Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.
Informowanie i raportowanie w zakresie dostępności cyfrowej do celów decyzji zarządczych
Metryczka
- Podmiot realizujący: Urząd m.st. Warszawy
- Zgłaszający: Marcin Adamski
- Wymiar: Zarządzanie i kultura
- Kontakt: madamski@um.warszawa.pl
Cel
Zapewnienie zarządowi operacyjnemu oraz kadrze kierowniczej rzetelnych, terminowych i zrozumiałych informacji niezbędnych do podejmowania decyzji w czterech kluczowych obszarach:
- zgodności z obowiązkami ustawowymi w zakresie dostępności cyfrowej,
- alokacji budżetu i zasobów na działania naprawcze i rozwojowe,
- oceny efektywności zrealizowanych zadań dostępnościowych,
- zarządzania ryzykiem prawnym i reputacyjnym.
Dodatkowo celem jest wdrożenie pętli zwrotnej - monitorowanie wpływu podjętych decyzji na rzeczywisty poziom dostępności, aby cyklicznie doskonalić proces informowania.
Problem
Zapewnienie dostępności cyfrowej produktów takich jak strony internetowe, aplikacje, dokumenty, stanowi dla podmiotu publicznego koszt. Będzie on tym większy, im większy jest podmiot. Koszt będzie zależeć w szczególności od liczby produktów oraz ich złożoności.
Podmioty mniejsze, prowadzące 1-2 serwisy internetowe, nieposiadające aplikacji mobilnych, tworzące niewiele dokumentów cyfrowych w ciągu roku, będą ponosić relatywnie niskie koszty zapewnienia dostępności. Dla podmiotów dużych i złożonych organizacyjnie, oferujących wiele serwisów, posiadających aplikacje webowe i mobilne, tworzących tysiące dokumentów cyfrowych rocznie - koszty zapewnienia i utrzymania cyfrowej dostępności produktów będą znaczące.
W każdym z przypadków, ze względu na wydatkowanie środków publicznych, kluczową rolę odgrywają kierownicy jednostek oraz osoby odpowiedzialne za podejmowane decyzje finansowe. Ze względu na potencjalnie dużą skalę kosztu zapewnienia dostępności cyfrowej w przypadku dużych podmiotów posiadających wiele produktów cyfrowych, może się pojawiać wyzwanie związane z akceptacją skali takich kosztów, a także dążenie do ograniczania nakładów organizacyjnych czy finansowych w tym obszarze. To rodzi pytania o efektywność kosztową.
Osoby podejmujące decyzje o finansowaniu procesu zapewnienia dostępności cyfrowej nie w każdym przypadku będą zorientowane w szczegółowych aspektach tego obszaru. Naturalne jest, że ich wiedza w zakresie merytorycznym może być ograniczona.
Opis
- Opracowanie i raportowanie uzasadnienie biznesowego potrzeby zapewnienia dostępności cyfrowej przez organizację. Uzasadnienie może łączyć argumenty prawne (np. obowiązki ustawowe, ryzyko kar finansowych), faktyczne (np. dane statystyczne obrazujące szczególne potrzeby) i biznesowe (odnoszące się do specyfiki prowadzonej działalności). Uzasadnienie powinno być ogólną ramą i podstawą dla całego procesu. Może być elementem szerszego dokumentu np. polityki dostępności cyfrowej czy - jak w przypadku m.st. Warszawy - elementem polityki cyfrowej transformacji. Należy dbać o aktualność uzasadnienia biznesowego przez jego okresowe przeglądy, a jego zmianę należy raportować do osób decyzyjnych.
- Monitorowanie i raportowanie zmian otoczenia prawnego. Istotna część zadań realizowanych w celu zapewnienia dostępności cyfrowej wynika z wykonywania obowiązujących przepisów. Należy zapewnić osobom decyzyjnym rzetelną wiedzę o aktualnych obowiązkach prawnych, ale także o zapowiadanych, planowanych i wdrażanych zmianach przepisów. We współpracy z działem prawnym organizacji lub - jak w przypadku m.st. Warszawy - z zewnętrznym podmiotem świadczącym usługi eksperckie, warto stworzyć listę monitorowanych aktów prawnych (krajowych, unijnych) z obszaru dostępności oraz śledzić procesy legislacyjne ich dotyczące. Monitoringiem można objąć nie tylko akty prawne, ale też międzynarodowe normy i standardy w zakresie dostępności. Okresowo (np. raz na kwartał) warto raportować, informując osoby decyzyjne o statusie przepisów.
- Prezentowanie raportów z audytów dostępności cyfrowej kluczowych produktów cyfrowych organizacji. Zewnętrzny audyt dostępności cyfrowej strony internetowej lub aplikacji mobilnej kończy się z reguły obszernym raportem. Warto zadbać, aby jego konstrukcja sprzyjała łatwości zapoznawania się z treścią przez osoby decyzyjne, które z tego typu opracowań muszą uzyskać informacje kluczowe. Warto wydzielić w raporcie syntetyczną część podsumowującą w dużych punktach wynik audytu (tzw. streszczenie zarządcze), umieszczając w niej np. skomentowaną statystykę spełnienia kryteriów sukcesu i główne rekomendacje.
- Akcentowanie najważniejszych elementów rocznych planów działań na rzecz poprawy zapewnienia dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami. Tworzenie rocznego planu działań i sprawozdania z jego realizacji to obowiązek ustawowy. Warto konsultować z osobami decyzyjnymi treść planu i sprawozdania, akcentując elementy o kluczowym znaczeniu dla organizacji np. wymagające dużego zaangażowania zasobów (np. pracochłonnych, kosztochłonnych), zmniejszające ryzyka wysokie i bardzo wysokie dla organizacji
- Ustalanie priorytetów w działaniach podnoszących dostępność cyfrową. Ograniczenia budżetowe wiążą się z koniecznością priorytetyzacji zadań, także w obszarze zapewnienia dostępności cyfrowej (np. pierwszeństwie realizacji jednych działań przed innymi lub rezygnacji z realizacji wybranych działań; konieczność wdrożenia zaleceń po kontroli czy audycie). Należy przedstawiać osobom decyzyjnym rekomendacje w zakresie priorytetów do sfinansowania, zapewniając udokumentowanie podjętych decyzji.
- Raportowanie efektywność działań z zapewnienia dostępności cyfrowej. Działanie wymaga określenia wskaźników efektywności, które będą znane osobom decyzyjnym (mogą być wspólnie z nimi wypracowane) i przez nie zaakceptowane. Raportowanie efektywności można oprzeć np. o dane pochodzące sprawozdania z realizacji rocznego planu działań na rzecz poprawy zapewnienia dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami lub - jak w przypadku m.st. Warszawy - o dane ze zautonatyzownego monitoringu użycia funkcji ułatwień dostępu na danej stronie internetowej.