Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Dostępność cyfrowa w polityce zakupowej
1. Cel zalecenia
Celem zalecenia jest zapewnienie systemowego uwzględniania wymagań dostępności cyfrowej podczas nabywania technologii, produktów, usług i treści cyfrowych.
2. Zalecenie
Organizacje ustanawiają, stosują i doskonalą zasady uwzględniania wymagań dostępności cyfrowej podczas nabywania technologii, produktów, usług i treści cyfrowych oraz rozwiązań zawierających elementy technologii i treści cyfrowych.
Zasady te stanowią element systemu zapewniania dostępności organizacji i są stosowane we wszystkich działaniach związanych z zaopatrzeniem, zakupami, zamówieniami, rozwojem oraz utrzymaniem rozwiązań cyfrowych.
3. Rekomendacje
Odpowiedzialność za ustanowienie i nadzór
Kierownictwo organizacji ustanawia zasady jako element polityki zapewniania dostępności lub polityki zakupowej organizacji oraz zapewnia warunki niezbędne do ich skutecznego stosowania.
Za wdrażanie zasad powinni odpowiadać właściciele procesów zakupowych, osoby odpowiedzialne za zamówienia publiczne, właściciele nabywanych rozwiązań oraz kierownicy komórek organizacyjnych realizujących zakupy.
Osoba odpowiedzialna za koordynację zapewniania dostępności powinna wspierać przygotowanie zasad, monitorować ich stosowanie oraz inicjować działania doskonalące.
Stosowanie zasad w organizacjach wielopodmiotowych
W organizacjach obejmujących wiele jednostek organizacyjnych rekomenduje się ustanawianie wspólnych zasad uwzględniania dostępności cyfrowej podczas nabywania technologii, produktów, usług i treści cyfrowych.
Zasady mogą być przyjmowane przez organ stanowiący lub zarządzający organizacji nadrzędnej do stosowania przez wszystkie jednostki organizacyjne objęte wspólnym systemem zarządzania.
Przyjęcie wspólnych zasad sprzyja spójności działań, ogranicza ryzyko stosowania różnych standardów przez poszczególne jednostki oraz ułatwia budowanie kompetencji, przygotowywanie wzorów dokumentów i monitorowanie realizacji wymagań dostępności w całej organizacji.
Jednostki organizacyjne mogą uzupełniać wspólne zasady o rozwiązania uwzględniające specyfikę realizowanych zadań, pod warunkiem zachowania zgodności z wymaganiami przyjętymi na poziomie organizacji nadrzędnej.
Zakres stosowania
Rekomenduje się, aby zasady obejmowały wszystkie przypadki nabywania technologii, produktów, usług i treści cyfrowych, niezależnie od trybu realizacji zakupu.
W szczególności powinny obejmować:
- strony internetowe i aplikacje mobilne,
- systemy teleinformatyczne,
- oprogramowanie gotowe oraz rozwijane na zamówienie,
- usługi utrzymania i rozwoju rozwiązań cyfrowych,
- usługi chmurowe,
- urządzenia i technologie informacyjno-komunikacyjne,
- dokumenty, materiały multimedialne i inne treści cyfrowe,
- produkty i usługi zawierające elementy technologii lub treści cyfrowych.
Zasady powinny dotyczyć zarówno rozwiązań przeznaczonych dla użytkowników zewnętrznych, jak i systemów, narzędzi oraz środowiska pracy wykorzystywanych przez pracowników organizacji.
Stosowane standardy i kryteria dostępności
Rekomenduje się stosowanie normy PN-ETSI EN 301 549 jako podstawowego wzorca określania wymagań dostępności we wszystkich procesach zaopatrzenia dotyczących technologii, produktów, usług i treści cyfrowych.
Rekomendacja ta dotyczy wszystkich procesów zaopatrzenia, niezależnie od wartości zakupu, źródła finansowania i trybu jego realizacji.
W przypadku rozwiązań objętych zakresem normy wymagania dostępności powinny być określane przez odwołanie do odpowiednich postanowień PN-ETSI EN 301 549 lub standardów wskazanych w tej normie, w szczególności WCAG.
Jeżeli dla danego rodzaju produktu, usługi lub technologii nie istnieje odpowiedni standard lub norma techniczna określająca wymagania dostępności, rekomenduje się definiowanie wymagań w oparciu o funkcjonalne kryteria efektywności określone w PN-ETSI EN 301 549.
Funkcjonalne kryteria efektywności określone w PN-ETSI EN 301 549 rekomenduje się wykorzystywać jako podstawowy wzorzec definiowania wymagań dostępności w przypadkach, w których brak jest odpowiednich norm lub standardów technicznych.
Elementy zasad
Rekomenduje się, aby zasady określały co najmniej:
- Zobowiązanie organizacji do uwzględniania dostępności cyfrowej podczas nabywania technologii, produktów, usług i treści cyfrowych.
- Zakres zakupów, dla których wymagania dostępności muszą być analizowane i uwzględniane.
