Przejdź do głównej zawartości

Wprowadzenie domyślnych ustawień dostępności dla aplikacji cyfrowych w organizacji wykorzystywanych do komunikacji

Opracowanie: Aleksandra Cybulska
Data zgłoszenia: 18 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 20 lutego 2026 r.

Nazwa dobrej praktyki​

Wprowadzenie domyślnych ustawień dostępności dla aplikacji cyfrowych w organizacji wykorzystywanych do komunikacji

Wymiar dostępności:​

Komunikacja

Podmiot realizujący dobrą praktykę​

Instytucja publiczna (np. urząd centralny, muzeum, biblioteka)

Powód realizacji dobrej praktyki​

Jedną z przeszkód w skutecznym wprowadzaniu dostępności cyfrowej w instytucji publicznej jest wielość obowiązków pracowników. Konieczność dbania o dostępnośćdostępnośćZakres, w jakim produkty, systemy, usługi, środowiska i obiekty mogą być używane przez ludzi z populacji o najszerszym zakresie cech i możliwości, aby osiągnąć określony cel w określonym kontekście użytkowania (ISO TC 159). Właściwość środowiska (przestrzeni fizycznej, rzeczywistości cyfrowej, systemów informacyjno-komunikacyjnych, produktów, usług), która pozwala osobom z trudnościami funkcjonalnymi (fizycznymi, poznawczymi) na korzystanie z niego na zasadzie równości z innymi. cyfrową zwiększa tę listę. Przygotowanie szablonów wykorzystywanych dokumentów oraz skonfigurowania ustawień aplikacji z pakietu MS Office (aplikacji biurowych) i innych wykorzystywanych do komunikacji tak, żeby od razu miały odpowiednie cechy zmniejsza ilość zadań, które trzeba wypełniać. To sprzyja wprowadzaniu dostępności cyfrowej w organizacji.

Charakterystyka dobrej praktyki​

Zakres dobrej praktyki​

  • Ujednolicenie szablonów dokumentów (.dotm, .docx, .pptx, szablony umów, szablony prezentacji firmowych itp.) z domyślnymi ustawieniami dostępności.
  • Konfiguracja narzędzi do publikacji treści (CMS, intranetintranetNiepubliczna sieć telekomunikacyjna, do której dostęp może być uzyskiwany z punktów dostępu usytuowanych w jednej strukturze organizacyjnej lub organizacji) zgodnie z WCAG 2.1 AA.
  • Wprowadzenie standardów dla spotkań online (Teams, Zoom) – np. napisy na żywonapisy na żywoNapisy tworzone w czasie trwania transmisji lub wydarzenia online. Stosuje się je wtedy, gdy materiał jest nadawany na żywo i odbiorcy potrzebują dostępu do treści dźwiękowej w czasie rzeczywistym., kontrastkontrastRóżnica jasności między tekstem lub elementem graficznym a tłem. Odpowiedni kontrast ułatwia odczyt osobom słabowidzącym, użytkownikom urządzeń mobilnych i osobom korzystającym z treści w trudnych warunkach oświetleniowych. interfejsu.
  • Szkolenia dla pracowników w zakresie korzystania z ustawień dostępności.

Cel dobrej praktyki​

Zapewnienie spójnych, dostępnych i zgodnych z prawem ustawień dla narzędzi cyfrowych wykorzystywanych w komunikacji organizacyjnej – zarówno w procesie tworzenia dokumentów (np. szablony Word, PowerPoint), publikacji treści, jak i prowadzenia spotkań online (np. Microsoft Teams). Wprowadzenie domyślnych ustawień dostępności:

  • Zapewnia zgodnośćzgodnośćStopień spełnienia określonych wymagań dotyczących dostępności cyfrowej. Ocena zgodności jest jednym ze źródeł informacji wykorzystywanych przez SZDC, lecz nie wyczerpuje wiedzy o rzeczywistej dostępności. z prawem i minimalizuje ryzyko sankcji.
  • Zwiększa inkluzywność – umożliwia korzystanie z narzędzi osobom z niepełnosprawnościami.
  • Poprawia jakość komunikacji i efektywność pracy zespołów.
  • Buduje wizerunek organizacji jako odpowiedzialnej społecznie.

Grupa docelowa​

Wszyscy pracownicy organizacji.

Opis przeprowadzonych działań​

  1. Analiza potrzeb organizacji
  • Przeprowadzono audyt wykorzystywanych narzędzi komunikacyjnych (MS Office, CMS, Microsoft Teams, Zoom itp.).
  • Zidentyfikowano najczęstsze bariery dostępności w dokumentach, publikacjach i spotkaniach online.
  1. Opracowanie standardów dostępności
  • Przygotowano listę wymagań zgodnych z WCAG 2.1 AA oraz ustawą o dostępności cyfrowej oraz dobrymi praktykami.
  • Określono minimalne parametry (np. kontrast, struktura nagłówków, opisy alternatywne).
  1. Konfiguracja narzędzi i przygotowanie szablonów
  • Utworzono szablony dokumentów Word i PowerPoint z domyślnymi stylami nagłówków, fontami bezszeryfowymi i instrukcjami dodawania opisów alternatywnych itd.
  • Skonfigurowano ustawienia Microsoft Teams (napisy na żywo, opcje tłumaczeń, rozmycie tła, itp.).
  • W CMS (strony www, intranet) wdrożono walidację kontrastu, możliwość dodawania opisów ALT i transkrypcji.
  1. Testy i weryfikacja
  • Przeprowadzono testy dostępności szablonów i ustawień w narzędziach (Accessibility Checker, WAVE, manualne).
  • Zweryfikowano zgodność z WCAG 2.1 AA i ustawą o dostępności cyfrowej oraz dobrymi praktykami.
  1. Szkolenia i komunikacja wewnętrzna
  • Zorganizowano szkolenia online dla pracowników dotyczące korzystania z nowych ustawień w aplikacjach komunikacyjnych, edytorach tekstu oraz szablonów.
  • Udostępniono instrukcje i checklisty w intranecie.
  1. Monitorowanie i doskonalenie
  • Ustalono cykliczne audyty dostępności dokumentów i treści publikowanych w CMS.
  • Zbierane są opinie pracowników i użytkowników w celu dalszego usuwania błędów oraz ulepszania ustawień.

