Przejdź do głównej zawartości

Stosowanie prostego języka oraz tekstu łatwego do czytania i zrozumienia (ETR) w komunikacji organizacji

Opracowanie: Edyta Boratyńska-Karpiej, Anna Dybiec, Anna Bizub-Jechna
Data zgłoszenia: 3 kwietnia 2026 r., ostatnia aktualizacja: 29 kwietnia 2026 r.

1. Cel zalecenia​

Celem zalecenia jest zapewnienie, że komunikacja organizacji jest zrozumiała dla wszystkich odbiorców poprzez systemowe stosowanie prostego języka jako standardu oraz tekstu łatwego do czytania i zrozumienia (ETR) jako formy uzupełniającej.

2. Zalecenie​

Organizacja ustanawia i wdraża standard dostępnej komunikacji, oparty na stosowaniu prostego języka jako podstawowej formy przekazu oraz tekstu łatwego do czytania i zrozumienia (ETR) jako formy uzupełniającej, wraz z procedurą tworzenia, testowania i publikowania treści.

3. Rekomendacje​

3.1. Model dostępnej komunikacji​

Organizacja przyjmuje następujący model komunikacji:

  • prosty język – jako standard obowiązujący we wszystkich formach komunikacji,
  • tekst łatwy do czytania i zrozumienia (ETR) – jako forma uzupełniająca, stosowana w przypadkach, gdy prosty język nie zapewnia wystarczającej zrozumiałości.

ETR nie zastępuje standardowych treści, lecz stanowi ich równoległą, uproszczoną wersję.

3.2. Zakres stosowania prostego języka​

Zasady prostego języka stosuje się w szczególności w:

  • korespondencji z użytkownikami (pisma, e-maile, odpowiedzi na wnioski),
  • treściach publikowanych na stronach internetowych i w mediach społecznościowych,
  • opisach usług publicznych i procedur,
  • instrukcjach wypełniania formularzy,
  • materiałach informacyjnych, edukacyjnych i szkoleniowych,
  • komunikacji wewnętrznej kierowanej do pracowników.

3.3. Zakres stosowania ETR​

Teksty ETR przygotowuje się w szczególności dla:

  • podstawowych informacji o organizacji i sposobach kontaktu,
  • opisów usług publicznych i sposobu ich realizacji,
  • informacji dotyczących praw i obowiązków użytkowników,
  • komunikatów dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa i sytuacji kryzysowych,
  • najważniejszych dokumentów (np. strategii, regulaminów, uchwał) – w formie uproszczonych streszczeń.

3.4. System wdrożenia​

Organizacja:

  1. Wyznacza odpowiedzialność za wdrożenie i utrzymanie standardu dostępnej komunikacji (np. koordynator dostępności, zespół ds. komunikacji).
  2. Opracowuje standard prostego języka, obejmujący:
    • zasady redagowania treści,
    • przykłady dobrych praktyk,
    • listę najczęstszych błędów i ich poprawnych odpowiedników.
  3. Opracowuje procedurę tworzenia treści ETR, określającą:
    • sposób identyfikowania potrzeby przygotowania ETR,
    • proces tworzenia i weryfikacji treści,
    • zasady publikacji i aktualizacji.
  4. Zapewnia rozwój kompetencji pracowników, w szczególności:
    • szkolenia z prostego języka,
    • szkolenia z tworzenia i testowania ETR.
  5. Udostępnia narzędzia i materiały wspierające, takie jak:
    • poradniki,
    • checklisty,
    • wzory dokumentów,
    • słowniki prostych sformułowań.
  6. Wdraża testowanie zrozumiałości treści, w tym:
    • konsultacje z użytkownikami,
    • testy z udziałem osób z niepełnosprawnością poznawczą.
  7. Wdraża rozwiązania stopniowo, rozpoczynając od najważniejszych informacji i usług.

3.5. Integracja z systemem zarządzania dostępnością​

Standard dostępnej komunikacji powinien być:

  • częścią polityki dostępności organizacji,
  • powiązany z procesami tworzenia i publikowania informacji,
  • uwzględniony w projektowaniu i realizacji usług publicznych,
  • stosowany również w systemach informatycznych wykorzystywanych przez pracowników.

3.6. Wymagania jakościowe​

Organizacja zapewnia, że:

  • treści są zrozumiałe dla odbiorcy docelowego,
  • struktura i forma treści spełniają wymagania dostępności cyfrowej,
  • treści ETR są testowane z udziałem osób z niepełnosprawnością intelektualną,
  • publikowane materiały są zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi dostępności cyfrowej.

4. Uzasadnienie​

Brak zrozumiałości informacji stanowi jedną z najczęstszych barier w dostępie do usług publicznych. Nawet formalnie dostępne treści mogą być w praktyce niedostępne, jeśli są napisane językiem trudnym, specjalistycznym lub niejednoznacznym.

Stosowanie prostego języka:

  • umożliwia szybsze i poprawne zrozumienie informacji,
  • ogranicza liczbę błędów i nieporozumień,
  • zmniejsza obciążenie organizacji związane z obsługą zapytań i wyjaśnień.

Tekst łatwy do czytania i zrozumienia (ETR):

  • zapewnia dostęp do informacji osobom z największymi trudnościami poznawczymi,
  • zwiększa samodzielność użytkowników,
  • umożliwia podejmowanie świadomych decyzji.

Łączne stosowanie prostego języka i ETR tworzy system komunikacji inkluzywnej, który odpowiada na zróżnicowane potrzeby odbiorców i wspiera realizację zasady równego dostępu do informacji.

5. Podstawy prawne​

  • Art. 6 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1411)
  • Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych
  • Konwencja ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami (CRPD)

6. Źródła i opracowania​

7. Historia wersji​

WersjaAutorDataOpis zmian
RCAnna Dybiec, Anna Bizub-Jechna6.08.2025Projekt – kandydat do wydania
RCEdyta Boratyńska-Karpiej26.03.2026Projekt – kandydat do wydania
RCzespół4.04.2026Projekt – kandydat do wydania