- Przyjęcie normy PN-ETSI EN 301 549 jako podstawowego wzorca określania wymagań dostępności w procesach zaopatrzenia oraz określenie sposobu stosowania norm i standardów wskazanych w tej normie.
- Określenie sposobu definiowania wymagań dostępności w sytuacjach, w których nie istnieją odpowiednie normy lub standardy techniczne, z wykorzystaniem funkcjonalnych kryteriów efektywności określonych w PN-ETSI EN 301 549.
- Role, obowiązki i uprawnienia uczestników procesu zakupowego.
- Zasady dokumentowania spełnienia wymagań dostępności przez dostawców.
- Zasady weryfikacji spełnienia wymagań dostępności.
- Zasady odbioru produktów i usług pod kątem spełnienia wymagań dostępności.
- Zasady postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności.
- Zasady postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności.
- Dopuszczalne wyjątki i warunki odstępstw.
Stosowanie zasad w procesach zakupowych
Rekomenduje się, aby ustanowione zasady znajdowały odzwierciedlenie w działaniach organizacji na wszystkich etapach procesu zaopatrzenia, w szczególności podczas:
- identyfikacji potrzeb i planowania zakupów,
- analizy rynku i rozpoznania dostępnych rozwiązań,
- przygotowywania wymagań i kryteriów oceny,
- oceny ofert i wyboru wykonawców,
- zawierania umów,
- odbioru produktów i usług,
- wdrażania rozwiązań,
- utrzymania, aktualizacji i rozwoju zakupionych rozwiązań.
Rekomenduje się również komunikowanie zasad dostawcom i wykonawcom, w szczególności poprzez publikowanie polityki zakupowej, polityki nabywania dostępnych technologii i treści cyfrowych lub innych dokumentów określających oczekiwania organizacji w zakresie dostępności.
Przejrzystość zasad i komunikacja z dostawcami
Rekomenduje się, aby organizacja komunikowała przyjęte zasady uwzględniania dostępności cyfrowej dostawcom, wykonawcom i innym uczestnikom rynku.
W szczególności warto:
- publikować politykę zakupową lub zasady nabywania dostępnych technologii i treści cyfrowych na stronie internetowej organizacji, w sposób łatwo dostępny dla dostawców i wykonawców,
- informować o stosowaniu wymagań dostępności w materiałach dotyczących zamówień i zakupów,
- udostępniać informacje o stosowanych standardach, normach i sposobach oceny spełnienia wymagań dostępności,
- wskazywać oczekiwania dotyczące dokumentowania zgodności z wymaganiami dostępności,
- zapewniać spójność komunikatów kierowanych do dostawców na wszystkich etapach procesu zakupowego.
Przejrzyste komunikowanie zasad pozwala dostawcom lepiej przygotowywać oferty, wspiera rozwój rynku dostępnych produktów i usług oraz ogranicza ryzyko nabywania rozwiązań niespełniających wymagań dostępności.
Organizacje o wyższym poziomie dojrzałości nie ograniczają się do uwzględniania wymagań dostępności w pojedynczych postępowaniach. Komunikują swoje oczekiwania w sposób stały i przewidywalny, dzięki czemu dostawcy mogą uwzględniać je już na etapie projektowania, rozwoju i doskonalenia oferowanych rozwiązań.
Monitorowanie i doskonalenie
Rekomenduje się okresowe monitorowanie stosowania zasad oraz ocenę ich skuteczności.
Do doskonalenia zasad warto wykorzystywać informacje pochodzące z:
- monitoringu dostępności,
- audytów i ocen zgodności,
- odbiorów produktów i usług,
- zgłoszeń użytkowników,
- doświadczeń osób realizujących procesy zakupowe,
- wyniki kontroli realizacji umów,
- problemów ujawnionych podczas eksploatacji zakupionych rozwiązań.
Wyniki analiz powinny być wykorzystywane do aktualizacji zasad, procedur, wzorów dokumentów oraz wymagań stosowanych w procesach zakupowych.
Podstawa prawna
- Art. 100 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zmianami (Dz. U. 2019 poz. 2019)
- Art. 106 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych z późn. zmianami (Dz. U. 2019 poz. 2019)
- Art. 5 ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych z dnia 4 kwietnia 2019 r. z późn. zmianami (Dz. U. 2019, poz. 848)
- Art. 4 pkt. 3 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami z dnia 19 lipca 2019 r. (Dz. U. 2019, poz. 1696)
- Art. 5 pkt. 2 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami z dnia 19 lipca 2019 r. (Dz. U. 2019, poz. 1696)
- Art. 42 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami z dnia 19 lipca 2019 r. (Dz. U. 2019, poz. 1696)
Uzasadnienie
Sposób nabywania technologii, produktów, usług i treści cyfrowych ma bezpośredni wpływ na zdolność organizacji do zapewniania dostępności cyfrowej. Nawet dobrze przygotowane procedury publikacji treści, projektowania usług, utrzymania systemów czy monitorowania dostępności nie pozwolą osiągnąć trwałych rezultatów, jeżeli organizacja regularnie nabywa rozwiązania niespełniające wymagań dostępności. Dlatego uwzględnianie dostępności w procesach zakupowych jest jednym z podstawowych elementów systemowego zapewniania dostępności cyfrowej.
