Wprowadzenie domyślnych ustawień dostępności dla aplikacji cyfrowych w organizacji wykorzystywanych do komunikacji
Opracowanie: Aleksandra Cybulska
Data zgłoszenia: 18 listopada 2025 r., ostatnia aktualizacja: 20 lutego 2026 r.
Nazwa dobrej praktyki
Wprowadzenie domyślnych ustawień dostępności dla aplikacji cyfrowych w organizacji wykorzystywanych do komunikacji
Wymiar dostępności:
Komunikacja
Podmiot realizujący dobrą praktykę
Instytucja publiczna (np. urząd centralny, muzeum, biblioteka)
Powód realizacji dobrej praktyki
Jedną z przeszkód w skutecznym wprowadzaniu dostepności cyfrowej w instytucji publicznej jest wielość obowiązków pracowników. Konieczność dbania o dostępność cyfrową zwiększa tę listę. Przygotowanie szablonów wykorzystywanych dokumentów oraz skonfigurowania ustawień aplikacji z pakietu MS Office (aplikacji biurowych) i innych wykorzystywanych do komunikacji tak, żeby od razu miały odpowiednie cechy zmniejsza ilość zadań, które trzeba wypełniać. To sprzyja wprowadzaniu dostępności cyfrowej w organizacji.
Charakterystyka dobrej praktyki
Zakres dobrej praktyki
- Ujednolicenie szablonów dokumentów (.dotm, .docx, .pptx, szablony umów, szablony prezentacji firmowych itp.) z domyślnymi ustawieniami dostępności.
- Konfiguracja narzędzi do publikacji treści (CMS, intranet) zgodnie z WCAG 2.1 AA.
- Wprowadzenie standardów dla spotkań online (Teams, Zoom) – np. napisy na żywo, kontrast interfejsu.
- Szkolenia dla pracowników w zakresie korzystania z ustawień dostępności.
Cel dobrej praktyki
Zapewnienie spójnych, dostępnych i zgodnych z prawem ustawień dla narzędzi cyfrowych wykorzystywanych w komunikacji organizacyjnej – zarówno w procesie tworzenia dokumentów (np. szablony Word, PowerPoint), publikacji treści, jak i prowadzenia spotkań online (np. Microsoft Teams). Wprowadzenie domyślnych ustawień dostępności:
- Zapewnia zgodność z prawem i minimalizuje ryzyko sankcji.
- Zwiększa inkluzywność – umożliwia korzystanie z narzędzi osobom z niepełnosprawnościami.
- Poprawia jakość komunikacji i efektywność pracy zespołów.
- Buduje wizerunek organizacji jako odpowiedzialnej społecznie.
Grupa docelowa
Wszyscy pracownicy organizacji.
Opis przeprowadzonych działań
- Analiza potrzeb organizacji
- Przeprowadzono audyt wykorzystywanych narzędzi komunikacyjnych (MS Office, CMS, Microsoft Teams, Zoom itp.).
- Zidentyfikowano najczęstsze bariery dostępności w dokumentach, publikacjach i spotkaniach online.
- Opracowanie standardów dostępności
- Przygotowano listę wymagań zgodnych z WCAG 2.1 AA oraz ustawą o dostępności cyfrowej oraz dobrymi praktykami.
- Określono minimalne parametry (np. kontrast, struktura nagłówków, opisy alternatywne).
- Konfiguracja narzędzi i przygotowanie szablon ów
- Utworzono szablony dokumentów Word i PowerPoint z domyślnymi stylami nagłówków, fontami bezszeryfowymi i instrukcjami dodawania opisów alternatywnych itd.
- Skonfigurowano ustawienia Microsoft Teams (napisy na żywo, opcje tłumaczeń, rozmycie tła, itp.).
- W CMS (strony www, intranet) wdrożono walidację kontrastu, możliwość dodawania opisów ALT i transkrypcji.
- Testy i weryfikacja
- Przeprowadzono testy dostępności szablonów i ustawień w narzędziach (Accessibility Checker, WAVE, manualne).
- Zweryfikowano zgodność z WCAG 2.1 AA i ustawą o dostępności cyfrowej oraz dobrymi praktykami.
- Szkolenia i komunikacja wewnętrzna
- Zorganizowano szkolenia online dla pracowników dotyczące korzystania z nowych ustawień w aplikacjach komunikacyjnych, edytorach tekstu oraz szablonów.
