Wersja robocza

Jest to dokument roboczy, który w dowolnym momencie może zostać zmieniony, zastąpiony lub usunięty. Nie należy korzystać z tego opracowania jako czegoś innego niż dokumentu w trakcie opracowywania.
Nie wahaj się proponować zmian. Możesz komentować, uzupełniać, redagować każdy fragment dokumentu.

Inspekcja dokumentów pod kątem dostępności cyfrowej

Opracowanie: Krzysztof Głaz

Data zgłoszenia: 17 września 2025 rok

Cel

Celem tego dokumentu jest ustalenie i wdrożenie jednolitych procedur oraz wypracowanie trwałych nawyków w zakresie zapewnienia pełnej dostępności cyfrowej wszystkich dokumentów wytwarzanych w instytucji, na każdym etapie ich obiegu. Ma on również na celu standaryzacje procesu wytwarzania dokumentów, wzrost świadomości i kompetencji oraz zapewnienie zgodności prawnej.

Zalecenie

Pełna dostępność cyfrowa dokumentów musi być zapewniona i monitorowana przez cały cykl ich życia – od powstania, przez obieg, aż po publikację czy archiwizację.

Zaleca się, aby dbałość o tworzenie dostępnych cyfrowo dokumentów stała się formalnym elementem obowiązków służbowych każdego pracownika.

Rekomendacje

Koordynator dostępności cyfrowej w organizacji powinien:

1. Włączyć się w proces szkoleń dla osób nowo zatrudnionych.
2. Koordynować zakres i harmonogram szkoleń.
3. Mieć wpływ na tworzenie wytycznych i procedur ujednolicających formatowanie tekstów.
4. Zlecać przygotowanie szablonów dokumentów i regularnie weryfikować potrzebę nowych.
5. Okresowo kontrolować poprawność dokumentów w organizacji na różnych etapach ich obiegu.

Szkolenia

1. Wszyscy pracownicy odpowiedzialni za tworzenie dokumentów powinni przejść szkolenie z zasad prawidłowego formatowania tekstu, aby zapewnić ich dostępność. Takie szkolnie powinien przechodzić każdy nowy pracownik.
2. Kadra zarządzająca zostanie dodatkowo przeszkolona w zakresie weryfikacji dokumentów pod kątem cyfrowej dostępności.
3. Szkolenia powinny być zwięzłe i zawierać wyłącznie kluczowe informacje.

Tworzenie dokumentu

1. Nowe dokumenty powinny być tworzone głównie na bazie przygotowanych szablonów dostępnych w organizacji.
2. Pracownik zatwierdzający dokument jest odpowiedzialny za weryfikację jego dostępności. Wszelkie uwagi dotyczące dostępności skutkują cofnięciem dokumentu do ponownej edycji.
3. Dokumenty przeznaczone do publikacji (np. w BIP lub na stronie internetowej) wymagają bardziej szczegółowej kontroli lub sprawdzenia przez osobę biegle znającą zasady składu zgodnego z dostępnością.
4. W przypadku dokumentów złożonych (np. specyfikacje, dokumentacje) zaleca się szczegółową weryfikację przez dodatkowego specjalistę lub zlecenie ich przygotowania zewnętrznemu podmiotowi specjalizującemu się w składzie tekstów dostępnych cyfrowo.

Uzasadnienie

Wdrożenie i nadzór nad prawidłowym tworzeniem dokumentów na każdym etapie, uzupełnione cyklicznymi szkoleniami koncentrującymi się na najczęstszych błędach, ma na celu wypracowanie właściwych nawyków w zakresie dostępności cyfrowej.