Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Organizacja systemu zapewniania dostępności cyfrowej
1. Cel zalecenia
Celem zalecenia jest wspieranie organizacji publicznych w tworzeniu spójnego, skutecznego i trwałego systemu zapewniania dostępności cyfrowej, który umożliwia realizację obowiązków ustawowych, zapewnia jakość usług publicznych oraz buduje zdolność organizacji do działania w sposób powtarzalny i doskonalony.
2. Zalecenie
Organizacja określa, wdraża i doskonali system zapewniania dostępności cyfrowej oparty na powiązanych procesach organizacyjnych, rolach i odpowiedzialności, kompetencjach pracowników oraz mechanizmach monitorowania i wsparcia.
3. Rekomendacje
3.1. Określenie struktury systemu
Organizacja określa strukturę systemu zapewniania dostępności cyfrowej, obejmującą w szczególności:
- główne procesy organizacyjne związane z dostępnością,
- powiązania między procesami,
- sposób realizacji decyzji zarządczych w praktyce działania.
System obejmuje wszystkie kluczowe obszary działalności organizacji, w szczególności:
- zarządzanie informacją i publikacją treści,
- projektowanie i realizację usług cyfrowych,
- zarządzanie systemami informatycznymi,
- zamówienia publiczne i współpracę z wykonawcami,
- zarządzanie kompetencjami i wsparciem pracowników,
- monitorowanie i doskonalenie działań.
3.2. Opis i wdrożenie procesów
Organizacja identyfikuje, opisuje i wdraża główne procesy zapewniania dostępności cyfrowej, określając dla każdego z nich:
- cel i zakres działań,
- powiązanie z decyzjami zarządczymi,
- role i odpowiedzialność,
- oczekiwane wyniki,
- wskaźniki monitorowania.
Procesy są stosowane w praktyce jako sposób działania organizacji, a nie wyłącznie jako element dokumentacji.
3.3. Powiązanie procesów z rolami i odpowiedzialnością
Organizacja zapewnia spójność między procesami a systemem ról i odpowiedzialności, w szczególności poprzez:
- przypisanie odpowiedzialności za realizację procesów,
- wykorzystanie mapy odpowiedzialności (RACI) lub równoważnego narzędzia,
- powiązanie procesów z kartami ról i zakresem obowiązków pracowników.
System ról i odpowiedzialności jest stosowany w praktyce w ramach realizacji procesów.
3.4. Powiązanie procesów z kompetencjami
Organizacja zapewnia, że realizacja procesów jest wspierana przez odpowiednie kompetencje pracowników, w szczególności poprzez:
- określenie kompetencji wymaganych do realizacji zadań w procesach,
- powiązanie procesów z matrycą kompetencji,
- uwzględnienie wyników analizy luk kompetencyjnych.
Zarządzanie kompetencjami odbywa się zgodnie z odrębnym zaleceniem dotyczącym systemowego zarządzania kompetencjami.
3.5. Zapewnienie wsparcia w realizacji procesów
Organizacja zapewnia wsparcie umożliwiające realizację procesów w praktyce, w szczególności poprzez:
- udostępnienie materiałów operacyjnych (instrukcji, checklist, standardów),
- zapewnienie wsparcia eksperckiego,
- stosowanie krótkich form edukacyjnych powiązanych z zadaniami,
- rozwijanie współpracy i wymiany doświadczeń między pracownikami.
Wsparcie jest powiązane z realizacją zadań i stanowi element działania organizacji.
3.6. Monitorowanie realizacji procesów
Organizacja monitoruje realizację procesów oraz skuteczność działań w zakresie dostępności cyfrowej, w szczególności poprzez:
- stosowanie wskaźników odnoszących się do jakości i rezultatów działań,
- analizę problemów i błędów dostępności,
- ocenę skuteczności realizacji zadań przez pracowników i zespoły.
Monitoring obejmuje zarówno efekty działań, jak i sposób ich realizacji.
3.7. Raportowanie i wykorzystanie wyników
Organizacja wykorzystuje wyniki monitorowania do:
- opracowywania raportów okresowych,
- oceny realizacji celów,
- podejmowania decyzji zarządczych,
- planowania działań doskonalących.
Raportowanie stanowi element systemu zarządzania organizacją, a nie wyłącznie obowiązek formalny.
3.8. Doskonalenie systemu
Organizacja doskonali system zapewniania dostępności cyfrowej w sposób ciągły, w szczególności poprzez:
- aktualizację procesów,
- dostosowanie ról i odpowiedzialności,
- rozwój kompetencji pracowników,
- eliminowanie barier organizacyjnych i technicznych.
Doskonalenie systemu jest powiązane z przeglądem:
- procesów,
- systemu ról,
- systemu zarządzania kompetencjami.
4. Uzasadnienie
Zapewnienie dostępności cyfrowej nie jest pojedynczym działaniem ani zbiorem odrębnych inicjatyw, lecz wymaga spójnego systemu zarządzania obejmującego całą organizację.
Brak podejścia systemowego powoduje, że:
- działania są rozproszone i niespójne,
- odpowiedzialność jest niejasna,
- kompetencje nie przekładają się na praktykę,
- problemy dostępności powracają mimo podejmowanych działań.
Systemowe podejście umożliwia:
- powiązanie decyzji zarządczych z działaniem,
- przypisanie odpowiedzialności za realizację zadań,
- rozwój i wykorzystanie kompetencji w praktyce,
- monitorowanie efektów i doskonalenie działań.
Dostępność cyfrowa staje się wówczas elementem zarządzania organizacją, a nie zadaniem incydentalnym lub wyłącznie formalnym.
5. Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
- Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
- Dyrektywa (UE) 2016/2102
- Dyrektywa (UE) 2019/882 (EAA)
- EN 301 549
- WCAG 2.1
6. Źródła opracowania
- Materiały Ministerstwa Cyfryzacji
- W3C WAI – Planning and Managing Web Accessibility
- W3C Accessibility Maturity Model
7. Załączniki (materiały wzorcowe)
- Opis głównych procesów zapewniania dostępności cyfrowej
- Zasady raportowania i wskaźniki monitorowania dostępności cyfrowej