Przepisy prawa zobowiązują podmioty publiczne do uwzględniania wymagań dostępności przy nabywaniu określonych produktów i usług. Sam obowiązek prawny nie gwarantuje jednak jednolitego i skutecznego stosowania tych wymagań w praktyce. Organizacje potrzebują jasnych zasad określających sposób uwzględniania dostępności podczas planowania zakupów, przygotowywania wymagań, wyboru wykonawców, zawierania umów, odbioru produktów i usług oraz ich dalszego utrzymania i rozwoju.
Ustanowienie i stosowanie takich zasad pozwala zapewnić spójne podejście do dostępności na wszystkich etapach procesu zakupowego. Dzięki temu wymagania dostępności stają się integralnym elementem podejmowania decyzji zakupowych, a nie dodatkowym kryterium analizowanym dopiero po nabyciu rozwiązania lub podczas jego wdrażania.
W wielu przypadkach organizacje nabywają rozwiązania cyfrowe poza formalnymi procedurami zamówień publicznych. Brak wspólnych zasad określania wymagań dostępności prowadzi wówczas do stosowania różnych kryteriów oceny lub całkowitego pomijania wymagań dostępności. Wykorzystywanie normy PN-ETSI EN 301 549 jako wspólnego wzorca dla wszystkich procesów zaopatrzenia pozwala zapewnić spójność wymagań niezależnie od trybu realizacji zakupu.
Uwzględnianie dostępności na etapie zakupu ogranicza ryzyko nabywania produktów, usług i treści cyfrowych niespełniających wymagań dostępności. Pozwala również zmniejszyć koszty późniejszych działań naprawczych, ponieważ dostosowanie niedostępnych rozwiązań po ich wdrożeniu jest zwykle bardziej kosztowne i czasochłonne niż uwzględnienie wymagań dostępności od początku.
Jasne określenie zasad postępowania zakupowego ułatwia także komunikację oczekiwań organizacji wobec dostawców i wykonawców. Informuje rynek, że organizacja oczekuje rozwiązań spełniających wymagania dostępności oraz traktuje dostępność jako jeden z istotnych elementów jakości nabywanych produktów i usług.
Wymagania dostępności powinny być uwzględniane zarówno w odniesieniu do rozwiązań przeznaczonych dla użytkowników usług publicznych, jak i do systemów, aplikacji oraz narzędzi wykorzystywanych przez pracowników organizacji. Dzięki temu organizacja tworzy dostępne środowisko pracy, wspiera różnorodność zespołów oraz ogranicza ryzyko wykluczenia pracowników i kandydatów do pracy z powodu barier technologicznych.
Określenie ról, obowiązków i odpowiedzialności uczestników procesu zakupowego sprzyja skutecznej współpracy pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za dostępność, zamówienia, rozwój i utrzymanie rozwiązań cyfrowych oraz właścicielami procesów biznesowych. Pozwala również skuteczniej monitorować realizację wymagań dostępności i reagować na pojawiające się problemy.
Organizacje osiągające najwyższy poziom dojrzałości w zakresie dostępności nie traktują dostępności jako dodatkowego wymagania sprawdzanego po zakończeniu realizacji projektu. Wymagania dostępności są uwzględniane już na etapie podejmowania decyzji zakupowych, dzięki czemu dostępność staje się naturalną cechą nabywanych rozwiązań, a nie efektem późniejszych działań naprawczych.
Stosowanie zasad uwzględniania dostępności w procesach zakupowych wspiera realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa, zwiększa skuteczność działań organizacji na rzecz dostępności oraz przyczynia się do budowania trwałej zdolności organizacji do świadczenia usług i udostępniania informacji dostępnych dla wszystkich użytkowników.
Źródła, opracowania
- Planing and Managing Web Accessibility. Plan, WAI W3C, dostęp 17 sierpnia 2025;
- Developing Organizational Policies on Web Accessibility, WAI W3C, dostęp: 16 sierpnia 2025;
- Ramy strategii dostępności. Wskaźniki i kryteria sukcesu, WebAIM, dostęp: 16 sierpnia 2025;
- Example of a Comprehensive Organizational Policy, WAI W3C, dostęp: 16 sierpnia 2025;
- Creating an IT accessibility policy, Business Disability Forums, dostęp: 16 sierpnia 2025;
- A Comprehensive Guide for Developing Accessibility Policies and Accessibility Plans, Queen’s Printer for Ontario, dostęp: 16 sierpnia 2025;
- IT Accessibility Policy Framework, GSA, dostęp: 16 sierpnia 2025;
Historia wersji
| Wersja | Autor | Data | Opis zmian |
|---|---|---|---|
| 0.9 | Anna Czekalska Stefan Wajda | 14.07.2025 | Utworzenie |
| RC | Anna Czekalska Stefan Wajda | 12.08.2025 | Projekt |
| 1.0 | Anna Czekalska Stefan Wajda | 12.06.2026 | Projekt – kandydat do wydania |