Listy kontrolne ustawień dostępności dla podstawowych edytorów treści i aplikacji do komunikacji​

::: do weryfikacji lub uzupełnienia :::

Word (szablony dokumentów)​

  • Ustaw domyślny wygląd nagłówków (H1, H2, H3) oraz innych styli w szablonie .dotm, style niezalecane dla organizacji wyłącz.
  • Ustaw czcionkę bezszeryfową (np. Arial) jako domyślną.
  • W ustawieniach styli zapewnij kontrast kolorów min. 4.5:1 między kolorem tła dokumentu a kolorem fontu.
  • Dodaj instrukcję dodawania opisów alternatywnych do obrazów.
  • Wykorzystaj tak dużo ustawień domyślnych wskazanych wprost w WCAG oraz w dobrych praktykach, jak to możliwe.
  • Włącz automatyczne sprawdzanie dostępności w Word.

Microsoft Teams (spotkania online)​

  • Włącz napisy na żywo w ustawieniach spotkań.
  • Ustaw domyślną opcję nagrywania z napisami.
  • Włącz możliwość tłumaczenia na język migowy (jeśli dostępne).
  • Zapewnij opcję rozmycia tła dla prywatności.
  • Udostępniaj materiały w formatach dostępnych (PDF/UA, DOCX).
  • Przygotuj instrukcje obsługi z wykorzystaniem klawiatury.

CMS / Publikacja treści​

  • Włącz automatyczne generowanie atrybutów ALT dla obrazów (wymaga manualnej weryfikacji osoby zatwierdzającej publikację).
  • Zapewnij możliwość dodawania tekstowej alternatywy dla publikowanych treści multimedialnych (transkrypcje, napisy rozszerzonenapisy rozszerzoneTekstowa wersja ścieżki dźwiękowej materiału wideo lub transmisji. Napisy powinny obejmować wypowiedzi, ważne dźwięki, identyfikację mówców, a w razie potrzeby także informacje o muzyce lub efektach dźwiękowych., audiodeskrypcje, opisy alternatywne).
  • Ustaw domyślny szablon publikacji zgodny z WCAG 2.1 dla wykorzystywanych edytorów treści.
  • Przygotuj i udostępnij wszystkim pracownikom szablony dokumentów wykorzystywanych w instytucji (np. szablony zamówień, szablony umów itp.) skonfigurowane prawidłowo pod względem dostępności cyfrowej.
  • Włącz walidację kontrastu kolorów w edytorze treści.
  • Zapewnij responsywność i obsługę klawiaturą dla wszystkich elementów.
  • Zadbaj o regularne audytowanie CMS i strony www pod kątem zgodności z WCAG 2.1

Zasoby / koszty​

  1. Zasoby ludzkie: Zespół IT (konfiguracja aplikacji), zespół ds. dostępności, dział komunikacji.
  2. Koszty:
  • Licencje na oprogramowanie (np. Microsoft 365, narzędzia do napisów).
  • Szkolenia dla pracowników (webinary, materiały e-learningowe).
  • Czas pracy zespołu na przygotowanie szablonów i konfigurację.
  • Wsparcie zewnętrzne: Konsultacje z ekspertami ds. dostępności (opcjonalnie).

Opis osiągniętych rezultatów​

  1. Wszystkie dokumenty tworzone w organizacji spełniają minimalne wymagania dostępności (np. poprawna struktura nagłówków, kontrast).
  2. Spotkania online są dostępne dzięki napisom na żywo i materiałom w formatach dostępnych.
  3. Publikowane treści w intranecie i na stronie www są zgodne z WCAG 2.1 AA i dobrymi praktykami.
  4. Liczba błędów dostępności w dokumentach i publikacjach zmniejszona o min. 70% w ciągu 12 miesięcy.

Sposób pomiaru rezultatów​

  1. Audyt dostępności dokumentów oraz treści przed i po wdrożeniu (np. narzędzia Microsoft Accessibility Checker, WAVE).
  2. Statystyki użycia funkcji dostępności (np. napisy w Teams).
  3. Ankieta wśród pracowników – ocenaocenaWynik analizy informacji prowadzący do sformułowania wniosku stanowiącego podstawę podjęcia decyzji. Ocena może dotyczyć między innymi stanu dostępności i zgodności, skuteczności działań, dojrzałości organizacji, ryzyka lub możliwości zapewnienia dostępności. łatwości korzystania z nowych ustawień (przed zmiana i po zmianie).
  4. Raport zgodności z WCAG dla CMS i intranetu.

Diagram procesu wdrożenia i doskonalenia​