścia na nowe rozwiązanie? | |||
| 5 | Czy dane i dokumenty zostały zapisane w formacie dostępnym (np. PDF/UA, DOCX, CSV)? | |||
| 6 | Czy istnieje dokumentacja umożliwiająca ich ponowne wykorzystanie w sposób dostępny? | |||
| 7 | Czy komunikat o wycofaniu został udostępniony w sposób dostępny (np. PJM, ETR, tekst alternatywny)? | |||
| 8 | Czy przewidziano możliwość kontaktu dla osób ze szczególnymi potrzebami? | |||
| 9 | Czy udokumentowano powody wycofania i ocenę kosztów utrzymania dostępności? | |||
| 10 | Czy informacje te zostały wpisane do deklaracji dostępności i raportu rocznego? |