- Udostępniono instrukcje i checklisty w intranecie.
- Monitorowanie i doskonalenie
- Ustalono cykliczne audyty dostępności dokumentów i treści publikowanych w CMS.
- Zbierane są opinie pracowników i użytkowników w celu dalszego usuwania błędów oraz ulepszania ustawień.
Listy kontrolne ustawień dostępności dla podstawowych edytorów treści i aplikacji do komunikacji
::: do weryfikacji lub uzupełnienia :::
Word (szablony dokumentów)
- Ustaw domyślny wygląd nagłówków (H1, H2, H3) oraz innych styli w szablonie .dotm, style niezalecane dla organizacji wyłącz.
- Ustaw czcionkę bezszeryfową (np. Arial) jako domyślną.
- W ustawieniach styli zapewnij kontrast kolorów min. 4.5:1 między kolorem tła dokumentu a kolorem fontu.
- Dodaj instrukcję dodawania opisów alternatywnych do obrazów.
- Wykorzystaj tak dużo ustawień domyślnych wskazanych wprost w WCAG oraz w dobrych praktykach, jak to możliwe.
- Włącz automatyczne sprawdzanie dostępności w Word.
Microsoft Teams (spotkania online)
- Włącz napisy na żywo w ustawieniach spotkań.
- Ustaw domyślną opcję nagrywania z napisami.
- Włącz możliwość tłumaczenia na język migowy (jeśli dostępne).
- Zapewnij opcję rozmycia tła dla prywatności.
- Udostępniaj materiały w formatach dostępnych (PDF/UA, DOCX).
- Przygotuj instrukcje obsługi z wykorzystaniem klawiatury.
CMS / Publikacja treści
- Włącz automatyczne generowanie atrybutów ALT dla obrazów (wymaga manualnej weryfikacji osoby zatwierdzającej publikację).
- Zapewnij możliwość dodawania tekstowej alternatywy dla publikowanych treści multimedialnych (transkrypcje, napisy rozszerzone, audiodeskrypcje, opisy alternatywne).
- Ustaw domyślny szablon publikacji zgodny z WCAG 2.1 dla wykorzystywanych edytorów treści.
- Przygotuj i udostępnij wszystkim pracownikom szablony dokumentów wykorzystywanych w instytucji (np. szablony zamówień, szablony umów itp.) skonfigurowane prawidłowo pod względem dostępności cyfrowej.
- Włącz walidację kontrastu kolorów w edytorze treści.
- Zapewnij responsywność i obsługę klawiaturą dla wszystkich elementów.
- Zadbaj o regularne audytowanie CMS i strony www pod kątem zgodności z WCAG 2.1
Zasoby / koszty
- Zasoby ludzkie: Zespół IT (konfiguracja aplikacji), zespół ds. dostępności, dział komunikacji.
- Koszty:
- Licencje na oprogramowanie (np. Microsoft 365, narzędzia do napisów).
- Szkolenia dla pracowników (webinary, materiały e-learningowe).
- Czas pracy zespołu na przygotowanie szablonów i konfigurację.
- Wsparcie zewnętrzne: Konsultacje z ekspertami ds. dostępności (opcjonalnie).
Opis osiągniętych rezultatów
- Wszystkie dokumenty tworzone w organizacji spełniają minimalne wymagania dostępności (np. poprawna struktura nagłówków, kontrast).
- Spotkania online są dostępne dzięki napisom na żywo i materiałom w formatach dostępnych.
- Publikowane treści w intranecie i na stronie www są zgodne z WCAG 2.1 AA i dobrymi praktykami.
- Liczba błędów dostępności w dokumentach i publikacjach zmniejszona o min. 70% w ciągu 12 miesięcy.
Sposób pomiaru rezultatów
- Audyt dostępności dokumentów oraz treści przed i po wdrożeniu (np. narzędzia Microsoft Accessibility Checker, WAVE).
- Statystyki użycia funkcji dostępności (np. napisy w Teams).
- Ankieta wśród pracowników – ocena łatwości korzystania z nowych ustawień (przed zmiana i po zmianie).
- Raport zgodności z WCAG dla CMS i intranetu.
Diagram procesu wdrożenia i doskonalenia
